乡镇档案工作保密制度

PAGE乡镇档案工作保密制度一、总则（一）目的为加强乡镇档案工作的保密管理，确保档案信息的安全，防止档案信息泄露，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本乡镇实际情况，制定本保密制度。（二）适用范围本制度适用于本乡镇各部门、各行政村（社区）以及所有参与档案工作的人员。（三）基本原则1.严格保密原则：对涉及国家秘密、工作秘密、商业秘密和个人隐私的档案信息，必须严格保密，防止泄露。2.合法合规原则：档案保密工作必须符合国家法律法规和行业标准的要求，依法依规开展。3.全程管理原则：对档案的收集、整理、保管、利用、销毁等全过程进行保密管理，确保每个环节的安全。4.谁主管谁负责原则：各部门、各行政村（社区）负责人为本部门、本区域档案保密工作的第一责任人，负责组织实施保密工作，并对保密工作的落实情况负责。二、档案保密工作组织与职责（一）成立档案保密工作领导小组组长：乡镇党委书记副组长：乡镇长、分管档案工作的副书记成员：各部门负责人、各行政村（社区）党支部书记领导小组职责：1.全面领导乡镇档案保密工作，制定档案保密工作方针、政策和制度。2.研究解决档案保密工作中的重大问题，协调各部门、各行政村（社区）之间的保密工作关系。3.对档案保密工作进行监督检查，确保保密制度的有效执行。（二）明确档案管理部门职责乡镇档案管理部门负责本乡镇档案的集中统一管理，具体职责如下：1.贯彻执行国家有关档案保密工作的法律法规和方针政策，制定本乡镇档案保密工作的具体规章制度并组织实施。2.负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计等工作，确保档案的完整与安全。3.对档案信息进行分类、分级管理，确定不同密级档案的使用范围和审批程序。4.负责档案利用工作的审核，对涉及保密档案的利用申请进行严格审查，按规定办理审批手续。5.组织开展档案保密宣传教育和培训工作，提高档案工作人员的保密意识和业务水平。6.对违反档案保密制度的行为进行调查处理，及时采取措施防止档案信息泄露造成的损失。（三）明确档案工作人员职责1.热爱档案事业，忠于职守，严格遵守档案保密制度，自觉履行保密义务。2.认真做好档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案的准确、完整和安全。3.对所保管的档案进行定期检查，发现问题及时报告并采取措施处理。4.严格按照规定的程序和手续办理档案的借阅、查阅、复制等利用业务，不得擅自扩大利用范围和降低利用条件。5.严禁私自将档案带出办公场所，严禁在私人通信、谈话、公开场合等传播档案机密信息。6.对已到保密期限或失去保存价值的档案，按照规定及时进行鉴定和销毁，并做好销毁记录。三、档案的保密管理（一）档案的收集与整理1.在档案收集过程中，对涉及保密内容的文件、资料、图表等，要严格审查，确保其真实性、完整性和保密性。收集人员要妥善保管所收集的档案，防止丢失和泄露。2.档案整理人员在整理档案时，要严格遵守保密规定，对涉及保密的档案材料要单独整理、单独存放，并做好标识。整理过程中要注意保护档案的原始记录和标识，不得擅自更改或涂抹。（二）档案的保管1.设立专门的档案库房，档案库房要符合安全保密要求，具备防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘等设施。2.对档案实行分类存放，按照档案的类别、年度、保管期限等进行排列，便于查找和管理。对不同密级的档案要分区存放，并有明显的标识。3.档案库房要配备必要的安全监控设备，实行24小时值班制度，确保档案库房的安全。值班人员要认真履行职责，做好值班记录，发现异常情况及时报告。4.定期对档案进行清点和检查，发现档案损坏、丢失等情况要及时查明原因，并采取相应的补救措施。对超过保管期限或失去保存价值的档案，要按照规定及时进行鉴定和销毁。（三）档案的利用1.严格档案利用审批制度。凡因工作需要查阅、借阅档案的，必须填写《档案利用申请表》，注明利用目的、利用范围、利用时间等内容，经本部门负责人审核，报档案管理部门负责人审批。涉及机密级以上档案的利用申请，还需经乡镇分管领导批准。2.档案利用人员必须在档案管理部门指定的场所查阅、借阅档案，不得擅自将档案带出指定场所。查阅、借阅档案时要轻拿轻放，不得涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。3.如需复制档案，必须经档案管理部门负责人批准，并在档案管理人员的监督下进行。复制的档案要与原件核对无误后，加盖档案管理部门印章，并注明复制日期和用途。4.档案利用完毕后，利用人员要及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。档案管理人员要认真检查归还档案的完整性和保密性情况，如有问题及时处理。（四）档案的传输与存储1.严格控制档案信息的传输渠道，禁止通过互联网、普通电子邮件等不安全的方式传输涉及保密的档案信息。如需传输档案信息，必须采用加密传输方式，并确保传输过程的安全性。2.档案存储设备要专人专用，定期进行杀毒和数据备份。存储设备不得随意转借他人使用，存储设备报废时要进行数据清除或销毁处理。3.对电子档案要进行严格的权限管理，根据档案的密级设置不同的访问权限，防止未经授权的人员访问和修改电子档案。四、档案保密工作的监督与检查（一）定期检查1.档案管理部门要定期对档案保密工作进行检查，每月至少进行一次自查，每季度组织一次全面检查。检查内容包括档案库房的安全状况、档案的整理与保管情况、档案利用审批制度的执行情况等。2.检查人员要认真填写检查记录，对发现的问题要及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到彻底解决。（二）不定期抽查乡镇档案保密工作领导小组要不定期对各部门、各行政村（社区）的档案保密工作进行抽查，重点检查档案保密制度的落实情况、档案利用过程中的保密措施执行情况等。对抽查中发现的问题要及时进行通报，并责令限期整改。（三）专项检查针对档案保密工作中的重点环节和重要时期，如档案销毁、重大活动档案管理等，开展专项检查。专项检查要制定详细的检查方案，明确检查内容和标准，确保专项检查工作的针对性和有效性。五、档案保密工作的宣传教育与培训（一）宣传教育1.定期开展档案保密宣传教育活动，通过举办讲座、发放宣传资料、张贴宣传标语等形式，向全体干部职工宣传档案保密工作的重要性和相关法律法规知识，提高干部职工的保密意识。2.结合实际案例，对干部职工进行警示教育，使干部职工深刻认识到档案信息泄露的危害性，增强保密工作的自觉性。（二）培训1.每年组织档案工作人员参加档案保密业务培训，培训内容包括档案保密法律法规、保密制度、保密技术等方面的知识。通过培训，提高档案工作人员的保密业务水平和实际操作能力。2.根据档案工作的发展和变化，及时调整培训内容和方式，确保培训工作的针对性和实效性。鼓励档案工作人员参加上级部门组织的档案保密培训和学术交流活动，不断拓宽视野，提升综合素质。六、档案保密工作的奖惩措施（一）奖励对在档案保密工作中表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励。奖励方式包括：1.通报表扬：在全乡镇范围内进行通报表扬，肯定其工作成绩和贡献。2.物质奖励：给予一定的物质奖励，如奖金、奖品等。3.晋升奖励：在职务晋升、职称评定等方面给予优先考虑。（二）惩罚对违反档案保密制度的部门和个人，视情节轻重给予相应的处罚。处罚方式包括：1.批评教育：对情节较轻的违规行为，进行批评教育，责令其作出书面检讨，限期改正。2.警告处分：对情节较重的违规行为，给予警告处分，并在全乡镇范围