新店筹备文件管理体系

XX百货（集团）

新店筹备管理体系设计方案

一、前言二、新店的项目开发三、新店筹备的职能工作主体四、新店筹备期业务流程五、新店筹备的组织形式和组织管理六、新店筹备期的文件管理体系七、构建新店筹备体系的问题点及解决对策分析八、后话一、前言“办法永远都比问题多”——引用05年度工作计划会议经典用语请注意！能解决问题的办法，其实并不多；能正确解决问题的办法，可能只有一条。因此，必须——分析、判断，然后行动！——“谋定而后动”。构建新店筹备管理体系的思路……“新店筹备管理体系”用来做什么？——目的怎样完成这件事情？途径？——流程由什么人，以怎样的结合方式来完成？——组织结构和职责职权完成这个事情，采用什么样的规则？——标准、规则和规定构建新店筹备管理体系的步骤：1.形成体系构建方案[草案]（经机制建设范围讨论）2.确定方案（经职能部门讨论）3.方案评审（经战略管委会评审、总经理批准）4.手册编写和程序编写分配（机制建设中心）5.程序和作业指导文件编写（各职能部门）6.文件评审、发布（战略管委会评审、总经理批准发布）7.文件的系统培训和按需求配发（机制建设中心）8.文件执行情况检查（总经理指定授权部门检查）9.文件修订（机制建设中心）10.文件正式实施11.体系业绩评估（总经理指定授权部门评估）二、新店的项目开发新店筹备所必须的前提——新店的项目开发阶段新店项目开发工作的质量，决定项目运营时所产生的效益水平。应在项目开发阶段形成科学的管理系统，以满足下列基本要求：

1.收集到足够的信息数据，进行科学的判断与分析，以供决策；2.进行充分的谈判，确保公司进入项目的利益；3.进行周详的合同准备和风险预估，保证进入项目的投资安全性；4.在公司内部的工作职能转换和移交时，可以平稳过度。

新店的项目开发阶段与项目筹备期应明确控制节点（里程碑），并予以识别。识别的方式应同时采用报告和会议的方式，以便于新店项目开发阶段职能工作主体和新店筹备期职能工作主体的权责划分和工作事项的追溯。新店项目开发阶段的职能工作主体应形成：

1.新店项目交底报告——描述新店项目概况、地区概况、发展商（合作方）概况、社会资源概况和项目的工程概况。——列明与发展商合作的方式、条件和合作模式等信息，必要时，向相关工作岗位提供合同文本。——公司负责新店项目开发的拓展部门承担编制报告的工作。新店项目开发发阶段的职能能工作主体应应形成：2.组织实施施“新店项目目筹备协调会会议”，以：：——确定项目目的联络协调调人选；——确定各工工作小组的组组长和工作成成员；——确认对工工作阶段开始始和结束的““里程碑”。。筹备期开始的的前提，是各各职能工作部部门能够获得得对于新店项项目的必要信信息，因此，，应由这些职职能部门提出出要求，列明明需要掌握的的新店项目信信息，责成负负责新店项目目开发的部门门提交。否则，新店项项目交底工作作的实用性和和效率将大打打折扣！！！！三、新店筹备备的职能工作作主体从新店筹备的的整个工作流流程来看，应应确认三个主主导职能工作作主体：1.工程工程进度决定定新店筹备的的进度。2.招商招商进度同样样决定新店筹筹备进度，但但其受工程进进度制约。招商工作后期期，该职能主主体分裂为招招商维护职能能工作主体和和营运管理职职能工作主体体，在新店独独立运营时期期，上述两个个职能主体是是并行独立的的职能部门。。3.品牌推广广品牌推广形式式上虽然不受受工程和招商商进度制约，，但从效率（（投入和产出出）和效果（（配合招商和和开业后运营营）的角度应应全面考虑。。完成三个主导导职能工作主主体所承担的的工作，需要要一系列支持持职能工作主主体的资源提提供：1.统筹跟进合同条款款，监督和协协调各职能工工作主体开展展筹备工作，，需要设定专专门的岗位或或职能主体工工作。2.财务资金提供，审审计和其他财财务管理功能能，应有职能能工作主体承承担。3.人力资源源承担招募、培培训等工作的的职能工作主主体。4.行政承担物资设备备采办和文件件管理的职能能工作主体。。待定位的职能能工作主体：：1.营运在新店筹备期期前期的角色色定位。2.信息整个筹备期的的角色定位。。四、新店筹备备期业务流程程筹备期定义总定义：新店项目总过过程进行分解解后，新店筹筹备期的位置置：新店项目开发发期→新店项项目筹备期→→新店项目独独立运营期新店筹备期分类定义：整个筹备期可可分解为五个个阶段：1.新店筹备备初期——规规划期2.新店筹备备中期——展展开工作前期期3.新店筹备备后期——展展开工作后期期4.开业期5.开业后分类定义：1.新店筹备备初期——规规划期（1）工程职职能工作主体体：项目调查查、形成工作作进度计划和和施工预算；；（2）招商职职能工作主体体：市场调研研、招商定位位、条件设定定、动线规划划、招商计划划和预算；（3）品牌职职能工作主体体：市场调研研、计划和预预算；（4）确定定项目联络络人：总工工作进度计计划（5）支持持职能工作作主体：调调研、计划划和预算；；（6）财务务职能：总总资金预算算分类定义：：2.新店筹筹备中期———展开工工作前期（1）工程程职能工作作主体：出出施工图、、评审施工工图、工程程招标；（2）招商商职能工作作主体：招招商；（3）品牌牌职能工作作主体：前前期推广活活动；（4）支持持职能工作作主体：各各项资源供供给；分类定义：：3.新店筹筹备后期———工作后后期（1）工程程职能工作作主体：施施工、装修修和验收；；（2）招商商职能工作作主体：招招商、供应应商进场；；（3）品牌牌职能工作作主体：推推广活动、、导示系统统；（4）支持持职能工作作主体：各各项资源供供给；分类定义：：4.开业期期（1）工程程职能工作作主体：工工程遗留问问题处理；；（2）招商商（营运））职能工作作主体：专专柜营业准准备、培训训；（3）品牌牌职能工作作主体：开开业庆典；；（4）支持持职能工作作主体：各各项资源供供给；分类定义：：5.开业后后综合检查权责移交新管理组织织管理运行行五、新店筹筹备的组织织形式和组组织管理新店筹备期期各职能工工作主体的的设置和演演变分析1.新店筹筹备初期（（规划期））——确定项项目联络人人

2.新新店筹备中中期（展开开工作前期期）——组建工工程工作小小组、招商商工作小组组、品牌推推广工作小小组和行政政工作小组组

（行政政工作小组组的主要职职能：管理理文件的编编制、物资资设备采买买和项目安安全管理等等）

3.新店筹备备末期（展展开工作后后期）——组建财财务工作小小组和人力力培训工作作小组新店筹备期期各职能工工作主体的的设置和演演变分析4.开业期期

——招招商工作小小组分出招招商工作职职能和营运运工作职能能；行政工工作小组分分出防损工工作职能5.开业业后

———各工作小小组进行名名称变更，，成立：物物管部、招招商部、营营运部、策策划部、财财务部、行行政人事部部和防损部部，其中，，原行政小小组一部分分分为防损损部，一部部分与人力力培训小组组合为行政政人事部。新店筹备期期管理工作作岗位演变变分析1.新店筹筹备初期——聘任项项目联络人人2.新店筹筹备中期——聘任工工程工作组组长、招商商工作组长长、品牌工工作组长和和行政工作作组长3.新店筹筹备末期——聘任财财务工作组组长（财务务部经理人人选）、培培训工作组组长（行政政人事部培培训主管人人选）和行行政工作副副组长（行行政人事部部经理人选选）新店筹备期期管理工作作岗位演变变分析4.开业期期——聘任项项目副联络络人（总经经理人选））、工程工工作副组长长（物管部部经理人选选）、招商商工作副组组长（两名名，招商部部经理人选选和营运部部经理人选选）、品牌牌工作副组组长（策划划部经理人人选）和行行政工作副副组长（防防损部经理理人选）5.开业后后——进行工工作和权责责移交，总总部人员撤撤回，聘任任总经理和和各部门常常驻负责人人。六、新店筹筹备期的文文件管理体体系1.新店筹筹备管理手手册用于描述新新店筹备管管理体系的的框架，识识别体系的的各大过程程和关键的的控制节点点（里程碑碑）。2.程序用于对新店店筹备管理理体系各个个过程进行行描述和说说明的文件件。3.作业指指导文件用于规定如如何完成新新店筹备过过程中各环环节和各工工作单元的的规则指引引文件。新店筹备期期文件体系系与其他文文件体系的的关系：体系文件相对独立，，但如有存存在通用关关系的其他他体系文件件，可引用用其他体系系文件。七、构建新新店筹备管管理体系的的问题点及解决对策策分析1.工作绩绩效的管理理与评估的的问题（1）新店店筹备期的的绩效管理理对象：项目联络人人、各职能能工作小组组组长、成成员；（2）新店店筹备期的的绩效管理理标准：新店各项筹筹备进度和和费用符合合计划和预预算的程度度；（注意预留留不可控因因素）（3）具体体绩效指标标依据不同同阶段的工工作单元展展开而设定定；（4）新店店筹备期的的绩效评估估人：项目联络人人——总经经理、职能能体系负责责人、工作作组长工作小组组组长——职职能体系负负责人、项项目联络人人、小组成成员小组成员———项目联联络人、工工作小组组组长2.各阶段段“里程碑碑”识别和和交付件要要求的问题题：（1）新店店筹备期是是三个主职职能工作主主体和五个个支持职能能工作主体体共同开展展工作的过过程，因此此，确定各各阶段的““里程碑””，对于各各项工作协协调展开、、控制工作作进度和合合理利用各各项资源至至关重要；；（2）每个个阶段“里里程碑”规规定交付件件的要求，，确保这一一阶段被明明确识别，，各职能工工作主体依依据阶段要要求开展工工作，形成成交付件；；（3）“里里程碑”的的过渡，意意味着不同同工作阶段段的结束和和开始。3.一个工工作单元由由多个职能能工作主体体参与的问问题：解决方法：：（1）流程程识别、组组织设定和和文件规定定；（2）确定定该工作单单元的主导导职能工作作主体，赋赋予该主体体规划、组组织、实施施、协调和和报告的职职权，对该该工作单元元进行统筹筹管理，并并承担相应应的责任；；（3）赋予予主导职能能工作主体体对该工作作单元的申申述权和建建议权，由由总经理或或授权人员员裁决，以以确保该工工作单元实实施的进度度和质量；；（4）进行行管理授权权细分工作作。4.流程或或职权重叠叠的问题因惯例形成成的流程或或职权重叠叠问题，应应通过制定定合理、清清晰的管理理制度和职职责分配来来予以界定定。进行制度设设计时，考考虑两种情情形：1.流程中中工作或职职权分配重重叠，产生生一件事情情几个职能能工作主体体管理的状状况；2.流程中中工作或职职权分配出出现“断档档”现象，，即出现了了谁都不管管的“真空空地带”的的状况。5.改变““擦屁股””观念和强强化后工序序检查意识识改变传统观观念：从流程进度度的角度出出发，后段段工序的职职能工作主主体有权责责要求前段段职能工作作主体提交交符合要求求的工作效效果，而非非扔下一个个“烂摊子子”，让承承担后续工工作的职能能工作主体体来“擦屁屁股”。强化检查意意识：对于承担前前段工序的的职能工作作主体而言言，其工作作质量好坏坏的评定权权在于承担担后续工作作的职能工工作主体。。八、后话新店店筹筹备备期期介介于于项项目目管管理理的的中中段段，，由由于于整整个个项项目目管管理理各各环环节节是是相相互互衔衔接接和和互互为为因因果果的的，，所所以以，，对对于于前前段段的的新新店店项项目目开开发发期期和和后后段段的的新新店店项项目目运运营营期期也也应应采采取取和和新新店店筹筹备备期期一一样样的的体体系系管管理理方方式式进进行行管管控控。。目前前，，公公司司可可以以形形成成的的相相对对独独立立的的管管控控体体系系，，包包括括：：———ISO9000质量量管管理理体体系系；；———财财务务管管理理体体系系；；———新新店店从从开开发发到到筹筹备备到到运运营营的的三三个个不不同同的的管管理理体体系系。。演示示完完毕毕！！9、静夜四四无邻，，荒居旧旧业贫。。。1月-231月-23Friday,January6,202310、雨中黄黄叶树，，灯下白白头人。。。01:14:4701:14:4701:141/6/20231:14:47AM11、以我独沈沈久，愧君君相见频。。。1月-2301:14:4701:14Jan-2306-Jan-2312、故人江海别别，几度隔山山川。。01:14:4701:14:4701:14Friday,January6,202313、乍见见翻疑疑梦，，相悲悲各问问年。。。1月-231月-2301:14:4701:14:47January6,202314、他乡生白白发，旧国国见青山。。。06一月月20231:14:47上上午01:14:471月-2315、比不不了得得就不不比，，得不不到的的就不不要。。。。一月月231:14上上午午1月月-2301:14January6,202316、行动出出成果，，工作出出财富。。。2023/1/61:14:4701:14:4706January202317、做前，能能够环视四四周；做时时，你只能能或者最好好沿着以脚脚为起点的的射线向前前。。1:14:47上上午1:14上上午01:14:471月-239、没有失败，，只有暂时停停止成功！。。1月-231月-23Friday,January6,202310、很多事情情努力了未未必有结果果，但是不不努力却什什么改变也也没有。。。01:14:4701:14:4701:141/6/20231:14:47AM11、成功就是是日复一日日那一点点点小小努力力的积累。。。1月-2301:14:4701:14Jan-2306-Jan-2312、世间间成事事，不不求其其绝对对圆满满，留留一份份不足足，可可得无无限完完美。。。01:14:4701:14:4701:14Friday,January6,202313、不不知知香香积积寺寺，，数数里里入入云云峰峰。。。。1月月-231月月-2301:14:4701:14:47January6,202314、意志志坚强强的人人能把把世界界放在在手中中像泥泥块一一样任任意揉揉捏。。06一一月月20231:14:47上上午01:14:471月-2315、楚塞塞三湘湘接，，荆门门九派派通。。。。一月231:14上上午午1月-2301:14January6,202316、少年十十五二十十时，步步行夺得得胡马骑骑。。2023/1/61:14:4701:14:4706January202317、空山新雨后后，天气晚来来秋。。1:14:47上午1:14上上午01:14:471月-239、杨柳散和和风，青山山澹吾虑。。。1月-231月-23Friday,January6,202310、阅读一一切好书