卫生院后勤采购制度

PAGE卫生院后勤采购制度一、总则1.目的为加强卫生院后勤采购管理，规范采购行为，确保采购工作公开、公平、公正，提高采购效率，保证采购质量，满足卫生院业务工作需要，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于卫生院后勤物资、设备、服务等采购活动。包括但不限于医疗耗材、办公用品、药品、医疗器械、维修服务、物业服务等。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受监督，保障各利益相关方的知情权。公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与竞争，确保采购到性价比最优的物资和服务。诚实信用原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得欺诈、隐瞒或不正当竞争。二、采购组织与职责1.采购领导小组组成：由卫生院领导班子成员、相关职能部门负责人等组成。职责：审议采购制度、采购计划和采购预算。研究决定重大采购事项，协调解决采购过程中的重大问题。监督采购活动的执行情况，对违规行为进行纠正和处理。2.采购管理部门设置：卫生院设立专门的采购管理部门，配备专业的采购管理人员。职责：贯彻执行采购制度，制定采购工作流程和操作规范。编制采购计划，根据卫生院业务需求和库存情况，合理安排采购时间和数量。组织采购活动，包括供应商选择、采购谈判、合同签订等。负责采购文件的编制、审核、存档和管理。协调采购过程中的各方面关系，跟踪采购进度，确保采购任务按时完成。定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议。3.需求部门职责：根据业务工作需要，提出物资、设备或服务的采购申请，明确采购规格、数量、质量要求等。参与采购过程中的技术参数确认、验收等工作。配合采购管理部门做好采购后的使用和管理工作，及时反馈使用过程中的问题。三、采购流程1.采购申请需求部门根据实际工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、申请理由等，并经部门负责人签字确认。对于金额较大或涉及重大项目的采购申请，需提交相关论证材料，如可行性报告、技术方案等，报采购领导小组审议。2.采购审批采购管理部门收到采购申请后，对申请内容进行审核，核实采购需求的合理性、必要性以及预算的准确性。根据采购金额大小，按照规定的审批权限进行审批。一般采购项目由采购管理部门负责人审批；金额较大的采购项目，经采购领导小组审批后实施。3.采购方式选择根据采购项目的性质、金额、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。公开招标：适用于采购金额较大、技术规格复杂、市场竞争充分的项目。通过发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标，按照规定的评标标准和方法确定中标供应商。邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。由采购管理部门向符合条件的特定供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。与单一供应商进行协商，确定采购价格和合同条款。询价采购：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。4.供应商选择与管理供应商筛选：采购管理部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对潜在供应商进行资格审查，包括营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等，筛选出符合要求的供应商。供应商评价：定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格等方面进行评价。评价方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等。根据评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于不符合要求的供应商及时淘汰。供应商选择：根据采购项目要求，从合格供应商名单中选择合适的供应商参与采购活动。对于重大采购项目，可通过招标、谈判等方式确定最终供应商。5.采购文件编制根据采购方式和项目特点，编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告（招标、谈判文件等）、采购需求说明、技术规格、评标标准、合同条款等内容。采购文件应明确采购项目的各项要求和标准，确保供应商能够准确理解采购意图，为采购活动提供明确的依据。6.采购实施招标采购：发布招标公告，发售招标文件，组织开标、评标、定标等活动。开标时，供应商应按时提交投标文件，采购管理部门负责组织开标会议，宣布开标纪律，公布投标人名称、投标价格等信息。评标过程中，按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人。定标后，向中标供应商发出中标通知书，并通知未中标供应商。谈判采购：成立谈判小组，与供应商进行谈判。谈判小组由采购管理部门、需求部门及相关技术专家组成。谈判过程中，双方就采购项目的价格、技术规格、服务条款等进行协商，达成一致后签订采购合同。询价采购：向供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价。采购管理部门对各供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商，并签订采购合同。7.合同签订采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务、付款方式等条款。采购管理部门负责合同的起草、审核和签订工作。合同签订前应进行合法性审查，确保合同符合法律法规和采购制度要求。合同签订后，及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，以便各部门履行相应职责。8.采购验收采购项目到货后，需求部门应及时组织验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购物资的数量、质量、规格型号等进行检查。对于重要物资和设备，可邀请专业技术人员或第三方检测机构参与验收。验收合格后，验收人员应签署验收报告。如发现质量问题或其他不符合合同要求的情况，应及时与供应商沟通协商，要求其采取整改措施或退换货物。9.付款结算财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购款项支付申请。审核无误后，按照合同约定的付款方式和时间办理付款手续。对于货到付款的项目，在验收合格后及时支付货款；对于分期付款的项目，按照合同约定的付款节点支付相应款项。付款过程中应严格遵守财务管理制度，确保资金支付安全。四、采购预算管理1.预算编制采购管理部门应会同财务部门及需求部门，根据卫生院年度工作计划和业务发展需求，编制采购预算。采购预算应涵盖各类采购项目，明确采购金额、采购时间等内容。采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，充分考虑卫生院的资金状况和实际需求，确保预算的合理性和可行性。2.预算执行采购活动应严格按照采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的审批程序进行申报，经采购领导小组批准后实施。采购管理部门应定期对采购预算执行情况进行跟踪和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题，确保采购预算的有效执行。3.预算调整在预算执行过程中，如遇政策变化、市场价格波动、业务需求调整等因素，导致原采购预算无法满足实际需要时，可申请预算调整。预算调整申请应详细说明调整原因、调整内容、调整金额等，并提供相关证明材料。经采购领导小组审议通过后，由财务部门对采购预算进行调整。五、采购风险管理1.风险识别采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、法律风险等。通过对采购流程各环节的梳理和分析，查找潜在的风险点，为风险防控提供依据。2.风险评估对识别出的风险因素进行评估，确定风险发生的可能性和影响程度。风险评估可采用定性与定量相结合的方法，如风险矩阵、层次分析法等。根据风险评估结果，对风险进行排序，明确重点风险领域，以便采取针对性的防控措施。3.风险防控措施供应商管理风险防控：加强供应商资格审查和评价，建立供应商信用档案，选择信誉良好、实力较强的供应商合作。在合同中明确供应商的违约责任，加强对供应商的监督和管理，定期对供应商进行考核。质量风险防控：在采购文件中明确质量标准和验收要求，加强采购验收环节的管理，邀请专业人员参与验收。对于重要物资和设备，可要求供应商提供质量保证期和售后服务承诺，在质量保证期内出现质量问题及时要求供应商解决。价格风险防控：建立市场价格监测机制，及时了解市场价格动态。在采购过程中，通过招标、谈判、询价等多种方式，充分引入市场竞争，降低采购价格。对于价格波动较大的物资和设备，可采用套期保值等方式规避价格风险。法律风险防控：加强采购人员的法律法规培训，提高法律意识。采购活动严格遵守法律法规要求，确保采购文件、合同等合法合规。在采购过程中遇到法律问题，及时咨询法律顾问，避免法律纠纷。六、监督与考核1.内部监督卫生院内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购文件的完整性、合同签订与履行情况等。审计部门有权调阅采购相关资料，询问采购人员及相关当事人，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。纪检监察部门负责对采购活动中的违规违纪行为进行调查处理，严肃追究相关人员的责任。2.外部监督主动接受财政、审计、卫生健康等部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，及时提供采购相关资料和信息。对于涉及民生的重大采购项目，可邀请社会公众参与监督，通过公开采购信息、征求意见等方式，保障公众的知情权和监督权。3.采购考核建立采