科研单位物资采购及仓库管理制度采购与仓库管理规范

重庆XX勘测设计研究院

采购管理制度

第一条总则

为加强企业规范化管理，确保企业能购到高品质低成本的产品，从而达到降低成本之目的，

特制定本制度。

第二条目的

选择合格的供应商并对采购过程进行严格的控制，确保供货商提供的产品满足单位的规定

要求。

第三条适用范围

本制度适用于本单位设备及物资（单笔价值贰万元以上）的采购，价格之审核、下单、订

购、验收等，除另有规定外，悉依本制度处理。

第四条权责

（1）由经营管理部门负责对物料的采购工作。

（2）使用部门、技术部门负责提供产品相关技术要求、质量保证条件等.

（3）使用部门和经营管理部负责对采购回的设备、物资进行验收。

第五条采购计划的制定

（1）经营管理部根据各部门、各项目部提供的购置申请表，经审核后，报主管副院长、院长（中

心主任）批准后实施采购。

（2）为保证我单位在整个采购过程中对产品的品质确认、询价、供货商的选取及最终产品购销合

同谈判中处于有利地位,一般正常采购周期从收到采购申请表至设备、物资到货，入少于

15个工作日。特殊情况下，经单位负责人批准后，可缩短采购周期。

（3）采购计划经院长（中心主任）核准后，经营管理部与财务部各持一份，经营管理部依经批准

的《采购计划》进行采购作业，财务部根据购置计划安排采购所需的资金。

第六条采购的实施

1、选择供应商

1）、优先选择【供应商名录】中信誉良好的供应商；

2）、经营管理部应挑选三家以上的供应商询价，以作比价、议价依据；

3）、在审价时，认为需要再进一步议价的，由采购负责人亲自与供应商议价：

2、价格调查

1）、已核定之物料，采购部必须经常分析或收集资料，作为降低成本之依据：

2）、本单位各项目部及有关部门，均有义务协助提供价格讯息，以利经营管理部比价参考；

3）、已核定之物料采购单价如需上涨或降低，应附上书面之原因说明；

4）、采购数量或频率有明显增加时，应要求供应商适当降低单价；

5）、采购部应随时掌握市场价的浮动数据，以利于更好的把握市场；

3、询价和比价

1）、根据采购物料的品种、规格、标准、数量、和交付期的不同，采购人应选择至少三家符

合采购条件的供货商作为询价对象；

2）、采购人员根据过去采购的情况，市场变化情况，以及公司成本预算等情况，确定采购目

标价格；

3）、在得到供应商的报价信息后，采购人员对供应商的报价条件进行品种、规格、数是、质

量要求等方面进行核对，以保证供应商可以提供的物料符合公司实际的采购要求，并对

供应商所报的价格、交付期、售后服务等方面进行分析比较，以便选择条件最优的供应

商；

4）、供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时\采购人员应送申请购入项目

或部门确认：

5）、专业材料或用品，经营管理部应会同使用部门共同询价与议价：

6）、在供应商的报价条件不能满足要求时，采购人员应与供应商进行磋商，以使双方最终在

全部条款上达成一致。

4、订购作业

1）、在采购作业所需的全部条款与供应商达成一致后，经营管理部负责起草采购合同，经院

长（中心主任）批准后实施。合同中需要列明至少下列条款：

a、供应商资料：包括名称、地址、联系人、联系方式；

b、采购物料的详细描述：包括品名、型号、规格等，如有超出标准的特殊要求需特别注

明；

c、订单所采购的数量/重量：单位包装数量/重量：包装件数；

d、价格：单价，合计价、合同总额，定金或预付款

e、交付期：分批交付时应明确每批的交付时间和交付数量。

f、付款方式

g、标识：物料本身或包装上的文字标记（订单号、供应商、品名、规格、单位包装的数量/

重量、批号）。

h、所需的质量证明资料（检验单、质保单、出厂证明单、化验报告等）。

i、质量保证条款：发生质量问题时进行退换或其他处理方法。

j、装箱清单（送货单）和销售发票的要求。

2）、采购合同加盖公司合同公章生效。采购单一式二份，双放各保存一份。经营管理部部负

责采购合同的存档。

3）、经营管理部控制物料订购交期，及时向供应商跟催交货进度。

第七条验收与付款

1、依相关检验与入库规定，经营管理部组织购置申请部门共同进行验收工作。

2、依财务管理规定，办理供应商付款工作。

经营管理部

勘测设计研究院项目部

仓库保管、养护、出库复核制度

第一条：项目部库房是我单位各项目物资供应体系的一个重要组成部分，是项目部各种物资周围

储备的环节，同时担负着物资管理的多项业务职能。它的主要任务是：保管好库存物资，做到数

量准确、质量完好、确保安全、收发迅速、面向生产、降低费用、加速资金周转。

第二条：库房设置要根据生产需要和设备条件统筹规划，合理布局；内部要加强经济责任制，进

行科学分工，形成物资分口管理的保证体系；业务上要实行工作质量标准化，应用现代管理技术

和ABC分类法，不断提高库房管理水平。

第三条：物资入库，库管员要亲自同交货人办理交接手续，核对清点物资名称、数量是否一致，

并作好物资交接手续、签字确认。

第四条：物资入库，应先入待检区，经检验未合格，不准进入货位，更不准投入生产使用。

第五条：材料验收合格，库管员凭采购合同（或货运单、发票）所开据的名称、规格、型号、数

量验收就位。入库单各栏应填写清楚，并随同货运单交财务记账。

第六条：不合格品，应隔堆放，严禁投入生产。如工作马虎，混入生产，库管员应负矢职的责

任。

第七条：验收发现问题，应及时通知上级和经办人处理。托收单到而货未到，或者货已到而没票

据，均应向经办人反映查询。

第八条：物资的存储管理，原则上以物资的属性、特点和用途规划设置存储区域，；凡是吞吐量

大的落地堆放，周转小的用货架存放；落地堆放以分类和规格的次序排列编号，上架的以分类定

位编号。

第九条：物资堆放的原则是：在堆垛合理、安全、可靠的前提下，推行五五堆放法，根据货物特

点，做到过目见数，检点方便，成行成列，全放整齐。

第十条：库房库管员对库存、代保管、待验材料，以及设备、容器和工具等富有经济责任和法律

责任。因此做到人各有责、物各有主、事事有人管。库房物资若有损失、贬值、报废、盘盈、盘

亏等，库管员应及时报考物控主管，分析原因、杳明责任，按规定办理报批手续。未经批准一律

不准擅自处理。库管员不得采取“盈时多送，亏时克扣”的违纪做法。

第卜一条：保管物资要根据自然属性，考虑存储的场所和保管常识加以处理，加强保管制度，务

必使公司财产不发生责任损失。同类物资堆放，要考虑先进先出，发货方便，留有余地。

第十二条：保管物资，未经主管同意，一律不准擅自借出；总成物资一律不准折件零发，特殊情

况应经主管批准。

第卜三条：库房要严格保卫制度，禁止非本库人员擅自入库。库房严禁烟火和明火作业。库房库

管员要懂得使用消防去器材，掌握必要的防火知识。

第十四条：按“推陈出新、先进先出、按规定供应、节约用料”的原则发料。发料坚持“一盘底、二

核对、三发料、四减数”的原则。对贪图方便，违反发料原则造成物资失效、霉变、大料小用、优

材劣用以及差错等损失，库管员要负经济责任。

第十五条：领料单要填明材料名称、规格、领料数量、型号、材料名称用途、核算员和领料人员

签字。属计划内的材料应有材料计划；属限额供料的材料应符合限额供料制度；属规定审批的材

料应有审批人签字。已超费的领料人未办理相关手续，不得发料。

第十六条：调废材料，库管员要审查单价、货款总金额，盖有财务科收款章方可发料。发现价格

不符、货款少收等，应立即通知开票人更正后发货。

第十七条：对于专项申请的材料，除计划采购员用做备用的数量外，均应由申请部门领用。常备

用料•，凡属于可以分割折零的，本着节约的原则，都应折零供应，不准一次性发料P

第十八条：项目上指定固定领料负责人，发料时库管员必须与领料人在库房指定位置办理手续，

当面点交清楚，防止差错出门。

第十九条：所有发料凭证，库管员应妥善保管，不得丢失。

第二十条：记账要字迹清晰，日清月结不积压，托收、月报要及时。

第二十一条：允许范围内的磅差、合理的自然损耗引起的盘盈盘亏，每月都要上报，做到账、

卡、物、资金“四一致”。

第二十二条：创造“五好库房”是每个库管员努力的方向，每月对库房进行一次检查，以促进创“五

好库房”活动的开展。

第二十三条：库管员调动工作，一定要办理交接手续，移交中的未了事宜及有关凭证，要列出清

单三份，写明情况，双方签字，物控主管见证，双方各执一份，部门存档一份，事后发生纠葛，

仍由原移交人负责。对失职造成的亏损，除照价赔偿外，还要给予纪律处分。

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汽车公司零配件采购及仓库管理制度

第一章总则

第一条为加强公司内部采购管理，规范采购程序，统一验收标准，

严格控制成本，结合公司实际情况，特制订本制度。

第二条本制度内容包括总则、职责分工、采购工作、仓库管理工

作、、旧件管理、结算、奖惩细则。

第三条本制度作为公司零配件采购、仓库管理的规定和要求，司属

各单位应遵照执行C

第二章职责分工

第四条采购中心为公司采购执行部门，主要负责零配件招标与采购

的实施、质量与价格的监控、资料登记及按需配送以及配件管理的

考核工作。

第五条财务部为公司职责主管部门，主要负责采购结算、制定相关

会计管理制度、审核票据合法性、合理安排资金使用及库存控制管

理。

笫六条一、二分公司为零配件使用部门，主要负责对零配件使用需

求的申请、出入库台账登记及实物盘点，并对零配件使用情况进行

监督。

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第七条修理厂暂不列入本方案，但要专人参与采购中心各项工作流

程，为下一步整合公司采购资源、优化成本控制提供参考意见。

第三章采购工作

第八条采购工作流程

配件采购分为两种：月度采购和临时急件采购

1、月度采购计划形式

由一、二分公司填写月度采购计划表，每月的26日前填报下个月的

零配件采购计划，并对所需配件的品种、型号等采购所需资料详

细、准确填写或备注，由其分公司领导签章后报公司采购中心，采

购中心根据一、二分公司上报的月度采购计划表进行汇总，报公司

分管副总经理进行审核，经公司总经理签字同意方能在定点供应商

采购。

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定点采购的供应商资质以及供应商的选定由公司集中采购领导小组

进行审查，集中采购领导小组主要成员包括公司班子成员、一、二

分公司相关负责人以及经管部、车安部管理人员，在公平、公正的

前提下，采取招投标方式、商务谈判的方式进行筛选。确认供应

商，签订合同后方能成为定点采购供应商。

2、非定点采购

遇到月度计划外或突发急件需求时，可以启动简易程序，由急件需

求单位凭急件申请单向采购中心提出购件要求，由采购中心进行购

买。（申购申请单的审批权限为：每单金额为1000元以下的，由其

分公司经理、采购中心经理签名确认；金额为1000元以上，5000

元以下，由其分公司经理、采购中心经理签名确认后，报主管副总

经理审批；金额为5000元以上的，由主管副总签名确认，报公司总

经理进行审批）

笫九条采购人员根据经营部门提交的月度采购计划或已获分公司领

导审批的“急件申请单”进行采购，其中月度采购计划必须向定点

供应商进行比价采购，急件需求应优先选择向定点供应商进行采

购，确定没有的，则可选择非定点供应商进行采购。

第十条采购中心必须随时掌握配件各经营部门配件的库存情况，为

合理采购和配置存货做好准备。当配件为突发需求时，采购中心在

确认审批后必须马上组织采购。

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第四章仓库管理工作

第十一条仓库管理工作流程

账账相符

账

实

相

符

(1)、零配件由米购中心统一采购，采购中心负责对采购的零配件

进行统一的验收、登记，并按照各经营部门月度采购计划进行分

配。

(2)一、二分公司配件管理部门应根据其采购的零配件的数量进行

实物入库登记管理，并办理相关零配件出库使用工作。

(3)财务部负责每月31日前与采购中心及一、二分公司配件管理

部门进行盘点，做到帐帐相符、帐实相符。

第十二条仓库管理人员应确保配件的安全、完整，将验收合格的各

种配件分类整齐摆放，填制进仓单(一式三联：仓库一联、采购中

心一联、财务记账一联)，数目与账面一致。

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第十三条仓库管理人员在配件出库时应对配件完好进行检查，并填

写发料单（一式四联：仓库一联、领料部门一联，采购中心一联、

财务记账一联）。

第十四条仓库管理人员应每天将当天的收、发料情况送达采购中心

及财务部，并整理收、发料资料，按日期顺序分别对收、发料进行

装订和归档，与此同时，每周必须打印进、出仓明细表，送采购中

心核对，采购中心核对完毕后送财务部。

第十五条财务部会计人员负责每月31日前与仓库管理人员进行实

物数量盘点，做到张实相符，财务部会计人员应该将盘点结果与采

购中心进行对照，做到账账相符。

第十六条出现盘盈或盘亏时，由财务部责成仓库管理员对盘盈或盘

亏情况进行说明，并由财务部作出意见，报送公司相关领导审批。

第四章旧件管理

第十七条严格执行零配件交旧领新制度。领料人申领新零件的同

时，必须交回旧零配件。（废旧零配件价值多少才必须交回入库需

要讨论）

第十八条车辆维修完工后，司机或修理工必须将旧零配件进行清

点，做好清洁，打好包，交由其分公司仓库管理人员，由其填写清

单：如车牌、车型、旧零配件名称、数量等。

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第十九条旧零配件必须在仓库里统一存放，对可利用的旧零配件，

要造册登记，进行统一分类管理，不能利用的则作为废品处理。

第二十条采购中心每月31日前对一、二分公司废旧零配件进行盘

点，并会同财务部、经管部等相关部门对一、二分公司废旧零配件

进行统一处理，其他人员一律不得擅自处理。

第五章结算工作

第十七条采购中心应根据合同规定和每月实际配件用量每月及时与

供应商进行对帐，并根据实际领料情况与使用部门核对。

第十八条财务部每月根据采购中心与供应商核对的购件清单及进仓

单，确认无误后，及时上帐。

第十九条财务部每月根据采购中心与使用部门核对的领料清单及领

用出仓单作出成本分配和帐务处理。

第二十条采购中心应按合同规定的付款期限递交请款单及相关资

料，财务部复核后，送公司领导审批，公司领导审批后方能办理相

关款项结算手续。

第六章奖惩细则

第二十一条由于月度采购计划错漏致使采购错误且无法退货或使用

而造成资金浪费的，按该配件购入价格的10%-50%扣罚月度计划申

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购人，最低不得少于50元，造成费用损失的，列入其经营部门成本

费用；

第二十二条当定点供应商有所需配件，而采购中心向非定点供应商

进行采购，每发生一次，扣罚采购部门100元、扣罚当事采购员50

7Co

第二十三条采购