物业工程部财务制度

PAGE物业工程部财务制度一、总则（一）目的为了加强物业工程部财务管理，规范财务行为，确保工程资金的合理使用与安全，提高资金使用效益，保障工程部各项工作的顺利开展，特制定本财务制度。（二）适用范围本制度适用于物业工程部所有涉及财务收支的活动，包括但不限于工程维修项目、设备采购与更新、日常运营费用等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关财务制度，依法进行财务活动。2.真实性原则：财务信息应真实、准确、完整，如实反映工程部财务状况和经营成果。3.合理性原则：各项费用支出应合理、必要，符合工程部实际工作需求和预算安排。4.效益性原则：注重资金使用效益，优化资源配置，降低成本，提高经济效益。5.内部控制原则：建立健全内部控制制度，规范财务流程，加强财务监督，防范财务风险。二、财务岗位职责（一）财务负责人职责1.全面负责物业工程部的财务管理工作，制定财务工作计划和目标，并组织实施。2.贯彻执行国家财经法规和公司财务制度，确保财务工作合法合规。3.组织编制工程部年度预算，审核各项费用支出，严格控制预算执行。4.定期分析工程部财务状况，为管理层提供财务决策支持，提出合理化建议。5.负责财务报表的编制与报送，及时、准确地反映工程部财务信息。6.加强财务团队建设，提高财务人员业务素质和工作能力。7.协调与其他部门的关系，确保财务工作与各项业务工作的顺利衔接。（二）会计职责1.按照国家会计制度的规定，进行会计核算，填制会计凭证，登记会计账簿，编制财务报表。2.负责审核原始凭证的真实性、合法性和完整性，对不符合规定的凭证予以退回并要求更正补充。3.定期核对账目，确保账账相符、账实相符，及时清理往来款项。4.负责财务档案的整理、归档和保管工作，确保财务资料的安全与完整。5.协助财务负责人编制预算和财务分析报告，提供相关财务数据支持。（三）出纳职责1.办理现金收付和银行结算业务，严格按照规定收付款项，确保资金安全。2.负责现金日记账和银行存款日记账的登记工作，做到日清月结，账款相符。3.保管库存现金、有价证券和空白支票等重要票据，确保其安全无遗失。4.按照规定开具发票和收据，及时传递给会计进行账务处理。5.协助会计做好其他财务工作，如核对账目、盘点资产等。三、预算管理（一）预算编制1.每年末，工程部应根据下一年度工作计划和业务需求，编制年度预算草案。预算内容包括工程维修费用、设备采购费用、人员费用、办公费用等各项支出。2.预算编制应遵循“自上而下、自下而上、上下结合”的原则，由各部门提出初步预算建议，经工程部负责人审核后汇总，报财务负责人审核，最后提交管理层审批。3.预算编制应充分考虑历史数据、市场价格变动、工程进度等因素，确保预算的科学性和合理性。（二）预算执行1.预算一经批准，必须严格执行。各部门应按照预算安排控制费用支出，不得超预算开支。2.财务部门应建立预算执行监控机制，定期对预算执行情况进行分析和通报，及时发现问题并提出改进措施。3.如因特殊原因需要调整预算，应按照规定程序进行申报，经批准后方可调整。调整预算应说明调整原因、调整金额及对财务状况的影响等。（三）预算考核1.建立预算考核制度，对各部门预算执行情况进行考核评价。考核指标包括预算执行率、费用控制率、预算准确率等。2.预算考核结果与部门绩效挂钩，对预算执行情况良好的部门给予奖励，对未完成预算任务或超预算严重的部门进行相应处罚。四、收入管理（一）工程维修收入1.物业工程部承接的工程维修项目，应按照合同约定及时收取维修费用。维修费用的收取应明确收费标准和收费方式，确保收费合理、合规。2.工程维修项目完工后，应及时办理验收手续，验收合格后向客户开具发票，并按照合同约定收取款项。3.对于客户逾期未支付的维修费用，应及时进行催款，必要时采取法律手段维护公司权益。（二）其他收入1.工程部因提供其他服务或取得的其他收入，如设备租赁收入、废旧物资处置收入等，应按照规定进行核算和管理。2.其他收入的收取应符合相关法律法规和公司规定，确保收入来源合法、合规。收入取得后应及时入账，不得截留、挪用。五、支出管理（一）费用报销1.费用报销应严格按照公司规定的流程进行，由经办人填写费用报销单，注明费用事由、金额、附件张数等信息，并签字确认。2.部门负责人对报销事项的真实性、合理性进行审核，签字批准后报财务负责人审核。3.财务负责人按照财务制度和预算要求对报销凭证进行审核，审核通过后报总经理审批。4.总经理审批通过后，报销人持报销单到出纳处办理报销手续。出纳应认真核对报销凭证，无误后支付款项。5.费用报销应提供真实、合法、有效的原始凭证，如发票、收据、合同等。原始凭证应内容完整、字迹清晰、印章齐全，不得涂改、挖补。（二）工程成本支出1.工程成本支出包括直接成本和间接成本。直接成本主要包括材料费用、人工费用、设备购置费用等；间接成本主要包括工程管理费、水电费、差旅费等。2.工程成本支出应按照工程预算和合同约定进行控制，严格审核各项成本支出的合理性和必要性。3.材料采购应遵循“货比三家、择优选择”的原则，确保材料质量合格、价格合理。材料采购应签订合同，明确采购数量、价格、交货时间等条款，并按照合同约定进行验收和付款。4.人工费用应按照公司薪酬制度和工程实际需求进行核算和支付，确保工资计算准确、发放及时。5.设备购置应进行可行性研究和论证，按照规定程序进行采购招标，确保设备性能满足工程要求、价格合理。设备购置后应及时进行验收和入账，做好设备的日常管理和维护工作。（三）固定资产购置与管理1.固定资产购置应纳入年度预算管理，按照规定程序进行审批。购置固定资产应进行市场调研，选择性价比高的产品。2.固定资产购置后，应及时办理验收手续，填写固定资产卡片，登记固定资产台账。财务部门应按照规定进行固定资产入账核算，计提折旧。3.加强固定资产日常管理，定期进行盘点清查，确保固定资产账实相符。对盘盈、盘亏的固定资产应及时查明原因，按照规定进行处理。4.固定资产的处置应按照公司规定进行审批，处置收入应及时入账，处置损失应按照规定进行核销。六、资金管理（一）现金管理1.严格遵守现金使用范围，按照国家规定的现金结算起点进行现金收付。除规定可以使用现金支付的款项外，其他款项应通过银行转账结算。2.库存现金应严格控制在核定的限额内，不得超限额存放现金。出纳应每日盘点现金，确保账款相符。3.现金收付应严格执行审批制度，做到手续完备、账目清楚。现金收入应及时存入银行，不得坐支现金。（二）银行存款管理1.按照国家有关规定，开设银行账户，并严格按照银行账户管理规定使用账户。不得出租、出借银行账户，不得公款私存。2.定期与银行核对账目，编制银行存款余额调节表，及时发现和处理未达账项。3.加强银行存款的安全管理，妥善保管银行印鉴、支票等重要票据，防止丢失和被盗用。（三）资金审批与支付1.资金审批应按照规定的流程进行，由经办人填写资金支付申请单，注明支付事由、金额、收款单位等信息，并签字确认。2.部门负责人对支付事项的真实性、合理性进行审核，签字批准后报财务负责人审核。3.财务负责人按照财务制度和资金状况对支付申请进行审核，审核通过后报总经理审批。4.总经理审批通过后，出纳应按照审批意见及时办理资金支付手续。对于大额资金支付，应实行集体决策和联签制度。七、财务核算与报表（一）财务核算1.按照国家统一的会计制度和公司财务制度进行财务核算，设置会计科目和账簿，及时记录各项经济业务。2.财务核算应做到日清月结，确保财务数据的准确性和及时性。对各项收入、支出、资产、负债等进行详细核算，定期进行账务核对和清理。3.加强财务核算的内部控制，建立健全财务核算监督机制，防止财务舞弊行为的发生。（二）财务报表1.定期编制财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。财务报表应真实、准确、完整地反映工程部财务状况和经营成果。2.财务报表编制完成后，应经会计审核、财务负责人复核、总经理审批后对外报送。3.加强财务报表分析，定期对财务报表数据进行分析，为管理层提供决策支持。分析内容包括财务指标分析、预算执行情况分析、成本费用分析等。八、财务监督与审计（一）内部监督1.建立健全内部财务监督制度，加强对财务收支、预算执行、资金使用等方面的监督检查。2.财务部门应定期对财务工作进行自查自纠，及时发现和纠正存在的问题。3.各部门应配合财务部门的监督检查工作，如实提供相关资料和信息。（二）审计监督1.接受公司内部审计部门的审计监督，按照审计要求提供相关财务资料和信息。2.对审计提出的问题和建议，应认真整改落实，并及时反馈整改情况。3.配合外部审计机构的审计工作，如实提供审计所需资料，积极配合审计人员的工作。九、财务档案管理（一）档案范围财务档案包括会计凭证、会计账簿、财务报表、预算资料、合同协议、发票收据、银行对账单、审计报告等与财务工作相关的各类资料。（二）档案整理与归档1.财务人员应按照档案管理要求，定期对财务资料进行整理和分类，确保资料齐全、完整。2.会计凭证应按月装订成册，注明凭证编号、日期、附件张数等信息，并加盖封面和封底。会计账簿应定期打印并装订成册。3.财务报表、预算资料、合同协议等应分类归档，按照年度顺序排列，便于查阅和保管。（三）档