物资采购招标规则管理

和馨实业

物资采购招标管理规定

（2023年3月30日总经理办公会讨论通过）

内部文献，切勿外传

目录

1目的....................................1

2范围............1

3职责............1

4招标工作程序..........................................................3

5招标纪律..............................................................9

6有关文献................................12

7记录............12

物资采购招标管理规定

1目的

为了规范河南和馨实业的物资采购招标工作（如下简称招标），保证招标工作合

法、有效进行，保证采购质量，控制采购成本，提高工作效率，维护企业利益，根据

《中华人民共和国招标投标法》及有关法规，制定本规定。

2范围

2.1本规定合用于企业各类设备、物资的采购招标活动。

2.2企业总承包的工程项目以及企业生产经营所需的设备、物资的采购，到达下列

原则之一的，必须进行招标：

2.2.1工程重要设备的采购，单项协议估算价在50万元人民币以上的；

2.2.2一般设备/物资的采购，单项协议估算价在100万元人民币以上的；

a）与设备、物资的提供有关日勺加工、服务的采购，单项协议估算价在30万元人

民币以上的I。

b）年采购量在30万元人民币以上或者常年性使用H勺办公耗材、生产用原材料须

实行一次集中招标、分批进货日勺招标采购措施，以减少成本、保证质量、控制库存。

2.3不得将采购项目化整为零或者以其他任何方式规避招标。

3职责

3.1招标工作由企业招投标领导小组统一领导。招标采购部、各事业部或子企业、

项目管理部、项目经理部、投资融资部、成本合约部、经营计划部、财务部等

部门共同协作完毕招标工作，并承担各自职能范围内的任务与责任。重大招标

项目应报董事会同意。企业采购招标工作的组织构造如下：

3.2招投标领导小组

3.3招投标领导小组是企业招标工作的领导和决策机构。

3.4招投标领导小组由企业部分董事及总经理班子全体组员构成。企业总经理任组

长，分管副总经理任副组长。

3.5招标工作组

3.6针对详细的招标项目，设置招标工作组，负责详细组织、实行招标及评标工作,

包括招标文献的编制、发售；对投标的技术、商务评审；与投标人的正常联络;

开标、评标过程的组织等。招标工作组一般由技术组、商务组、会务组等构成。

3.7技术组组长由企业副总工程师或事业部部长担任，项目经理和/或设计经理任

副组长。技术组组员由有关专业工程技术人员构成，必要时可外聘专家。

3.8商务组组长由企业副总经济师或招标采购部部长担任，项目经理和/或采购负

责人任副组长。商务组组员由采购主管及成本合约部、经营计划部、财务部等

部门人员构成。

3.9委托招标

3.10当需要委托招标代理机构代理招标时，应报请企业招投标领导小组同意；招标

采购部、项目经理部、事业部等应协助招标代理机构作好招标工作。

4招标工作程序

4.1招标工作流程

承接者或组织

工作内容

者

1.填报招标申请书;

2.报送招标采购部负责人审核；采购负责人

3.报送企业分管副总经理同意。

1.编制招标工作计划书，汇总入围厂

商的J初步名单：

采购负责人

2.报部门领导审核：

3.报分管副总经理同意。

1.招标文献技术/商务部分H勺编制：设计经理,采购主管

2.招标文献合成；采购主管

3.招标文献报审。采魁主管

1.发出投标邀请函；

采购主管

2发.售招标文献。

1.召集并主持标前会：

商务组组长

2纪要报分管副总经理。

1.开标会务组织；采购主管/会务组

开标2.开标过程主持。项目经理

1.组织阅读投标文献，汇总澄清问题；商务/技术组组长

2发.出并接受厂商澄清汇报：采购主管会务组

组.织技术洛清：

评标3技术组组长

4组.织技术评分，形成技术评审意见：

5组.织商务澄清：商务组组长

6组.织商务评审，形成商务评审意见。

1向.招标领导小组汇报：商务/技术组组长、

定标、发预中标告知书2招.标领导小组审阅评标汇报，确定副组长

中标方；

3发.出预中标告知书。采购主管

1.组织协议技术协议的谈判与签订：技术组组长

协议谈判及签订2.组织协议商务条款的谈判：商务组组长

3合.成协议文献，并报批。采购主管

4.2招标申请

a）采购负责人根据采购申请编制招标申请书（珞式见附件1）。招标申请书应明

确招标范闱，并提出标段划分、招标方式的提议。招标申请书还应包括对招标项目背

景日勺概要简介。

b）招标申请书由招标采购部门负责人审核，报企业分管副总经理同意。

4.3招标工作计划及入围厂商确实定

a）采购负责人负责招标工作计划书的编制（格式见附件2）。招标工作计划书的

重要内容包括:

•招标及评标组织机构;

•入围厂商名单;

•招标时间及工作安排。

b）入围厂商原则上应在企业合格供方名册中选用；名册外的厂商必须通过资格

预审，重要设备还应进行实地考察。入围厂商名单应充足吸纳请购部门、设计部门以

及其他有关部门的推荐意见。入围厂商数量不得少于3个，原则上不限定合格入围厂

商数量H勺上限。

c）招标工作计划书由招标采购部门负责人审核，并报企业分管副总经理同意。

4.4招标文献的编制及审批

a）项目设计经理负责组织招标文献技术规范部分日勺编制，并提交副总工程师审

查签字。

b）采购主管负责招标文献商务部分的编制，并遑交副总经济师审查签字。

c）采购主管负责招标文献的合成及送审，招标文献审批表格式见附件3。招标文

献口勺编写部门应根据审核意见，对文献进行必要修改。

d）招标文献由企业分管副总经理同意。协议估吩在500万元以上的招标项目，

招标文献还应由招投标领导小组此外一名以上组员〔含一名）会签。

4.5投标邀请及标书发售

a）公开招标日勺项目，按国家有关法规的规定，以招标公告的方式向不特定日勺供

应商发出投标邀请。

b）邀请招标n勺项目，采购主管负责向入围厂商发出投标邀请函，并做好跟踪、

确认工作。当潜在投标厂商局限性3家时应及时调整采购方式。

c）采购主管在收到入围厂商的投标确认函后，向其发出招标文献，并由财务部

按规定原则收取标书编制成本费，开具收据。

d）招标文献编制成本费H勺收取原则为:

•估价在50万及如下的招标项目，原则上不予收贽；

•估价在50万-200万日勺招标项目，收费500元；

•估价在200万-500万MJ招标项目，收费1000元；

•估价在500万-1000万啊招标项目，收费3000元；

•估价在1000万元及以上的招标项目,收费5000元。

4.6标前会

a）商务组组长在投标截止日前组织有关部门召开标前会。标前会讨论并确定如

下内容：

•评标工作日程；

•开标方式及程序；

•评标日勺细则和措施；

•会务指南（招标工作组组员用）及会务须知（投标人用）；

•其他有关事项。

b）标前会纪要应报送企业分管副总经理。协议估价超过500万元日勺招标项目，

必要时应邀请企业招标领导小组组员参与标前会。

4.7开标

a）开标原则上在招桁文献确定日勺提交投标文献截止时间的同一时间公开进行，

开标地点为招标文献中预先确定的I地点。

b）开标由项目经理（或请购部门负责人）主持，采购主管负责告知企业有关部门人

员并邀请所有投标人参与。

c）开标应按标前会确定日勺程序进行，做好记录，并由开标组员签字。

d）投标人应提供投标保函（或投标保证金），保证金金额为协议估价n'、j1-2%。财

务部负责对投标保函（或投标保证金邢j有效性予以审核，并登记、保管。

4.8评标

a）技术组和商务组在各组组长的组织下，分别阅读投标文献的技术和商务部分,

提出澄清问题，汇总成技术、商务澄清函并由组长签字后，由采购主管及会务组统一

提交给投标人。

b）采购主管及会务组负责告知投标人按招标日程确定的时间及次序参与技术、

商务澄清答疑。澄清答疑分别由技术组和商务组组长主持。

c）以澄清答疑过程中确认的技术参数为基础，容许投标人提交调整报价。调整

报价随正式的技术、商务澄清汇报一起，经投标授权代表签字后，在规定日勺时间内提

交到会务组。调整报价必须密封。

d）调整报价日勺启动必需符合标前会确定日勺原则。若公开启动价格标，则按照4.7

款规定日勺程序进行。当决定采用非公开方式启动价格标时，则由商务组组长组织，商

务组组员参与，内部启动价格标。

e）商务组组长组织商务组对投标人的资信、资质、报价等商务要素进行评审，

并按附件6格式填报商务评审意见。

0技术组组长组织技术组对投标人的技术能力、产品技术性能等进行评审，小

组各组员独立进行技术评分。评分表交由技术组组长、副组长汇总，并由其填写技术

评审意见（格式见附件7）。

4.9定标

a）评标结束后5个工作日内，招标工作组应向企业招投标领导小组汇报评标状

况。参与汇报的人员应包括：技术/商务组组长、副组长、招标采购部部长，以及招

投标领导小组临时指定H勺其他一名组员。

b）招投标领导小组综合技术、商务评审意见，共同讨论决定预中标人，并签订

定标意见（格式见附件8）。

c）招投标领导小组内的董事会组员意见一致时对招标成果有一票否决权。

4.10否决所有投标

4.11发生如下状况时，可以否决所有投标：

a）投标截止时，实际投标少于3家；

b）经评审，确认所有的投标都不符合规定。这包括但不限于如下几种状况：

c）所有投标均不满足技术规范的）规定；

d）所有投标报价均偏离正常日勺市场价格水平；

e）所有投标均未对招标文献作出实质性日勺响应。

0有串通投标的行为；

g）明显缺乏竞争。

4.12否决所有投标时，招标工作组应向招投标领导小组提交书面汇报，阐明理由,

分析原因。

4.13依法必须进行招标的项目的所有投标都被否决的，应当重新招标。

4.14协议谈判和签订

a）采购主管根据企业招投标领导小组定标意见，向投标人发出预中标告知书，

并告知谈判的详细时间、地点。

b）技术组组长负责组织与预中标人的技术谈判，并签订技术协议书；商务组组

长负责组织与预中标人进行商务谈判。

c）完毕技术协议的草签和商务谈判后，采购主管负责合成协议文本，并按《协

议评审程序》将协议送审，最终由企业总经理或授权人签订协议。

d）若未能与预中标人到达协议，应及时向招标领导小组汇报。

4.15资料归档

协议签定后，采购主管应按企业档案管理规定将如下资料归档：

a）招标文献及审查记录；

b）投标文献（正本）及书面技术、商务澄清文献（包括调整报价）。

c）招标、评标过程文献，如：招标中请、厂商资格审查意见、招标工作”划书、

开标识录、商务/技术评审意见、领导小组定标意见等；

d）协议文献及审查记录。

5招标纪律

5.1保密

5.2对招标过程中形成的文献、资料，以及与投标的审查、澄清、评价、排序和授

标提议有关的信息，应严格控制知悉范围，涉密人员不得向任何与该程序无关

的人员透露。

5.3如下资料、信息属企业秘密，涉密人员应当做好保秘工作，在规定的时间之前,

其扩散不得超过下表限定的范围。

招投标领导商务组长、技术组长、商务组组技术组组

资料及信息名称时间会务组

小组组员副组长副组长员员

OO

招标文献正式发售前・•・编写人编写人员

员

投标截OO

入围厂商名单•・・分管采购设计负责

止前主管员人

O

商务组组员名单评标结束前■■分管采购O

主管员

技术组组员名单评标结束前■■0O

厂商投标方案协议签订前■・・・・

技术评审意见及技企业规定的

术总评分解密日期前・・

商务评审意见及商企业规定的

务总评分解密日期前・・

O

未公开日勺报价协议签订前■■分管采购

主管员

企业规定的

定标意见

解密日期前■■・

OO

预中标名单协议签订前■■•参与协议参与协议

谈判人员谈判人员

・表达有权知悉

O表达部提组员知悉

5.4在上表规定的时间之后，上述文献、资料及信息的保密仍应遵从企业保密制度

的规定。

5.5违纪行为

5.6如下行为属违纪行为：

5.7将必须招标的项目化整为零或者以其他任何方式规避招标；

5.8以不合理的条件限制或者排斥潜在投标人；

5.9超过规定范围，扩散保密资料及信息，或超越权限获取保密资料及信息；

5.10收受投标人的财物或者其他好处；

5.11其他影响招标成果，损害企业利益的行为。

5.12对违纪行为的处理：

5.13严禁继续参与企业任何招标、评标工作；

5.14行政处分；

5.15经济惩罚；

5.16构成犯罪的，依法追究刑事责任。

5.17上述违纪行为影响中标成果的，中标无效。

5.18依法必须进行招标的项目，因违反本规定而使中标无效的，应当根据本规定从

其他投标人中重新确定中标人，或者根据本规定重新进行招标。

5.19企业董事会授权成本合约部对招标工作全过程进行监督，对其合法有效性出具

独立意见，并单独归档。

6有关文献

a）《河南和馨实业物资采购管理制度》

b）《河南和馨实业招标管理制度》

7记录

附件1招标申请书

附件2招标工作计划

附件3招标文献审批表

附件4技术评审表

附件5商务评审表

附件6招投标领导小组定标审批表

附件7开标识录表

附件1河南和馨实业

招标申请书

表格编号：KS210-2023-T7记录编号:

项目名称

招标申请单位

采购负责人/采购主管

项目经理/请购部门负责人

招标申请时间招标项目属性

计划招标时间拟采用招标方式

1项目简介及重要招标工作：

2主管部门审核意见：

3分管副总经理审批意见：

4招标领导小组审批意见：

5备注：

附件2河南和馨实业

招标工作计划书

表格编号：KS210-2023-T7记录编号:

项目名称招标申请编号

招标人招标形式

一、投标入围单位状况简介（可另附页）

1、单位名称：

地址：联络人：号：

2、单位名称：

地址：联络人：号：

3、单位名称：

地址：联络人：号：

••*•*

4、单位名

称：

地址：联络人：号：

••

二、招标机构及人员构成

1、招标领导小组

组长：

常务副组长

组员：

2、技术组

组长：副组长:

组员：

3、商务组

组长:副组长:

组员:

续表

三、招标工作时间及内容安排（可另附页）

事项时间安排负责人

1、招标书编制、送审

2、发出招标邀请函

3、邮寄/发出招标书

4、招标截止日期

5、开标、评标

6、确定预中标人

7、技术及商务协议谈判

8、协议评审

9、技术协议签订

10、协议签订

11、协议执行

项目经理:

附件3河南和馨实业

招标文献审批表

表格编号：KS2I0-2023-T8记录编号:

项目名称送审招标书编号

标书名称送审时间

标书重要内容：

采购主管/采

项目经理

购负责人

经营计划部招标采购部

财务部成本合约部

分管副总经理：

招标领导小组:

附件4河南和馨实业

技术评审表

表格编号：KS2I0-2023-T9记录编号:

项目名称项目代号

产品名称评审时间

供方名称体系运行状况技术综合实力评审备注

技术评价推荐意见：

技术组日期：

附件5河南和馨实业

商务评审表

表格编号:KS2I0-2023-TI0记录编号:

项目名称项目代号

产品名称评审时间

供方名称报价价格（元）交货周期（天）企业资质/资格备注

商务评价推荐意见:

商务组:日期：

附件6河南和馨实业

招投标领导小组定标审批表

表格编号：KS2I0-2023-T12