财务制度之采购管理制度

PAGE财务制度之采购管理制度一、总则1.目的本采购管理制度旨在规范公司采购活动，确保采购工作的合法性、合规性、高效性，保障公司利益，满足公司生产经营需求。2.适用范围本制度适用于公司内所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，确保所有供应商享有平等的竞争机会。效益原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高采购效益。诚信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系。二、采购组织与职责1.采购部门职责负责制定采购计划，根据公司生产经营需求，合理安排采购任务。寻找、筛选、评估供应商，建立供应商档案，维护供应商关系。组织采购谈判，签订采购合同，确保合同条款符合公司利益。跟踪采购订单执行情况，协调解决采购过程中的问题。负责采购成本控制，进行采购成本分析，提出降低成本的建议。人员配备采购部门应根据公司业务规模和采购任务量，合理配备采购人员。采购人员应具备相关专业知识和技能，熟悉采购流程和法律法规。2.需求部门职责根据公司生产经营计划，提出采购需求，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求等。协助采购部门进行供应商评估和选择，提供相关技术支持和建议。参与采购合同的评审，提出意见和建议。负责采购物品或服务的验收工作，确保符合公司要求。3.财务部门职责审核采购预算，确保采购资金的合理安排。参与采购合同的评审，审核合同付款条款，确保付款安排符合公司财务规定。负责采购款项的支付审核和账务处理，确保采购资金的安全和准确核算。对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持和决策建议。三、采购流程1.采购需求提出需求部门应根据公司生产经营计划，提前制定采购需求计划。采购需求计划应明确采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等。采购需求计划应提交给采购部门，采购部门进行汇总和审核。对于不合理或不符合公司实际需求的采购需求，采购部门应与需求部门进行沟通和协商，提出调整建议。2.供应商选择与评估采购部门根据采购需求，通过多种渠道寻找潜在供应商。可以通过网络搜索、行业推荐、供应商自荐等方式获取供应商信息。对潜在供应商进行初步筛选，根据供应商的资质、信誉、产品质量、价格、服务等方面进行评估。筛选出符合要求的供应商名单，向其发送询价函或招标邀请。要求供应商提供详细的报价文件或投标文件，包括产品规格、价格、交货期、售后服务等内容。采购部门对供应商的报价文件或投标文件进行评审，比较各供应商的优势和劣势。组织相关人员对供应商进行实地考察，了解供应商的生产经营状况、质量管理体系、售后服务能力等。实地考察后，形成考察报告，作为供应商评估的重要依据。根据供应商评估结果，选择合适的供应商，并与其签订采购框架协议或年度采购合同。采购框架协议或年度采购合同应明确采购物品或服务的基本条款、价格、交货期、付款方式、质量标准、售后服务等内容。3.采购订单下达采购部门根据采购框架协议或年度采购合同，向选定的供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物品或服务的具体规格、数量、交货期、交货地点、质量标准等要求。采购订单下达后，采购部门应及时跟踪订单执行情况，与供应商保持沟通，确保供应商按时、按质、按量交货。4.采购合同签订采购合同应根据采购订单的内容进行起草，明确双方的权利和义务。采购合同应包括合同名称、合同编号、签订日期、双方当事人信息、采购物品或服务的详细规格、数量、价格、交货期、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任、争议解决方式等条款。采购合同起草后，应提交给财务部门、法务部门等相关部门进行评审。财务部门主要审核合同付款条款的合理性和合规性，法务部门主要审核合同的合法性和风险防范条款。根据相关部门的评审意见，对采购合同进行修改和完善。修改后的采购合同经双方当事人签字盖章后生效。5.采购验收采购物品或服务到货前，采购部门应通知需求部门做好验收准备工作。需求部门应组织相关人员成立验收小组，明确验收标准和验收流程。采购物品或服务到货时，验收小组应按照验收标准对其进行验收。验收内容包括数量、规格、质量、外观等方面。对于验收合格的采购物品或服务，验收小组应出具验收报告。对于验收不合格的采购物品或服务，验收小组应及时通知采购部门与供应商协商解决。供应商应负责更换、补货或采取其他补救措施，直至验收合格为止。6.采购付款采购部门应根据采购合同的约定，及时向财务部门提交付款申请。付款申请应包括采购合同编号、采购物品或服务名称、数量、金额、付款方式、付款期限等信息。财务部门收到付款申请后，应按照公司财务制度进行审核。审核内容包括采购合同的执行情况、验收报告的真实性、发票的合规性等。审核通过后，财务部门按照采购合同约定的付款方式和付款期限进行付款。付款方式可以包括支票、汇票、电汇、网上银行转账等。四、采购预算管理1.预算编制采购部门应根据公司年度生产经营计划和采购需求计划，编制采购预算。采购预算应包括采购物品或服务的名称、规格、数量、预计采购金额等内容。采购预算编制过程中，应充分考虑市场价格波动、供应商报价变化等因素，确保预算的合理性和准确性。采购预算编制完成后，应提交给财务部门进行审核。财务部门根据公司财务状况和资金安排，对采购预算进行审核和调整。审核通过后的采购预算报公司管理层审批。2.预算执行采购部门应严格按照采购预算执行采购任务，控制采购成本。在采购过程中，如遇特殊情况需要调整采购预算，应及时向财务部门和公司管理层提出申请。财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购预算执行情况进行分析和评估。对于预算执行偏差较大的情况，应及时查找原因，并采取相应的措施进行调整。3.预算调整在采购预算执行过程中，如因市场价格波动、生产经营计划调整、供应商变更等原因导致采购预算需要调整的，采购部门应及时提出预算调整申请。预算调整申请应包括调整原因、调整内容、调整金额等信息。采购部门应提交相关证明材料，如市场价格变动报告、生产经营计划调整文件等。财务部门收到预算调整申请后，应进行审核。审核通过后的预算调整申请报公司管理层审批。经公司管理层审批同意后，采购部门方可按照调整后的采购预算执行采购任务。五、采购风险管理1.风险识别采购部门应定期对采购过程中的风险进行识别和评估。采购风险主要包括供应商风险、市场风险、质量风险、合同风险、付款风险等。供应商风险包括供应商破产、违约、产品质量问题、交货延迟等风险。市场风险包括市场价格波动、原材料供应短缺等风险。质量风险包括采购物品或服务不符合质量标准的风险。合同风险包括合同条款不明确、合同执行过程中出现纠纷等风险。付款风险包括供应商提供虚假发票、付款延误等风险。2.风险评估采购部门应根据风险识别的结果，对采购风险进行评估。评估内容包括风险发生的可能性、风险影响程度等。根据风险评估结果，将采购风险分为高风险、中风险和低风险。对于高风险的采购项目，应采取重点监控和防范措施。3.风险应对针对不同类型的采购风险，应采取相应的风险应对措施。对于供应商风险，可以通过增加供应商数量、建立供应商备用库、加强供应商管理等方式进行防范。对于市场风险，可以通过签订长期采购合同、套期保值等方式进行规避。对于质量风险，可以通过加强质量检验、建立质量追溯体系等方式进行控制。对于合同风险，可以通过加强合同评审、规范合同签订流程等方式进行防范。对于付款风险，可以通过加强发票审核、建立付款审批制度等方式进行控制。采购部门应定期对采购风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时发现问题并进行调整和改进。六、采购绩效评估1.评估指标采购绩效评估指标应包括采购成本、采购质量、采购交货期、采购服务等方面。采购成本指标可以包括采购价格、采购费用率等。采购质量指标可以包括验收合格率、退货率等。采购交货期指标可以包括按时交货率、交货延迟天数等。采购服务指标可以包括供应商满意度、内部客户满意度等。采购绩效评估指标应根据公司实际情况和采购目标进行设定，确保评估指标的科学性和合理性。2.评估方法采购绩效评估可以采用定量评估和定性评估相结合的方法。定量评估主要通过数据分析和计算来评估采购绩效，如采购成本降低率、验收合格率等。定性评估主要通过问卷调查、访谈等方式来评估采购绩效，如供应商满意度、内部客户满意度等。采购部门应定期对采购绩效进行评估，评估周期可以根据公司实际情况设定，如月度、季度、年度等。3.评估结果应用采购绩效评估结果应及时反馈给采购部门和相关人员。