发票催收财务制度

PAGE发票催收财务制度一、总则（一）目的为加强公司财务管理，规范发票催收工作，保障公司资金安全，提高资金使用效率，根据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及发票开具、收取及催收的业务活动，包括但不限于销售业务、采购业务、服务业务等。（三）基本原则1.合法性原则：发票催收工作应严格遵守国家税收法律法规及财务制度，确保各项操作合法合规。2.及时性原则：相关责任人应及时跟进发票的开具与催收工作，避免逾期造成不必要的损失。3.责任明确原则：明确各部门及人员在发票催收过程中的职责，确保工作落实到人。4.风险防控原则：对发票催收过程中可能出现的风险进行有效识别、评估和控制，保障公司利益。二、发票开具管理（一）开具流程1.业务部门在与客户签订合同或达成业务意向后，应及时通知财务部门根据业务内容和金额准确开具发票。2.财务部门收到通知后，核对业务信息，包括客户名称、纳税人识别号、地址电话、开户行及账号等开票信息的准确性。3.根据业务实际情况，按照国家税收法规规定的税率和税目，准确计算发票金额、税额等内容。4.使用合法合规的发票开具系统或工具，如实开具发票，确保发票内容清晰、准确、完整，不得虚开发票。5.发票开具完成后，应加盖公司发票专用章，并按照规定的方式进行交付（如邮寄给客户、由业务人员当面送达等）。（二）开具时间要求1.对于已完成的销售业务或服务项目，应在合同约定的收款时间节点前开具发票。如合同未明确约定收款时间，应在业务完成后的[X]个工作日内开具发票。2.对于分期收款业务，应按照合同约定的分期收款时间分别开具发票。（三）发票作废与红冲管理1.如因开票错误、销售退回、折让等原因需要作废发票，必须在开票当月内进行。由业务部门提交发票作废申请，说明作废原因，经财务部门审核后，在发票管理系统中进行作废操作，并将作废发票各联次妥善保管。2.对于不符合发票作废条件，但需要开具红字发票的情况，应按照国家税务总局规定的程序办理。由业务部门提交红字发票开具申请，说明开具原因及相关证明材料，经财务部门审核、税务机关审批后，方可开具红字发票。三、发票收取管理（一）收取流程1.业务部门在与客户进行业务往来过程中，应告知客户及时支付款项并取得发票的相关要求。2.业务人员负责跟进客户发票的收取情况，在收到客户支付款项后，及时将发票带回公司，并移交给财务部门。3.财务部门收到业务人员移交的发票后，应认真核对发票的真实性、完整性和有效性。包括发票的开具日期、发票号码是否连续、发票内容与业务实际是否相符、发票印章是否清晰有效等。4.核对无误后，对发票进行妥善保管，并按照财务核算要求进行账务处理。（二）收取时间要求1.业务人员应在客户支付款项后的[X]个工作日内将发票取回并移交财务部门。2.对于逾期未收到发票的客户，业务人员应及时与客户沟通，了解原因，并采取相应措施催促客户尽快提供发票。（三）特殊情况处理1.如客户因特殊原因无法提供发票，业务人员应及时向财务部门报告，并取得客户出具的相关证明文件（如付款凭证、业务说明等）。财务部门根据实际情况进行账务处理，并在后续跟进中督促客户尽快提供发票。2.对于取得的发票存在问题（如虚假发票、发票信息错误等），财务部门应及时与业务人员沟通，要求业务人员与客户协商解决。如无法解决，应及时向公司管理层报告，并采取相应的法律措施维护公司权益。四、发票催收职责分工（一）业务部门职责1.负责与客户沟通协调发票开具与收取事宜，及时了解客户付款进度和发票需求情况。2.对逾期未支付款项的客户进行初步催收，了解客户逾期原因，并向财务部门反馈催收情况。3.协助财务部门提供与发票催收相关的数据及资料，配合财务部门进行催收工作。（二）财务部门职责1.负责审核发票开具的准确性和合规性，确保发票及时、准确开具。2.定期对公司发票催收情况进行统计分析，向业务部门反馈逾期未收回发票的客户名单及相关信息。3.制定发票催收计划，对逾期未收回发票的客户进行重点催收，采取电话催收、函件催收、上门催收等方式，必要时通过法律途径解决。4.负责与税务机关沟通协调发票相关事宜，确保公司发票管理工作符合税收法规要求。（三）法务部门职责1.为发票催收工作提供法律支持，审核催收函件、法律文书等的合法性和有效性。2.对涉及金额较大、催收难度较高的客户，协助财务部门制定法律解决方案，必要时代表公司提起诉讼或申请仲裁。五、发票催收流程（一）逾期预警1.财务部门应建立发票逾期预警机制，根据合同约定的收款时间和发票开具时间，提前设定预警期限。2.在预警期限到达前[X]个工作日，财务部门向业务部门发送发票逾期预警通知，提醒业务部门关注客户付款情况。（二）首次催收1.对于逾期未收回的发票，业务部门应在预警期限届满后的[X]个工作日内进行首次催收。催收方式可包括电话沟通、邮件提醒、发送催收函等。2.业务人员在催收过程中，应向客户说明逾期付款的不利影响，了解客户逾期原因，并要求客户尽快支付款项或提供发票。3.催收完成后，业务人员应及时将催收情况反馈给财务部门，填写《发票催收情况反馈表》，详细记录催收时间、方式、客户反馈等信息。（三）二次催收1.若首次催收后客户仍未支付款项或提供发票，财务部门应在首次催收后的[X]个工作日内进行二次催收。2.二次催收可采用更为严格的催收方式，如上门催收、发送律师函等。同时，财务部门应与业务部门共同商讨催收策略，分析客户逾期的深层次原因，寻求解决方案。3.二次催收过程中，如发现客户存在恶意拖欠款项的迹象，应及时启动法律程序，维护公司合法权益。（四）法律催收1.对于经过多次催收仍无效果的客户，法务部门应介入处理，根据具体情况制定法律解决方案。2.法律解决方案可包括向法院提起诉讼、申请仲裁、申请财产保全等措施。在采取法律行动前，法务部门应充分收集相关证据，确保诉讼或仲裁的成功率。3.在法律催收过程中，财务部门应密切配合，提供必要的财务数据和资料，协助法务部门做好诉讼或仲裁准备工作。六、发票催收记录与档案管理（一）催收记录1.业务人员和财务人员应在每次发票催收后及时记录催收情况，包括催收时间、方式、客户反馈、催收结果等信息。2.催收记录应详细、准确、完整，可采用纸质记录或电子记录的方式保存。电子记录应定期进行备份，确保数据安全。（二）档案管理1.财务部门应建立发票催收档案管理制度，对涉及发票催收的相关文件、资料进行分类整理、归档保存。2.发票催收档案应包括合同协议、发票开具记录、发票收取记录、催收函件、法律文书、诉讼或仲裁文件等资料。3.档案保存期限应按照国家法律法规及公司档案管理规定执行，一般不少于[X]年。在保存期限届满后，经公司管理层批准，方可进行销毁处理。七、考核与奖惩（一）考核指标1.发票按时开具率：考核财务部门是否按照规定时间准确开具发票，计算公式为：按时开具发票份数/应开具发票份数×100%。2.发票及时收取率：考核业务部门是否按照规定时间及时收取发票，计算公式为：及时收取发票份数/应收取发票份数×100%。3.逾期发票回收率：考核发票催收工作的效果，计算公式为：收回逾期发票金额/逾期发票总金额×100%。（二）奖励措施1.对于在发票催收工作中表现突出的部门或个人，公司将给予表彰和奖励。奖励方式包括奖金、荣誉证书、晋升机会等。2.如业务部门通过积极催收，成功收回逾期款项，为公司挽回重大经济损失的，公司将给予特别奖励。（三）惩罚措施1.对于因工作