档案三合一制度推行意义

PAGE档案三合一制度推行意义一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，提高档案利用效率，依据国家相关法律法规和行业标准，特制定本档案三合一制度。本制度旨在规范公司各类档案的整理、归档和保管，保障公司运营管理的顺利开展，维护公司的合法权益。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及下属分支机构在各项业务活动中形成的各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、业务档案等。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映公司各项业务活动的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集、整理公司在经营管理过程中形成的各类档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要信息。3.系统性原则：按照档案的形成规律和内在联系，对档案进行科学分类、编号和排列，使其条理清晰，便于查找和利用。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.便捷利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和调阅效率，确保档案能够及时、准确地为公司各项工作提供支持。二、档案整理（一）整理要求1.分类标准：依据档案的来源、时间、内容和形式等特征，按照国家档案行业标准和公司实际情况，制定科学合理的分类方案。文书档案可按年度保管期限机构（问题）进行分类；科技档案可按项目阶段文件类型进行分类；会计档案按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行分类；人事档案按照员工类别、档案内容模块进行分类；业务档案则根据不同业务类型制定相应分类规则。2.编号规则：为每一份档案编制唯一的标识符，编号应简洁明了、易于识别和管理。编号可采用数字、字母或数字与字母组合的方式，涵盖档案的类别、年度、保管期限、顺序号等信息。例如，文书档案编号可表示为“年度保管期限机构代码顺序号”，如“2023长期01001”，其中“2023”代表年度，“长期”表示保管期限，“01”为机构代码，“001”为该机构本年度此类档案的顺序号。3.装订规范：对纸张规格不一致、破损或易散失的档案材料进行修整和裱糊，去除金属物，采用线装、胶装或不锈钢订书钉等适宜方式进行装订，确保档案牢固整齐，便于翻阅和保存。（二）整理流程1.收集：各部门指定专人负责档案的收集工作，定期将本部门在业务活动中形成的各类文件材料进行集中清理，确保无遗漏。收集范围包括但不限于文件、合同、协议、报表、图纸、照片、音像资料等。2.筛选：对收集到的档案材料进行初步筛选，剔除重复、无效或与主题无关的内容，确保留存的档案材料具有保存价值。3.分类排序：按照预先确定的分类标准和编号规则，对筛选后的档案材料进行分类整理和排序，形成有序的档案集合。4.编目：编制档案目录，目录应包含档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等基本信息，以便快速检索和查找档案。同时，为重要档案编制卷内文件目录，详细记录卷内每份文件的题名、日期、页号等信息。5.装订编册：完成分类排序和编目后，对符合装订要求的档案进行装订，并按照一定的册数和顺序进行编册，确保档案的完整性和系统性。三、档案归档（一）归档范围1.行政管理类：包括公司制定的各项规章制度、工作计划、总结报告、会议纪要、请示批复、通知通告、人事任免、印章管理等文件材料。2.业务经营类：涵盖市场营销、销售合同、采购订单、生产记录、质量检验报告、客户信息、市场调研资料等与公司业务活动直接相关的档案。3.财务管理类：包含会计凭证、账簿、财务报表、审计报告、税务资料、资金管理文件等各类财务档案。4.人力资源类：涉及员工招聘、培训、考核、薪酬福利、劳动合同、人事档案等方面的文件材料。5.基本建设类：如公司新建、改建、扩建项目的可行性研究报告、设计图纸、施工文件、竣工验收资料等。6.科研项目类：针对公司科研项目形成的项目立项报告、研究方案、实验记录、研究成果、知识产权文件等。（二）归档时间1.定期归档：各部门应在每年年底前，将本年度形成的档案材料进行整理归档。对于一些时效性较强的档案，如月度报表、季度总结等，可在次月或下季度初及时归档。2.即时归档：对于重要文件、紧急合同或重大业务活动中形成的档案，应在文件办理完毕或业务活动结束后的规定时间内即时归档，确保档案信息的及时性和准确性。（三）归档程序1.部门初审：各部门档案管理人员对本部门整理好的档案进行初步审核，检查档案的完整性、准确性和规范性，确保档案符合归档要求。2.移交登记：初审合格后，填写档案移交清单，详细记录档案的名称、数量、类别、移交时间等信息。将档案连同移交清单一并移交至公司档案管理部门。3.档案管理部门审核接收：公司档案管理部门对移交的档案进行再次审核，核对档案的内容和数量是否与移交清单一致，检查档案的整理质量和编目情况。审核无误后，办理接收手续，将档案正式归入公司档案库。四、档案保管（一）保管场所1.档案库房建设：公司应设立专门的档案库房，库房应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。库房面积应根据公司档案数量和未来发展需求合理确定，确保有足够的空间存放各类档案。2.库房设施配备：档案库房内应配备必要的设施设备，如空调系统、除湿机、温湿度计、防虫药品、消防器材、防盗门窗、档案密集架、货架等。档案密集架应排列整齐，便于档案的存放和取用。（二）保管期限1.确定原则：根据国家有关规定和公司实际情况，结合档案的重要性、查考利用价值等因素，合理确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要包括公司章程、股东会议记录、董事会决议、年度财务报告、重要合同协议、重大事件记录等具有重要历史价值和法律意义的文件。长期保管的档案一般为保管期限在10年以上（含10年）的档案，如公司中长期发展规划、重要业务档案、一般性财务档案等。短期保管的档案保管期限为110年，主要是一些时效性较强、查考利用价值相对较低的文件，如一般性文件、临时性报表等。2.期限调整：随着时间的推移和公司业务的发展变化，对档案保管期限进行定期检查和调整。对于已过保管期限且确无保存价值的档案，按照规定的程序进行鉴定和销毁。（三）保管措施1.日常维护：档案管理人员应定期对档案库房进行巡查，检查温湿度、设施设备运行情况以及档案的存放状态等。发现问题及时处理，确保档案保管环境安全稳定。2.防虫防霉：定期在档案库房内投放防虫药品，如樟脑丸、驱虫剂等，防止虫害对档案的侵害。同时，注意保持库房通风干燥，控制湿度，防止档案发霉变质。3.防火防盗：加强档案库房的安全管理，配备完善的消防设施，定期组织消防演练，确保档案库房的消防安全。安装防盗报警装置，加强门窗防护，防止档案被盗。4.数字化备份：对重要档案进行数字化备份，建立电子档案数据库，实现档案信息的多介质存储和长期保存。数字化档案应与纸质档案同步更新，确保信息的一致性和完整性。五、档案利用（一）利用范围1.内部查阅：公司内部各部门因工作需要，可查阅本部门及相关部门的档案资料。查阅范围包括但不限于行政管理、业务经营、财务管理、人力资源等各类档案。2.外部查询：根据法律法规要求或公司业务需要，经公司领导批准，可向外部单位或个人提供档案查阅服务。外部查询应严格按照规定程序进行，确保档案信息安全。（二）利用流程1.申请：内部查阅档案，由查阅人填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字批准后，提交至档案管理部门。外部查询档案，需由公司相关部门出具介绍信，明确查询事项、查询范围等内容，经公司领导审批后，方可到档案管理部门办理查阅手续。2.审批：档案管理部门收到查阅申请后，对申请内容进行审核，核实查阅目的和范围是否合理合规。对于涉及公司机密或重要档案的查阅申请，需报公司领导再次审批。3.查阅：查阅人凭批准后的查阅申请表或介绍信到档案管理部门查阅档案。档案管理人员应在现场监督查阅过程，确保查阅人按照规定程序和要求进行查阅，不得擅自涂改、抽取、损毁档案。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。4.归还：查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理部门。档案管理人员对归还的档案进行检查，确认档案完整无损后，办理归还手续。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记台账，详细记录每一次档案利用的情况，包括查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅目的、档案名称、查阅期限、归还日期等信息。利用登记台账应定期整理归档，作为档案管理工作的重要记录。六、监督与检查（一）监督机制1.内部监督：公司设立档案管理监督小组，由公司办公室、审计部门、法务部门等相关人员组成。监督小组定期对公司档案管理工作进行检查和监督，及时发现问题并提出整改意见。2.外部监督：积极配合国家档案行政管理部门的监督检查，接受上级主管部门和相关行业协会的业务指导和监督，不断改进公司档案管理工作。（二）检查内容1.制度执行情况：检查档案三合一制度的各项规定是否得到有效执行，包括档案整理、归档、保管、利用等环节的操作流程是否规范。2.档案质量：对档案的完整性、准确性、系统性进行检查，查看档案的分类是否合理、编号是否规范、编目是否准确、装订是否整齐等。3.保管环境：检查档案库房的温湿度、设施设备运行情况以及档案的存放状态，确保档案保管环境符合要求。4.利用管理：审查档案利用登记台账，检查档案利用申请、审批、查阅、归还等环节的管理是否严格，是否存在违规利用档案的情况。（三）问题整改1.问题反馈：对于监督检查中发现的问题，监督小组应及时向责任部门或个人反馈，并下达整改通知书，明确整改要求和期限。2.整改落实：责任部门或个人应针对整改通知书提出的问题，制定具体的整改措施，认真组织整改落实。整改过程中，应及时向监督小组汇报整改进展情况。3.跟踪复查：监督小组对整改情况进行跟踪复查，确保问题得到彻底解决。对整改不力的部门或个人，按照公司相关规定进行严肃处理。七、附则（一）解释权本制度由