涉密档案管理制度

涉密档案管理制度第一章总则1.1为规范涉密档案全生命周期管理，防范失泄密风险，保障国家秘密、工作秘密及商业秘密安全，依据《中华人民共和国保守国家秘密法》《档案法》《保密法实施条例》等上位法，结合本单位业务实际，制定本制度。1.2本制度所称涉密档案，是指以文字、图表、声像、电磁介质等形式记录，经国家秘密、工作秘密、商业秘密标识确认，具有保存价值并需限制知悉范围的原始记录及其复制件。1.3涉密档案管理坚持“最小化、全程化、精准化、责任化”原则，实行“谁形成、谁定密、谁负责”与“管业务必须管保密”双轨并行，确保密级档案在产生、流转、保管、利用、销毁各环节可控、可查、可追溯。第二章组织与职责2.1保密委员会为本单位涉密档案管理最高决策机构，负责审批年度保密档案工作计划、密级变更、解密审核及重大失泄密事件处置。2.2档案管理部门（以下简称“档案室”）是涉密档案业务归口单位，履行下列职责：a)制定并动态修订涉密档案分类表、保管期限表、知悉范围表；b)建立涉密档案总台账、分台账、专题目录三级台账体系；c)组织年度保密档案清查、风险评估与应急演练；d)对业务部门保密员进行年度考核与绩效挂钩。2.3业务部门负责人为本部门涉密档案管理第一责任人，指定一名保密员对接档案室，履行形成、收集、整理、移交、利用、解密初审等日常职责。2.4信息化部门负责涉密档案管理系统的等级保护、分级保护、密码应用、日志审计及灾备，确保系统运行环境与互联网物理隔离，并每季度向保密办提交安全运行报告。2.5审计、纪检部门将涉密档案管理纳入年度审计与巡察重点，对违规操作实行“一案双查”，既查业务责任，也查保密责任。第三章密级确定与标识3.1密级确定实行“业务主办人初拟—部门保密员复核—定密责任人审批”三级流程，任何个人不得擅自提高或降低密级。3.2涉密档案需在首页右上角、文件夹脊背、光盘盘面、磁带标签、硬盘外壳等显著位置同步标注密级★保密期限★知悉范围，使用红色不可擦除墨水或激光蚀刻，禁止手写。3.3对涉及多种密级的汇编本，按“就高不就低”原则标注；对跨部门协作产生的档案，由牵头部室会同参与部门共同确认密级，并在会签单上留痕。3.4密级标识应与电子文件属性字段保持一致，系统通过正则表达式自动校验，发现不一致即时弹窗拦截并生成异常日志。第四章收集与整理4.1业务部门在事项办结后五个工作日内完成涉密纸质文件收集，同步将电子文件导入涉密中间机，进行病毒木马查杀、格式校验、版本比对，确认无误后生成“四性”检测合格报告。4.2涉密档案整理以“件”为单位，每件构成要素包括：正文、附件、拟稿单、审批单、定密依据、过程稿、重要修改说明。整理时拆除易锈蚀金属物，使用无酸纸套封装，页码用2B铅笔编写在右下角。4.3对声像档案实行“双套制”：母带（盘）与复制带（盘）分开保管，母带（盘）封存，复制带（盘）用于日常利用；同时生成低码率浏览版，导入声像档案管理系统，设置水印“仅供内部使用”。4.4建立“涉密档案形成质量回溯机制”，档案室每月随机抽查5%的整理成果，发现缺页、错页、漏件，一次性扣减业务部门年度保密绩效2分，并限期补正。第五章归档与移交5.1业务部门应在次年三月底前完成上年度涉密档案移交，移交前须填写《涉密档案移交清册》一式三份，列明序号、题名、密级、页数、载体类型、知悉范围、保管期限、解密条件。5.2档案室接收时实行“双人双岗”制度，一人清点实体，一人核查电子目录，确认无误后双方在清册上签字并加盖骑缝章，一份退移交部门，一份存档案室，一份报保密办备案。5.3对涉密科研课题、重大工程、专项审计等周期超过一年的项目，实行“分段归档”：阶段成果形成后一个月内归档，确保档案完整性与时效性同步。5.4对涉密移动存储介质移交，需先使用国家保密局认证的“磁光电”一体化销毁机进行信息清除，再移交档案室专用保密柜，禁止个人私存。第六章保管与防护6.1档案室设置“三铁两器一监控”：铁门、铁窗、铁柜，防盗报警器、红外探测器，24小时高清监控；监控录像保存期限不少于三个月，调取需经保密办主任书面审批。6.2涉密档案库房实行双人双锁管理，钥匙与密码分离保管，密码每季度更换一次，更换过程全程录像；非档案室人员因工作需要进入，须履行“临时进入审批单”程序，由档案室人员全程陪同。6.3库房温湿度执行《档案馆建筑设计规范》甲级标准：温度14℃—24℃，相对湿度45%—60%，每日两次人工抄表，传感器数据实时上传至环境监控平台，超标即触发短信与声光报警。6.4对电磁介质实行“电磁屏蔽+静电屏蔽”双屏蔽，使用防磁柜竖立存放，远离强磁场、强热源；每两年进行一次读取校验，出现误码率大于10⁻⁴立即进行迁移备份。6.5建立“涉密档案风险评估矩阵”，从密级、数量、载体、年限、利用频次五个维度量化打分，得分≥80分的档案列为一级风险，实行每周巡查、每月抽检、每季全面盘点。第七章利用与借阅7.1涉密档案利用实行“白名单”制度，只有列入《知悉范围人员名单》的人员方可申请，名单每年更新一次，由业务部门提出、保密办审核、保密委员会批准。7.2借阅流程：申请人通过涉密档案管理系统提交《涉密档案利用申请单》，注明利用目的、所需内容、利用方式、利用时长；部门保密员初审、档案室复核、保密办审批，三级通过后自动生成二维码借阅证。7.3借阅时限：绝密级不超过三天，机密级不超过七天，秘密级不超过十五天，到期需归还或办理续借；续借仅限一次，且须附阶段性利用报告。7.4利用方式：原则上在档案室阅览区现场阅览，确需外借的，须经保密委员会常务副主任批准，使用专用保密箱双人押送，全程佩戴执法记录仪；归还时档案室进行页码、份数、密级标识、载体完好度四核对。7.5对需复制、摘录、拍照的，须使用档案室提供的涉密复印机，复印机硬盘每季度拆除交保密办销毁；摘录内容须标注“摘自××档案，密级××，不得公开引用”；拍照仅限使用档案室专用加密相机，照片存入一次性写入光盘，随借随销。第八章解密与降密8.1解密工作实行“年度集中解密+动态即时解密”双轨制。档案室每年第三季度组织一次集中解密，形成《涉密档案解密建议目录》，经原业务部门、保密办、保密委员会三级审核后，报原定密机关或其上级机关批准。8.2动态解密：业务部门在工作过程中发现档案内容已公开或失去保密价值，可随时提出解密申请，档案室在五个工作日内完成初审，报保密委员会审批。8.3降密：对保密期限届满但仍需限制知悉的档案，可降为工作秘密或内部资料，降密流程与解密相同；降密后须更换原有密级标识，并在台账中备注“已降密”。8.4解密档案统一加盖“解密”蓝色印章，纳入普通档案管理，但保留原密级字段备查；解密决定全文在内部办公网公示七个工作日，接受全员监督。第九章销毁与清退9.1涉密档案销毁坚持“先审批、后销毁，先销密、后销档”原则，任何部门和个人不得擅自销毁。9.2档案室每年第四季度编制《涉密档案销毁清册》，列明题名、密级、份数、销毁理由、拟销毁方式，经保密委员会审批后，向省级保密行政管理部门报备，取得《销毁许可证》。9.3纸质档案销毁使用国家保密局认证的“双刀辊”销毁机，出料尺寸≤2×2mm，销毁过程全程录像，录像资料保存五年；销毁完毕后，档案室、保密办、审计部门三方在《销毁确认单》签字，销毁残渣交由保密局指定环保公司统一化浆。9.4电磁介质销毁实行“先消磁、后粉碎”：使用8000高斯消磁机，消磁时间≥90秒，随后使用破碎机将盘片粉碎至粒径≤3mm，粉碎料送有色金属回收企业熔炼。9.5建立“销毁回溯”机制，审计部门次年对销毁残渣抽样送检，若检出可识别信息，立即启动问责程序，并重新评估销毁设备可靠性。第十章信息化管理10.1涉密档案管理系统采用“三员分立”：系统管理员、安全保密管理员、安全审计员，权限互斥、账号唯一、操作留痕。10.2系统功能模块包括：密级鉴定、四性检测、版本控制、流程引擎、水印溯源、日志审计、风险预警、知识图谱。所有模块后台代码采用国密算法SM2/SM3/SM4混合加密，密钥托管在硬件加密机。10.3电子文件上传时自动生成128位哈希值，写入区块链存证，防止篡改；下载时动态叠加二维码水印，包含用户ID、下载时间、IP地址，截屏、录屏行为触发程序自毁。10.4系统日志保留期限不少于十年，日志文件每日增量备份至异地保密机房，备份数据使用量子随机数二次加密；任何人员不得删除、修改日志，审计员每月出具《日志分析报告》。10.5对AI辅助鉴定、OCR全文识别等新技术的应用，须通过保密科技测评中心检测，确保无数据外泄、无模型逆向推理风险；训练数据不得使用真实涉密内容，采用脱敏合成数据。第十一章应急管理11.1档案室制定《涉密档案失泄密应急预案》，包括火灾、水灾、盗窃、系统入侵、载体失效五类场景，每年组织一次实战演练，演练脚本随机抽取，确保真实性与突发性。11.2建立“1小时报告、2小时隔离、4小时溯源、24小时处置”快速响应机制：发现失泄密事件，当事人立即向部门保密员报告，保密员同步报保密办，保密办启动技术封堵、人员隔离、日志封存、司法取证。11.3应急物资储备：防火保险箱10个、防磁袋200个、吸水膨胀袋500个、便携式消磁机2台、应急通信对讲机10部、独立电源UPS20KVA，每季度检查一次，确保即取即用。11.4对重大失泄密事件，保密委员会在处置结束后七个工作日内组织“回头看”，从制度、技术、人员、流程四个维度复盘，形成《事件剖析报告》，在全单位开展警示教育。第十二章监督与考核12.1建立“日常巡查、专项检查、年度评估”三级监督体系：档案室每月巡查，保密办每季度专项检查，保密委员会每年全面评估，结果纳入部门绩效考核，权重不低于15%。12.2对违反本制度的行为实行“分级惩戒”：轻微违规（如未按时归档）扣减绩效2分；一般违规（如擅自扩大知悉范围）通报批评并扣减绩效5分；严重违规（如丢失绝密档案）给予党纪政纪处分，并移交司法机关。12.3建立“保密档案管理红名单”，连续三年考核满分且零事故的部门，授予“保密示范岗”称号，增加年度评优名额10%，并在职称评审、职级晋升中加分。12.4任何员工均有权通过内部匿名信箱、电话、微信小程序举报违规行为，保密办在收到举报后五个工作日内启动调查，查证属实给予举报人500—5000元奖励，并严格保护其个人信息。第十三章培训与宣传13.1新员工入职必须接受不少于4学时的涉密档案管理专项培训，培训结束进行闭卷考试，满分100分，80分合格，不合