借款单财务制度

PAGE借款单财务制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司借款行为，加强财务管理，确保资金安全、合理使用，提高资金使用效率，保障公司正常运营。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门及全体员工因公务需要的借款业务。无论借款金额大小，均应严格按照本制度执行。3.基本原则计划性原则：借款应根据工作需要和预算安排，提前制定借款计划，避免随意借款。合理性原则：借款用途必须合理、合规，与公司业务相关，不得用于个人消费或其他无关事项。及时性原则：借款人员应在规定时间内及时办理借款手续，并在业务完成后按时归还借款。责任明确原则：明确借款审批流程和各环节责任人，确保借款业务操作规范、责任清晰。二、借款申请1.申请条件员工因开展公司业务活动，如采购办公用品、出差、参加会议、办理业务等，确实需要预支款项时，方可申请借款。申请借款必须有明确的业务事项和资金需求预算，不得盲目借款。2.申请流程填写借款单：借款人员需填写统一格式的借款单，详细注明借款日期、借款部门、借款人姓名、借款事由、预计还款日期、借款金额等信息。借款事由应清晰、准确，与实际业务相符。部门负责人审批：借款单首先提交至所在部门负责人处。部门负责人应根据业务实际情况，对借款事项的真实性、必要性和合理性进行审核，并签署审批意见。如同意借款，应明确借款金额和还款要求；如不同意借款，应说明理由。财务审核：部门负责人审批通过后，借款单流转至财务部门。财务人员对借款单进行形式审核，检查填写内容是否完整、准确，审批手续是否齐全。同时，财务人员根据公司资金状况和预算安排，对借款金额的合理性进行审核。如发现问题，及时与借款人员沟通并要求补充或修改相关信息。高层审批：对于金额较大（具体金额标准由公司根据实际情况确定，如超过[X]元）的借款，需经公司高层领导审批。高层领导应从公司整体利益出发，综合考虑业务需求、资金状况等因素，做出最终审批决定。三、借款审批1.审批权限设置部门负责人审批权限：部门负责人有权审批本部门员工金额在[X]元以下的借款申请。对于本部门重要业务或特殊情况的借款申请，部门负责人应认真审核，确保借款合理、必要，并在审批意见中详细说明情况。财务负责人审批权限：财务负责人有权审批金额在[X]元至[X]元之间的借款申请。财务负责人应重点审核借款的资金来源、资金用途是否符合财务规定，以及还款计划的合理性等。高层领导审批权限：超过财务负责人审批权限的借款申请，需经公司高层领导审批。高层领导应全面考虑公司财务状况、业务发展需求等因素，对借款申请进行审慎决策。2.审批流程要点审批时间：各级审批人员应在收到借款单后的[X]个工作日内完成审批工作。如遇特殊情况需要延长审批时间，应及时与借款人员沟通说明原因。审批意见明确：审批人员应在借款单上明确签署同意借款、不同意借款或修改意见等审批意见，并注明审批日期。对于不同意借款的申请，应详细说明理由，以便借款人员了解情况并做出相应调整。审批记录留存：财务部门应建立借款审批记录台账，详细记录每笔借款的申请日期、审批流程、审批人员、审批意见等信息。审批记录台账应妥善保存，以备查阅和审计。四、借款发放1.发放流程经各级审批通过的借款单，由财务部门根据审批意见办理借款发放手续。财务人员按照借款单上注明的借款金额，通过银行转账、现金支付等方式将款项支付给借款人。如采用现金支付方式，借款人应在借款单上签字确认领取现金。对于通过银行转账方式发放借款的，财务人员应确保收款账户信息准确无误。如因收款账户信息错误导致借款无法正常发放或出现其他问题，由借款人员承担相应责任。2.发放时间借款发放时间原则上为审批通过后的[X]个工作日内。如遇特殊情况（如银行系统故障、资金周转困难等）导致无法按时发放借款，财务部门应及时向借款人员说明原因，并尽快安排发放。五、借款使用与管理1.使用要求借款人应严格按照借款申请事由使用借款资金，不得擅自改变借款用途。如因特殊情况需要变更借款用途，必须重新履行借款申请和审批手续。在借款使用过程中，借款人应妥善保管相关票据、凭证等资料，以备财务部门核查。对于购置物品的借款，应取得合法有效的发票，并将发票及相关资料及时提交给财务部门。借款人应定期向部门负责人汇报借款使用情况，确保借款资金使用透明、合规。2.管理责任部门负责人对本部门员工的借款使用负有监督管理责任。应定期检查借款使用情况，督促借款人按时完成业务并及时归还借款。如发现借款使用过程中存在问题，应及时要求借款人整改，并向财务部门反馈相关情况。财务部门负责对公司借款业务进行整体监控和管理。定期对借款余额进行核对和分析，及时发现异常借款情况，并采取相应措施进行处理。同时，财务部门应加强与各部门的沟通协调，确保借款管理工作顺利开展。六、借款归还1.归还期限借款人应按照借款单上注明的预计还款日期按时归还借款。如因业务需要确实无法按时归还借款，应提前向借款审批部门提出延期还款申请，并说明延期原因和预计还款时间。延期还款申请应按照借款审批流程进行审批，各级审批人员应根据实际情况决定是否批准延期还款。对于批准延期还款的申请，应明确新的还款日期和相关要求。一般情况下，借款延期还款期限最长不得超过[X]个工作日。如遇特殊情况需要更长时间延期还款的，应经公司高层领导批准。2.归还方式借款人应优先选择银行转账方式归还借款。如采用现金归还借款，应确保现金来源合法合规，并在财务部门指定地点办理还款手续，由财务人员当场清点现金并开具收款凭证。借款人归还借款时，应向财务部门提交还款凭证，并在借款单上注明还款日期、还款金额等信息。财务人员应及时核对还款信息，确认借款已全额归还后，在借款单上加盖“已结清”章，并将借款单存档保管。七、逾期借款处理1.逾期通知财务部门应定期对借款情况进行清查，对于逾期未归还的借款，及时向借款人发送逾期借款通知。逾期借款通知应明确借款人姓名、借款金额、逾期天数、应还款日期等信息，并提醒借款人尽快归还借款。逾期借款通知可采用书面通知、电子邮件、短信等方式发送给借款人。如采用书面通知方式，应确保借款人能够及时收到通知。2.逾期催收对于逾期借款，财务部门应会同借款人所在部门进行催收。催收方式可包括电话沟通、上门催收、发送催收函等。在催收过程中，应向借款人说明逾期借款的不利影响，并要求其尽快制定还款计划并执行。如借款人在催收后仍未按时归还借款，公司将采取进一步措施，如从借款人工资中扣除借款本金及相应利息（利息计算方式按照公司相关规定执行）、暂停其相关业务权限、在公司内部进行通报批评等。3.法律措施对于逾期时间较长、金额较大且经多次催收仍拒不归还借款的情况，公司将考虑通过法律途径追讨借款。公司将委托律师事务所等专业机构，依法维护公司的合法权益。在采取法律措施过程中，所产生的一切费用（如律师费、诉讼费、差旅费等）均由借款人承担。八、借款核销1.核销条件借款业务完成后，借款人应及时办理报销或还款手续。如借款用于购置物品、支付费用等，应在取得合法有效发票并完成报销后，冲减借款金额；如借款用于出差等临时性业务，应在出差结束后及时报销相关费用，并归还剩余借款。当借款金额与实际发生的费用或业务支出相符，且借款人已完成全部还款或报销手续后，该笔借款方可进行核销。2.核销流程借款人填写核销申请，详细说明借款业务完成情况、实际支出金额、已还款金额等信息，并附上相关发票、报销凭证等资料。部门负责人对核销申请进行审核，确认借款业务已真实完成，费用支出合理合规后，签署审核意见。财务部门对核销申请及相关资料进行审核。核对借款金额、实际支出金额、还款金额等数据是否一致，发票及报销凭证是否符合财务规定。审核通过后，办理借款核销手续，将借款单从借款台账中注销，并进行相应的账务处理。九、监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门定期对借款业务进行审计检查。审计内容包括借款申请的真实性、审批流程的合规性、借款使用的合理性、还款情况等。通过查阅借款单、审批记录、会计凭证、银行对账单等资料，与借款人员、审批人员、财务人员进行沟通访谈，核实借款业务的实际情况。对于审计发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.财务监督财务部门负责对借款业务进行日常监督管理。定期核对借款余额，检查借款使用情况，确保借款资金安全、合理使用。加强对借款审批流程的监控，确保各级审批人员严格按照规定权限和流程进行审批。对发现的异常借款情况及时进行调查和处理，并向公司领导汇报相关情况。3.违规处理对于违反本制度规定的借款行为，如未经审批擅自借款、擅自改变借款用途、逾期不归还借款等，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括警告、罚款、降职、解除劳动合同等。对于因违规借款行为给公司造成经济损失的，借款人应承担相应的赔偿责任。公司将通过法律途径追讨损失，维护公司的合法权益。十、附则1.制度解释本制度由公司财务部门负责解释。如在执行过程中遇到问题或对制度条款存在疑问，各部门