机关采购财务制度

PAGE机关采购财务制度一、总则（一）目的为了规范机关采购财务行为，加强采购财务管理，提高资金使用效益，保障机关各项工作的顺利开展，根据国家相关法律法规和行业标准，结合本机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于机关各部门及所属单位的采购活动及其相关财务事项。（三）基本原则1.合法性原则采购活动必须遵守国家法律法规，严格按照法定程序进行，确保采购行为合法合规。2.规范性原则建立健全采购财务管理制度，规范采购流程、财务核算和监督检查等工作，保证采购财务工作有序开展。3.效益性原则在保证采购质量的前提下，优化采购成本，提高资金使用效益，实现采购资金的合理配置和有效利用。4.公开透明原则采购活动应遵循公开、公平、公正的原则，确保采购信息公开透明，接受内外部监督。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门根据工作需要和事业发展规划，提出年度采购需求，详细说明采购项目的名称、规格、数量、用途等。2.财务部门会同采购部门对各部门提交的采购需求进行审核和汇总，结合机关年度预算安排，编制采购预算草案。3.采购预算草案应明确采购项目的资金来源、预算金额、采购时间等内容，并按照规定程序报经批准。（二）预算执行1.采购项目严格按照批准的预算执行，不得擅自调整预算。如因特殊情况需要调整预算的，应按照规定程序办理审批手续。2.采购部门应根据采购预算和实际工作进度，合理安排采购活动，确保采购工作按计划进行。3.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对预算执行情况进行分析和通报，及时发现和解决预算执行中存在的问题。（三）预算调整1.当采购项目发生变更、市场价格波动等原因导致原预算无法执行时，可以申请预算调整。2.预算调整申请应详细说明调整的原因、调整的内容、调整后的预算金额等，并提供相关证明材料。3.预算调整申请经采购部门审核、财务部门复核后，报机关领导审批。审批通过后，方可进行预算调整。三、采购流程管理（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容，并提交相关证明材料。2.采购申请表应经部门负责人签字确认后，报采购部门审核。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合规性、预算合理性等进行审核。2.对于重大采购项目或金额较大的采购项目，采购部门应组织相关部门进行论证，并报机关领导审批。3.经审批通过的采购项目，采购部门应下达采购任务通知书，明确采购要求、采购方式、采购时间等内容。（三）采购实施1.采购部门根据采购任务通知书，按照规定的采购方式组织实施采购活动。2.采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。采购部门应根据采购项目的特点和实际情况，选择合适的采购方式，并严格按照相关规定进行操作。3.在采购过程中，采购部门应与供应商进行充分沟通，确保采购项目的质量、价格、交货期等符合要求。同时，采购部门应做好采购文件的编制、保存等工作，以备审计和监督检查。（四）合同签订1.采购项目确定中标供应商或成交供应商后，采购部门应及时与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等内容，并符合法律法规和行业标准的要求。3.采购合同签订后，采购部门应将合同副本送财务部门备案，作为财务付款的依据。（五）验收付款1.采购项目完成后，采购部门应组织相关部门进行验收。验收合格后，采购部门应填写验收报告，并经验收人员签字确认后，报财务部门办理付款手续。2.财务部门根据采购合同和验收报告，审核无误后，按照规定的付款方式和时间支付采购款项。3.对于分期付款的采购项目，财务部门应按照合同约定的付款时间和金额进行支付，并做好相关记录。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家有关规定执行。3.采用公开招标方式采购的，采购人应当在省级以上人民政府财政部门指定的媒体上发布招标公告。招标公告应当包括采购人的名称和地址、采购项目的名称、数量、简要规格描述或项目基本概况介绍、采购项目的预算金额、采购项目的实施地点和时间、获取招标文件的时间、地点、方式及招标文件售价、投标截止时间、开标时间及地点、采购项目联系人姓名和电话等内容。4.采购人应当根据采购项目的特点和需求编制招标文件。招标文件应当包括招标项目的技术要求、对投标人资格审查的标准、投标报价要求和评标标准等所有实质性要求和条件以及拟签订合同的主要条款。5.开标应当在招标文件确定的提交投标文件截止时间的同一时间公开进行；开标地点应当为招标文件中预先确定的地点。开标由采购人或者采购代理机构主持，邀请所有投标人参加。开标时，由投标人或者其推选的代表检查投标文件的密封情况，也可以由采购人委托的公证机构检查并公证；经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。6.评标由采购人依法组建的评标委员会负责。评标委员会由采购人的代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会应当按照招标文件确定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较；设有标底的，应当参考标底。评标委员会完成评标后，应当向采购人提出书面评标报告，并推荐合格的中标候选人。采购人根据评标委员会提出的书面评标报告和推荐的中标候选人确定中标人。采购人也可以授权评标委员会直接确定中标人。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：（1）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；（2）采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购人应当从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。投标邀请书应当包括采购人的名称和地址、采购项目的名称、数量、简要规格描述或项目基本概况介绍、采购项目的预算金额、采购项目的实施地点和时间、获取招标文件的时间、地点、方式及招标文件售价、投标截止时间、开标时间及地点、采购项目联系人姓名和电话等内容。4.邀请招标的其他程序和要求参照公开招标的规定执行。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的多家供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：（1）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；（4）不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购人应当成立谈判小组。谈判小组由采购人的代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应当对采购项目的需求进行了解，并制定谈判文件。谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。4.谈判小组应当从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其提供谈判文件。供应商应当按照谈判文件的要求编制响应文件，并在规定的时间内提交响应文件。谈判小组应当对供应商的响应文件进行评审，并与供应商进行谈判。谈判小组可以根据谈判文件和谈判情况实质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款，但不得变动谈判文件中的其他内容。实质性变动的内容，须经采购人代表确认。对谈判文件作出的实质性变动是谈判文件的有效组成部分，谈判小组应当及时以书面形式通知所有参加谈判的供应商。供应商应当按照谈判文件的变动情况和谈判小组的要求重新提交响应文件。5.谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价。谈判小组应当根据谈判文件和最后报价情况，提出成交候选人名单，并编写谈判报告。采购人根据谈判小组提出的成交候选人名单确定成交供应商。采购人也可以授权谈判小组直接确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源采购方式采购：（1）只能从唯一供应商处采购的；（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购人应当在省级以上人民政府财政部门指定的媒体上公示，并将公示情况报同级财政部门备案。公示期不得少于五个工作日。公示内容应当包括采购人、采购项目名称、拟采购的货物或者服务的说明、采用单一来源采购方式的原因及相关说明、拟定的唯一供应商名称、地址、专业人员对相关供应商因专利、专有技术等原因具有唯一性的具体论证意见，以及专业人员的姓名、工作单位和职称。4.公示无异议的，采购人应当与供应商签订采购合同。采购合同应当明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式及违约责任等内容。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购人应当成立询价小组。询价小组由采购人的代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。询价小组应当对采购项目的需求进行了解，并制定询价文件。询价文件应当明确询价程序、询价内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。4.询价小组应当从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。供应商应当按照询价通知书的要求编制响应文件，并在规定的时间内提交响应文件。询价小组应当对供应商的响应文件进行评审，并要求供应商一次报出不得更改的价格。询价小组应当根据询价文件和供应商的报价情况，提出成交候选人名单，并编写询价报告。采购人根据询价小组提出的成交候选人名单确定成交供应商。采购人也可以授权询价小组直接确定成交供应商。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应当采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应当符合法律法规和行业标准的要求，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，采购部门应当对合同条款进行审核，确保合同内容合法合规、公平合理。审核通过后，采购部门应当将合同草案提交财务部门进行财务审核。3.财务部门应当对合同中的付款方式、付款时间、付款金额等财务条款进行审核，确保合同付款安排符合机关财务制度和资金预算要求。审核通过后，采购部门方可与供应商签订采购合同。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应当按照合同约定履行各自的义务。采购部门应当及时跟踪合同履行情况，确保供应商按时、按质、按量提供货物或服务。2.供应商应当按照合同约定的时间、地点、方式等提供货物或服务，并提供相关的证明文件。采购部门应当对供应商提供的货物或服务进行验收，验收合格后出具验收报告。3.在合同履行过程中，如发生合同变更、解除等情况，采购部门应当及时与供应商协商，并签订相关的补充协议或解除合同协议。同时，采购部门应当将合同变更、解除等情况及时通知财务部门，以便财务部门进行相应的账务处理。（三）合同归档1.采购合同签订后，采购部门应当及时将合同副本送财务部门备案，并按照档案管理规定进行归档保存。合同档案应当包括合同文本、相关证明文件、验收报告、付款凭证等资料。2.合同档案的保存期限应当符合法律法规和行业标准的要求，一般为合同履行完毕后若干年。保存期限届满后，经批准方可销毁合同档案。六、采购资金管理（一）资金来源采购资金来源包括财政预算资金、自有资金、上级补助资金等。采购部门应当根据采购项目的性质和资金来源，合理安排采购资金。（二）资金支付1.财务部门应当按照采购合同和验收报告，审核无误后，按照规定的付款方式和时间支付采购款项。付款方式包括支票、汇票、电汇、网上银行支付等。2.对于分期付款的采购项目，财务部门应当按照合同约定的付款时间和金额进行支付，并做好相关记录。在支付每一期款项前，采购部门应当提供供应商出具的发票及其他相关证明文件。3.财务部门应当加强对采购资金支付的管理，严格执行审批制度，确保采购资金支付的安全、准确、及时。（三）资金核算1.财务部门应当按照国家统一的会计制度和机关财务制度，对采购资金进行核算。采购资金应当单独核算，专款专用，不得挪作