药品采购监督考核制度

PAGE药品采购监督考核制度一、总则（一）目的为加强公司药品采购管理，规范采购行为，确保药品质量，控制采购成本，提高采购效率，保障公司运营活动的顺利进行，特制定本药品采购监督考核制度（以下简称“本制度”）。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及药品采购的部门、岗位及人员。（三）基本原则1.合法性原则：药品采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.质量第一原则：始终将药品质量放在首位，选择具有合法资质、信誉良好、质量可靠的供应商，采购符合质量要求的药品。3.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受公司内部监督及相关部门的检查。4.成本效益原则：在保证药品质量的前提下，合理控制采购成本，提高采购资金使用效益。5.诚实守信原则：采购人员及相关部门应诚实守信，履行合同约定，维护公司利益和形象。二、采购流程监督（一）采购计划制定1.需求分析各使用部门应根据实际业务需求，定期（至少每月一次）对药品的使用情况进行统计分析，结合库存状况，准确预测药品需求。对于特殊药品或用量波动较大的药品，应及时与相关部门沟通，确保需求信息的准确性。2.计划编制采购部门依据各使用部门提交的药品需求信息，结合库存情况，编制月度采购计划。采购计划应明确药品名称、规格、数量、预计采购时间等详细内容。采购计划需经采购部门负责人审核，确保计划的合理性和可行性。审核通过后的采购计划报公司分管领导审批。（二）供应商选择与管理1.供应商筛选采购部门应建立供应商信息库，收集供应商的资质证明、生产经营许可证、质量体系认证、产品质量检验报告、信誉状况等相关资料。根据药品采购需求，从信息库中筛选潜在供应商，并对其进行实地考察或资质审核。考察内容包括企业规模、生产能力、质量管理水平、售后服务等方面。对于新合作的供应商，需经采购部门、质量控制部门、财务部门等相关部门联合评估，评估合格后方可纳入合格供应商名录。2.供应商评价与考核采购部门定期（每季度一次）对供应商进行评价与考核，评价指标包括药品质量、交货期、价格、售后服务等方面。质量控制部门负责对供应商提供的药品进行质量检验，根据检验结果对供应商进行质量评价。使用部门反馈药品使用过程中的质量问题及其他相关情况，作为对供应商评价的参考依据。采购部门根据评价与考核结果，对供应商进行分级管理。对于表现优秀的供应商，给予优先合作、增加采购量等奖励；对于不符合要求的供应商，及时进行整改或淘汰。（三）采购合同签订1.合同起草采购部门根据采购计划和选定的供应商，起草采购合同。采购合同应明确药品名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同文本应符合法律法规要求，使用规范的合同格式。2.合同审核采购合同初稿完成后，提交公司法务部门进行审核。法务部门重点审核合同条款的合法性、完整性及风险防范措施等方面。财务部门审核合同付款方式、结算周期等财务条款，确保公司资金安全和合理使用。质量控制部门审核合同中关于药品质量标准、验收方式等条款，保障所采购药品符合质量要求。经各部门审核通过后的采购合同，报公司分管领导审批。审批通过后，由采购部门与供应商签订正式合同。（四）采购执行与验收1.采购执行采购部门按照采购合同约定，及时向供应商下达采购订单，并跟踪订单执行情况。采购人员应与供应商保持密切沟通，确保药品按时、按质、按量供应。如遇特殊情况导致交货延迟或药品质量问题，应及时与供应商协商解决，并向公司相关部门汇报。2.验收管理药品到货后，质量控制部门应按照相关标准和合同约定进行验收。验收内容包括药品的外观、包装、规格、数量、质量检验报告等方面。验收人员应严格按照验收程序进行操作，填写验收记录。验收合格的药品办理入库手续；验收不合格的药品，应及时通知采购部门与供应商协商处理，做好记录并跟踪处理结果。对于特殊管理的药品，如麻醉药品、精神药品等，应按照国家相关规定进行严格验收和管理。三、监督考核内容与标准（一）采购流程合规性1.采购计划制定是否准确、合理，是否按照规定程序进行审核和审批。2.供应商选择与管理是否符合要求，是否建立供应商信息库，是否对供应商进行实地考察、评价与考核。3.采购合同签订是否规范，是否经过各部门审核和审批，合同条款是否完整、合法。4.采购执行与验收是否及时、准确，是否按照合同约定和验收标准进行操作。（二）药品质量保障1.所采购药品是否符合国家法律法规及相关行业标准，是否具有合法的质量证明文件。2.质量控制部门对采购药品的验收合格率是否达到规定要求。3.对于验收不合格药品的处理是否及时、得当，是否有记录可查。（三）采购成本控制1.采购价格是否合理，是否通过市场调研、招标采购等方式降低采购成本。2.采购资金使用是否合规，是否存在浪费、挪用等现象。3.采购成本节约率是否达到公司设定的目标。（四）供应商管理1.供应商供货的及时性和稳定性，是否能够按时、按质、按量供应药品。2.供应商售后服务质量，是否能够及时处理药品质量问题和客户投诉。3.供应商评价与考核结果是否真实、准确，是否根据考核结果对供应商进行有效管理。（五）廉洁自律情况1.采购人员在采购活动中是否遵守廉洁自律规定，是否存在收受供应商贿赂、回扣等违法违纪行为。2.是否建立廉洁监督机制，对采购过程进行有效监督。四、监督考核方式与频率（一）日常监督1.采购部门内部设立专人负责对采购流程进行日常跟踪和监督，及时发现并纠正采购过程中的问题。2.质量控制部门在药品验收过程中，对采购药品质量进行实时监督，发现质量问题及时反馈给采购部门。3.财务部门对采购资金使用情况进行日常监控，确保资金支付合规、安全。（二）定期考核1.采购部门每月对采购工作进行自我总结和分析，形成月度采购工作报告，报公司领导及相关部门。2.公司每季度组织一次对采购工作的全面考核，考核内容包括采购流程合规性、药品质量保障、采购成本控制、供应商管理、廉洁自律情况等方面。3.考核采用定性与定量相结合的方式，通过查阅资料、实地检查、数据分析、问卷调查等方法收集考核信息。（三）专项检查1.根据公司实际情况或相关部门要求，不定期开展药品采购专项检查。专项检查内容可针对某一采购环节、某类药品或特定供应商进行深入检查。2.专项检查结束后，形成专项检查报告，提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。五、考核结果应用（一）绩效奖励1.对于在药品采购工作中表现优秀的部门和个人，给予绩效奖励。奖励方式包括奖金、荣誉证书、晋升机会等。2.具体奖励标准根据考核结果和公司相关规定执行。考核结果优秀的采购人员，其绩效奖金可适当上浮；对于在供应商管理、成本控制等方面有突出贡献的个人或团队，给予特别奖励。（二）绩效改进1.对于考核结果未达标的部门和个人，采购部门应组织相关人员进行分析，查找原因，制定针对性的改进措施。2.公司人力资源部门会同采购部门对改进情况进行跟踪和监督，确保改进措施有效落实。对于连续两次考核不达标且无明显改进的人员，进行相应的岗位调整或培训。（三）与供应商合作调整1.根据对供应商的考核结果，对供应商合作策略进行调整。对于考核优秀的供应商，增加合作机会和采购量；对于考核不合格的供应商，减少合作份额或终止合作。2.将供应商考核结果反馈给供应商，要求其针对存在的问题进行整改，并定期提交整改报告。六、信息管理与沟通（一）采购信息记录1.采购部门应建立完善的采购信息记录档案，包括采购计划、供应商信息、采购合同、采购订单、验收记录、付款凭证等相关资料。2.采购信息记录应真实、准确、完整，保存期限应符合法律法规及公司相关规定要求。（二）信息共享与沟通1.采购部门应定期（至少每周一次）与质量控制部门、使用部门、财务部门等相关部门进行信息沟通，及时反馈采购工作进展情况及存在的问题。2.建立公司内部药品采购信息平台，实现采购信息