如何规范报销制度

PAGE如何规范报销制度一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范报销行为，确保公司资金的合理使用，保障公司和员工的合法权益，特制定本报销制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工、兼职员工等。（三）基本原则1.真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，能够准确反映经济业务的实际情况。2.合理性原则：报销费用应符合公司的业务需求和财务规定，不得超出合理范围。3.合规性原则：报销行为必须遵守国家法律法规和公司的相关规定，确保报销事项合法合规。4.及时性原则：员工应在规定的时间内办理报销手续，不得拖延。二、报销流程（一）费用申请1.员工因工作需要发生费用支出时，应提前填写费用申请表，详细说明费用的用途、金额、预计发生时间等信息。2.费用申请表应经部门负责人审核批准，部门负责人应根据工作实际情况对费用的合理性进行审核。（二）费用报销1.员工在费用发生后，应及时收集相关报销凭证，包括发票、收据、清单等，并按照公司要求进行整理粘贴。2.报销凭证应真实、合法、有效，发票应加盖发票专用章，收据应加盖财务专用章或收款单位公章。3.员工应在费用申请表上签字确认，并将报销凭证和费用申请表一并提交给财务部门。（三）财务审核1.财务部门收到员工的报销申请后，应按照本制度的规定对报销凭证和费用申请表进行审核。2.审核内容包括报销凭证的真实性、合法性、有效性，费用的合理性、合规性，报销手续的完整性等。3.对于不符合规定的报销申请，财务部门应及时通知员工补充或更正相关信息，如多次补充更正后仍不符合规定，财务部门有权拒绝报销。（四）审批支付1.经财务审核通过的报销申请，应按照公司的审批流程进行审批。2.审批流程根据费用金额大小分为不同级别，一般费用由部门负责人、财务负责人审批，较大金额费用还需经过上级领导或总经理审批。3.审批通过后，财务部门应及时办理报销支付手续，将报销款项支付给员工。三、报销标准（一）差旅费1.交通费用员工乘坐飞机、火车、轮船等交通工具的等级应根据公司规定执行，特殊情况需经上级领导批准。乘坐飞机可报销经济舱机票，乘坐火车可报销硬座、硬卧车票，因特殊情况需乘坐软卧的，应提前经上级领导批准。市内交通费用可根据实际情况凭有效票据报销，一般采用公共交通方式，如因工作需要乘坐出租车的，应注明原因。2.住宿费用住宿标准根据出差地区的不同分为不同档次，具体标准由公司另行规定。员工应选择符合公司标准的酒店或住宿场所，并取得正规发票。两人及以上同行出差的，如需合住，应按较低标准报销。3.餐饮补贴出差期间的餐饮补贴按照公司规定的标准执行，补贴标准根据出差地区的不同分为不同档次。餐饮补贴已包含在差旅费中，不再另行报销餐饮费用，但因业务需要宴请客户的除外。（二）业务招待费1.招待标准业务招待费应严格控制，根据招待对象和业务性质确定合理的招待标准。招待标准应经上级领导批准，不得擅自提高标准。2.报销要求业务招待费报销时应提供详细的招待清单，包括招待时间、地点、对象、事由等信息。招待费用应取得正规发票，并注明招待事项。严禁以业务招待费名义进行其他不合理支出。（三）办公用品费1.采购流程办公用品由行政部门统一采购，行政部门应根据公司实际需求制定办公用品采购计划。采购办公用品应选择正规供应商，确保产品质量和售后服务。采购发票应注明办公用品名称、规格、数量、金额等信息。2.领用规定员工领用办公用品应填写领用申请表，经部门负责人批准后到行政部门领取。行政部门应建立办公用品领用台账，记录办公用品的领用情况。（四）通讯费1.补贴标准通讯费补贴根据员工的岗位性质和工作需要分为不同标准执行，具体标准由公司另行规定。通讯费补贴已包含在工资中，不再另行报销通讯费用，但因工作需要发生的特殊通讯费用除外。2.报销要求特殊通讯费用报销时应提供相关证明材料，如发票、通话记录等。（五）其他费用1.其他费用包括但不限于培训费、会议费、咨询费、运输费等，报销时应按照相关规定提供相应的证明材料和发票。2.对于一些特殊费用，如大额设备采购、重大项目支出等，应按照公司的专项管理制度执行。四、报销凭证要求（一）发票1.发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应填写完整、准确，包括发票号码、开票日期、购买方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额、价税合计等信息。2.发票应加盖发票专用章，印章应清晰可辨，发票专用章的名称应与销售方名称一致。3.发票不得涂改、挖补，如有错误，应重新开具发票。（二）收据1.收据必须是由财政部门统一监制的正规收据，收据内容应填写完整、准确，包括收据号码、开票日期、收款单位名称、交款单位名称、收款事由、金额等信息。2.收据应加盖财务专用章或收款单位公章，印章应清晰可辨。3.除财政部门监制的收据外，其他收据不得作为报销凭证。（三）清单1.对于一些需要提供清单的费用，如办公用品、会议费、餐饮费等，清单应详细列出费用明细，包括名称、规格、数量、单价、金额等信息。2.清单应加盖销售方或提供方的公章或业务专用章。（四）其他凭证1.除发票、收据、清单外，其他能够证明费用发生真实性、合法性、有效性的凭证也可作为报销凭证，如合同、协议、文件、审批单等。2.其他凭证应符合相关法律法规和公司规定的要求，内容应完整、准确。五、报销时间规定（一）日常费用报销1.员工应在费用发生后的[X]个工作日内办理报销手续，将报销凭证和费用申请表提交给财务部门。2.每月[X]日为日常费用报销的截止日期，超过截止日期提交的报销申请，财务部门将不予受理，特殊情况除外。（二）差旅费报销1.员工出差返回后，应在[X]个工作日内办理差旅费报销手续，将报销凭证和费用申请表提交给财务部门。2.对于长期出差的员工，应按照公司规定定期提交差旅费报销申请，不得拖延。（三）其他费用报销其他费用报销应根据费用的实际发生情况和公司规定的时间要求及时办理报销手续。六、报销审批权限（一）一般费用审批1.费用金额在[X]元以下的，由部门负责人、财务负责人审批后即可报销。2.费用金额在[X]元至[X]元之间的，由部门负责人、财务负责人审批后，还需经上级领导审批。3.费用金额在[X]元以上的，由部门负责人、财务负责人、上级领导、总经理审批后才能报销。（二）特殊费用审批对于一些特殊费用，如大额设备采购、重大项目支出等，应按照公司的专项管理制度执行，可能需要经过更高级别的审批或专门的审批流程。七、报销违规处理（一）违规行为界定1.提供虚假报销凭证，如伪造发票、收据、清单等。2.虚报费用，如夸大费用支出、重复报销等。3.未经审批擅自报销费用。4.违反报销制度的其他行为。（二）处理措施1.对于发现的报销违规行为，财务部门应及时进行调查核实。2.一经查实，公司将视情节轻重给予相应的处理，包括但不限于：要求员工退还违规报销的费用。给予警告、记过、记大过、降职、