例会提问制度规范

PAGE例会提问制度规范一、总则（一）目的为了营造积极活跃的例会氛围，充分发挥员工的主观能动性，促进信息交流与问题解决，提高公司/组织的运营效率和决策科学性，特制定本例会提问制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各类例会，包括但不限于周例会、月例会、季度例会及专项工作例会等。（三）基本原则1.平等开放原则：所有参会人员在例会上享有平等的提问权利，鼓励提出各种与工作相关的问题、建议和想法，营造开放包容的交流环境。2.实事求是原则：提问应基于客观事实，数据准确，表述清晰，避免模糊、夸大或虚假信息。3.高效解决原则：对于提出的问题，相关部门和人员应积极响应，及时沟通，共同寻求高效的解决方案，确保问题得到妥善处理。4.尊重他人原则：提问和回答过程中应尊重他人的意见和观点，不得进行人身攻击或恶意诋毁，保持礼貌和专业。二、提问主体及要求（一）员工1.员工应积极关注工作中的各类问题，善于思考和总结，在例会上提出具有建设性的问题。2.提问前应做好充分准备，梳理问题的核心要点，确保问题清晰明了，便于他人理解和回答。3.所提问题应与例会主题相关，有助于推动工作进展、提升工作质量或解决实际困难。（二）部门负责人1.部门负责人应鼓励本部门员工积极提问，并引导员工提出有价值的问题。2.在例会上，部门负责人要对涉及本部门的工作问题进行准确解答，提供清晰的工作思路和解决方案。3.对于跨部门问题，部门负责人应积极协调沟通，推动问题的解决，必要时可提出联合解决的建议和措施。（三）高层领导1.高层领导应重视员工的提问，鼓励员工积极参与例会互动。2.对于员工提出涉及公司战略、政策、重大决策等方面的问题，高层领导应给予及时、明确的回应，阐述公司的立场和方向。3.通过解答问题，引导公司员工更好地理解公司整体目标，凝聚共识，推动公司各项工作顺利开展。三、提问流程（一）会前准备1.例会组织者应提前向参会人员公布例会主题、议程及相关资料，以便参会人员有针对性地准备问题。2.参会人员收到相关资料后，应认真研读，结合自身工作实际，梳理出需要在例会上提出的问题。（二）提问环节1.在例会规定的提问时间内，参会人员可举手示意或按照主持人指定的方式提出问题。2.提问者应清晰、准确地表述问题，包括问题的背景、现状、影响及期望达到的解决效果等。3.对于复杂问题，提问者可进行适当的解释和说明，但应避免冗长和无关的叙述，确保问题核心突出。（三）回答与讨论1.问题提出后，由相关责任部门或人员进行回答。回答者应认真倾听问题，确保理解问题的实质，并结合实际情况给出准确、详细的回答。2.回答过程中，如有需要，回答者可提供相关数据、案例或资料作为支撑，增强回答的可信度和说服力。3.对于回答不清晰或存在争议的问题，其他参会人员可进行补充提问、发表意见或提出建议，共同参与讨论，寻求最佳解决方案。（四）记录与跟进1.例会组织者应安排专人负责记录提问内容、回答要点及讨论结果，确保记录完整、准确。2.对于例会上提出的问题，应明确责任部门、责任人及解决期限，并形成问题跟踪清单。3.责任部门和责任人应按照跟踪清单及时跟进问题解决情况，定期向例会组织者反馈进展，直至问题得到彻底解决。四、问题分类及处理方式（一）工作流程问题1.问题描述：主要涉及公司各项业务流程的合理性、顺畅性及执行过程中遇到的困难等。2.处理方式：由流程归口部门负责梳理流程，分析问题产生的原因，提出优化建议。对于涉及多个部门的流程问题，由相关部门共同协商解决，必要时可邀请专业人员进行指导。优化后的流程应及时进行宣贯和培训，确保员工熟悉并严格执行。（二）资源配置问题1.问题描述：包括人力、物力、财力等资源的分配不合理，资源短缺或资源闲置等情况。2.处理方式：由资源管理部门牵头，会同相关需求部门进行资源评估和协调。根据公司战略目标和实际工作需求，重新调整资源配置方案，确保资源合理分配和有效利用。对于资源短缺问题，应制定相应的资源获取计划；对于资源闲置问题，应研究如何盘活资源，提高资源利用率。（三）工作协调问题1.问题描述：跨部门之间在工作衔接、协作配合等方面出现的矛盾和问题。2.处理方式：由涉及的部门负责人进行沟通协商，明确各自的职责和工作界面，制定具体的协调措施和工作计划。如协商无法达成一致，可提交上级领导协调解决。同时，建立跨部门沟通协调机制，定期召开协调会议，及时解决工作中出现的新问题，确保跨部门工作顺利推进。（四）政策制度问题1.问题描述：对公司现有政策、制度、规定的理解不一致或执行过程中存在疑问等。2.处理方式：由政策制度制定部门负责对相关政策制度进行解读和说明，明确其目的、适用范围、具体条款及执行要求等。对于因政策制度不完善导致的问题，应及时进行修订和完善，并做好宣传解释工作。同时，加强对员工的政策制度培训，提高员工的政策知晓度和执行力。（五）其他问题1.问题描述：不属于以上四类的其他工作相关问题，如技术难题、市场动态、行业信息等。2.处理方式：根据问题的性质和涉及领域，由相关专业部门或人员进行解答和处理。对于具有普遍性和重要性的问题，可组织专题研讨或培训，共同探讨解决方案，提升公司整体应对能力。五、监督与考核（一）监督机制1.公司/组织设立专门的监督小组，负责对例会提问制度的执行情况进行监督检查。2.监督小组定期对例会提问记录、问题跟踪清单及问题解决情况进行审查，确保提问流程规范、问题得到有效处理。3.对于在例会上敷衍回答问题、不积极参与讨论或故意拖延问题解决的部门和人员，监督小组应及时进行提醒和纠偏。（二）考核办法1.将例会提问制度的执行情况纳入员工绩效考核体系，作为评价员工工作表现的重要指标之一。2.对于积极提问、提出有价值问题并推动问题有效解决的员工，给予适当的加分奖励；对于不遵守提问制度、无故不参与例会互动或对问题解决不力的员工，进行相应的扣分处罚。3.部门负责人在例会提问制度执行方面的表现，将与其部门整体绩效考核挂钩。如部门整体在例会提问环节表现积极，问题解决效果良好，给予部门负责人一定的绩效加分；反之，