企业刻章制度规范

PAGE企业刻章制度规范一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章刻制、使用、保管等行为，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构、全资子公司、控股子公司等所有与公司相关的组织和部门。（三）基本原则1.依法合规原则：印章的刻制、使用、保管等活动必须严格遵守国家法律法规和行业标准。2.分级管理原则：根据印章的重要性和使用范围，实行分级管理，明确各级管理人员的职责。3.安全保密原则：确保印章的安全保管，防止印章被盗用、冒用，严格控制印章的使用范围和审批程序。二、印章种类及用途（一）公司公章1.用途：代表公司对外行使权力，具有最高法律效力。用于公司各类重要文件、合同、协议、信函等的签署；办理工商登记、税务申报、银行开户等相关业务；以及其他需要代表公司进行的重大事项。2.签署文件范围：涉及公司重大决策、对外投资、融资、担保、资产处置、合同签订金额较大（具体金额标准由公司另行规定）等事项的文件。（二）法定代表人章1.用途：用于特定的法律文件签署，如法定代表人授权委托书等，作为法定代表人个人身份的象征，在一定范围内代表法定代表人行使职权。2.签署文件范围：根据公司授权，由法定代表人签署的特定法律文件，以及经法定代表人特别授权的其他文件。（三）财务专用章1.用途：专门用于公司财务核算、资金收付等财务活动。如开具支票、汇票、本票等票据；办理银行账户的收支业务；编制财务报表等相关财务文件的签章。2.签署文件范围：各类财务凭证、报表、票据等财务文件，以及与银行、税务等金融机构进行财务往来时需要加盖的文件。（四）合同专用章1.用途：用于公司对外签订各类经济合同、协议等法律文件。明确合同的签订主体为公司，具有合同签署的法律效力。2.签署文件范围：公司与外部单位签订的各类经济合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同等。合同专用章的使用应严格按照合同审批流程进行，确保合同内容合法合规。（五）部门章（如行政章、人力资源章等）1.用途：各部门根据工作需要刻制的印章，用于本部门内部文件、通知、报表等的签署和管理。2.签署文件范围：仅限于本部门内部使用，不得对外签订合同或代表公司进行重大事项的决策。如行政部门用于发布内部行政通知、工作安排等；人力资源部门用于员工考勤记录、工资核算、人事档案管理等相关文件的签章。三、印章的刻制（一）刻制申请1.因工作需要刻制印章的部门或个人，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、刻制数量等信息，并经部门负责人审核签字。2.申请表应提交至公司综合管理部门（或指定的印章管理部门），由综合管理部门对申请事项进行初步审核，确保申请刻制的印章符合公司实际工作需要，且不存在重复刻制等不合理情况。（二）审批流程1.综合管理部门将审核通过的《印章刻制申请表》提交至公司分管领导审批。分管领导根据公司业务情况和管理要求，对印章刻制申请进行审批，签署意见。2.对于涉及公司重要事项或金额较大的印章刻制申请，需经公司总经理审批。总经理审批通过后，方可进行印章刻制工作。（三）刻制选择1.经审批同意后，由公司综合管理部门统一选择具有合法资质的印章制作单位进行刻制。选择的印章制作单位应具备良好的信誉和专业的制作能力，能够按照国家相关标准和公司要求制作高质量的印章。2.在与印章制作单位签订制作合同前，综合管理部门应对合同条款进行审核，确保合同中明确印章的规格、材质、制作工艺、交付时间、质量标准、售后服务等内容，保障公司的权益。（四）印章备案1.印章刻制完成后，印章制作单位应将印章样本提交至公司综合管理部门。综合管理部门核对印章与《印章刻制申请表》中申请的内容一致后，填写《印章备案登记表》，详细记录印章名称、编号、规格、材质、启用日期、保管人等信息。2.公司综合管理部门将印章备案信息报送至当地公安机关备案，确保公司印章的合法性和可追溯性。备案完成后，将备案回执妥善保存于公司印章管理档案中。四、印章的使用（一）使用申请1.需要使用印章的部门或个人，应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、文件名称、文号、用印份数、用印时间等信息，并注明拟加盖印章的文件是否已经过相关领导审批。2.申请表应提交至本部门负责人进行初审，部门负责人根据用印事项的性质和重要程度，对申请进行审核，确认用印事项符合公司规定和部门工作流程，并签署审核意见。（二）审批流程1.对于一般性文件用印，经部门负责人审核通过后，可直接提交至印章保管人进行用印。2.对于涉及公司重大事项、金额较大的合同协议、重要文件等用印，需按照公司规定的审批流程进行审批。具体如下：用印申请经部门负责人初审后，提交至公司分管领导审批。分管领导对用印事项进行全面审查，确保用印内容合法合规、符合公司利益，并签署审批意见。对于特别重大的事项，如对外投资、融资、担保等，需经公司总经理审批。总经理审批通过后，方可进行用印。（三）用印要求1.印章保管人在收到经审批通过的《印章使用申请表》后，应对用印文件进行认真核对，确保文件内容准确无误、格式规范、审批手续齐全。2.用印时，应使用符合规定的印泥或印油，确保印章清晰、端正、完整。印章应加盖在文件规定的位置，不得压字、重叠或模糊不清。3.对于多页文件，应逐页加盖印章，并在骑缝处加盖骑缝章，确保文件的完整性和连贯性。骑缝章应加盖清晰，不得遗漏或模糊。（四）登记记录1.印章保管人在用印后，应及时在《印章使用登记簿》上进行详细登记，记录用印日期、用印部门、用印人、用印事项、文件名称、文号、用印份数等信息。2.《印章使用登记簿》应定期进行整理和归档，作为公司印章管理的重要档案资料保存，以备查阅和审计。五、印章的保管（一）保管责任1.公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章等重要印章，由公司综合管理部门指定专人负责保管。部门章由各部门指定专人负责保管。2.印章保管人应与公司签订《印章保管责任书》，明确保管人的职责和义务，确保印章保管安全、规范。（二）保管方式1.印章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.保险柜或保管箱应放置在公司内部相对安全、保密的区域，如办公室、档案室等，并设置专人负责门禁管理，限制无关人员进入。（三）保管要求1.印章保管人应严格遵守印章保管制度，不得擅自将印章转借他人或带出公司。如遇特殊情况需要带出公司使用，必须经公司分管领导或总经理批准，并办理相关借用手续。2.印章保管人应定期对印章进行检查，确保印章的完好无损。如发现印章有损坏、丢失等情况，应及时报告公司综合管理部门，并采取相应的措施进行处理。3.印章保管人应妥善保管与印章相关的文件资料，如印章备案登记表、印章使用登记簿、印章保管责任书等，不得随意丢弃或泄露。六、印章的停用与销毁（一）停用情形1.因公司机构调整、业务变更、印章损坏等原因，导致印章不再使用时，应及时办理印章停用手续。2.印章停用前，印章保管人应将印章使用情况进行清理，确保所有在用印章均已归还，并对未使用的空白印章进行封存。（二）停用申请1.印章使用部门或保管人填写《印章停用申请表》，详细说明印章停用原因、停用日期等信息，并经部门负责人审核签字。2.《印章停用申请表》提交至公司综合管理部门，综合管理部门对申请事项进行审核，确认印章停用原因合理，并签署审核意见。（三）审批流程1.综合管理部门将审核通过的《印章停用申请表》提交至公司分管领导审批。分管领导根据公司实际情况，对印章停用申请进行审批，签署意见。2.对于涉及公司重要印章的停用申请，需经公司总经理审批。总经理审批通过后，方可正式办理印章停用手续。（四）销毁程序1.经审批同意停用的印章，由公司综合管理部门统一组织销毁。销毁过程应严格按照国家相关规定进行，确保印章彻底销毁，无法再使用。2.印章销毁时，应至少有两名以上人员在场监督，并填写《印章销毁登记表》，详细记录印章名称、编号、规格、材质、销毁日期、销毁方式等信息。3.《印章销毁登记表》应作为公司印章管理档案的重要组成部分，妥善保存，以备查阅和审计。七、监督与检查（一）内部监督1.公司综合管理部门负责定期对印章管理情况进行检查，检查内容包括印章的刻制、使用、保管、停用与销毁等环节是否符合本制度规定。2.检查方式可采用查阅档案资料、实地查看印章保管情况、询问相关人员等方式进行。对于检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）审计监督1.公司审计部门负责对印章管理情况进行定期审计，审计内容包括印章管理制度的执行情况、印章使用的合规性、印章保管的安全性等方面。2.审计部门应根据审计结果出具审计报告，对发现的问题提出审计建议和整改要求。对于违反印章管理制度的行为，应依法依规追究相关人员的责任。（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用、保管印章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚