质量记录填写规范制度

PAGE质量记录填写规范制度一、总则（一）目的为确保公司质量记录的填写准确、完整、清晰、规范，真实反映质量管理活动和产品质量状况，便于追溯、查询和数据分析，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有与质量管理相关的记录填写工作，包括但不限于原材料检验记录、生产过程记录、成品检验记录、设备维护记录、质量体系运行记录等。（三）职责1.质量管理部门负责制定、修订和解释质量记录填写规范制度。对各部门质量记录填写情况进行监督、检查和指导。定期收集、整理和归档质量记录，确保记录的完整性和可追溯性。2.各部门负责本部门质量记录的填写、收集、整理和保管工作，确保记录符合规范要求。对本部门质量记录填写人员进行培训，使其熟悉记录填写要求和方法。配合质量管理部门做好质量记录的相关工作。3.记录填写人员严格按照本规范制度的要求填写质量记录，确保记录内容真实、准确、完整、清晰。及时、规范地填写记录，并按规定的时间和流程进行传递和保管。二、质量记录的分类与编号（一）分类原则根据质量管理活动的性质、阶段和用途，将质量记录分为不同的类别，如检验记录、试验记录、审核记录、培训记录等。（二）编号规则1.质量记录编号应具有唯一性，便于识别和查询。2.编号格式为：[部门代码][记录类别代码][年份][流水号]。部门代码：采用两位字母或数字表示，由公司统一规定，如“QA”表示质量管理部门，“QC”表示质量检验部门，“PD”表示生产部门等。记录类别代码：采用两位字母或数字表示，根据记录的类别进行编码，如“JY”表示检验记录，“SY”表示试验记录，“SH”表示审核记录等。年份：采用四位数字表示记录产生的年份，如“2023”。流水号：采用四位数字表示同一类别记录在同一年份内的顺序号，从“0001”开始依次编号。（三）示例如质量管理部门2023年第5份检验记录的编号为：QAJY20230005。三、质量记录的填写要求（一）基本要求1.记录应使用黑色或蓝色中性笔填写，不得使用铅笔、圆珠笔或褪色笔。2.填写内容应清晰、工整、准确，不得潦草、模糊或涂改。如有涂改，应在涂改处加盖涂改人的印章或签名，并注明涂改日期。3.记录应及时填写，不得拖延或事后补记。如因特殊原因未能及时填写，应在规定时间内补填，并注明原因。4.记录应按规定的格式和内容填写，不得遗漏或擅自更改。如有特殊情况需要增加或修改记录内容，应经相关部门负责人批准，并在记录中注明更改原因和批准人。（二）具体要求1.表头信息记录的表头应填写完整，包括记录名称、编号、日期、部门、填写人等信息。记录名称应准确反映记录的内容，与记录类别一致。编号应按照本制度规定的编号规则填写。日期应填写记录产生的具体日期，年、月、日应齐全。部门应填写记录产生的部门名称，填写人应签名确认。2.正文内容记录的正文内容应根据实际情况如实填写，数据应真实可靠，不得弄虚作假。对于定量数据，应填写具体的数值，并注明单位。对于定性数据，应填写明确的描述，不得使用模糊或不确定的语言。记录中如有相关联的内容，应相互对应一致，不得出现矛盾或冲突。对于需要签字确认的内容，相关人员应在规定的位置签字，签字应清晰可辨。3.签字盖章记录中涉及到的审核、批准等签字环节，相关人员应按照规定的职责和权限进行签字，不得代签或漏签。对于需要加盖公章或部门章的记录，应在规定的位置加盖印章，印章应清晰、端正。四、质量记录的收集与整理（一）收集要求1.各部门应按照规定的时间和流程，及时将本部门产生的质量记录收集齐全，不得遗漏或丢失。2.质量记录的收集应采用纸质记录和电子记录相结合的方式，确保记录的完整性和一致性。对于电子记录，应进行备份，并按照规定的格式和存储位置进行保存。3.收集质量记录时，应检查记录的填写是否符合规范要求，如发现问题应及时通知填写人进行整改。（二）整理要求1.收集后的质量记录应进行分类整理，按照记录的类别和编号顺序进行排列，便于查找和管理。2.对于纸质记录，应装订成册或装入档案盒，并在封面或盒面上注明记录的类别、年份、起止编号等信息。3.对于电子记录，应建立相应的文件夹结构，按照记录的类别和年份进行分类存储，并在文件夹名称中注明记录的类别、年份等信息。同时应建立电子记录索引表，便于快速查询和检索。五、质量记录的保管与期限（一）保管要求1.质量记录应妥善保管，防止损坏、丢失、变质或泄露。2.质量记录的保管应指定专人负责，明确保管人员的职责和权限。3.质量记录应存放在安全、干燥、通风的场所，避免阳光直射和潮湿环境。4.对于纸质记录，应采取防潮、防虫、防火等措施，如使用档案柜、干燥剂、防虫剂等。对于电子记录更多内容请访问/doc/117877.html，应定期进行备份，并存储在安全可靠的介质上，如硬盘、光盘、磁带等。同时应设置访问权限，防止未经授权的人员访问和修改记录。（二）保管期限1.质量记录的保管期限应根据相关法律法规、行业标准和公司实际情况确定，一般分为短期、中期和长期保管。短期保管：保管期限为13年，适用于一些临时性或时效性较强的记录，如生产日报表、临时检验报告等。中期保管：保管期限为310年，适用于一些与产品质量有一定关联，但重要性相对较低的记录，如一般设备维护记录、部分质量体系运行记录等。长期保管：保管期限为10年以上，适用于一些对产品质量和公司发展具有重要影响的记录，如产品设计图纸、关键设备档案、质量事故处理记录等。2.具体的保管期限由质量管理部门根据记录的性质和用途进行确定，并在质量记录填写规范制度中明确规定。3.在保管期限届满后，质量记录应按照公司档案管理规定进行销毁或存档。销毁记录时，应填写销毁清单，经相关部门负责人批准后进行，并确保记录的彻底销毁，防止信息泄露。六、质量记录的查阅与借阅（一）查阅要求1.公司内部人员因工作需要查阅质量记录时，应填写《质量记录查阅申请表》，注明查阅的记录名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人批准后，到质量管理部门查阅。2.质量管理部门应指定专人负责记录的查阅工作，按照申请表的要求提供相应的记录，并做好查阅登记，记录查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅记录名称及编号等信息。3.查阅人员应在规定的场所查阅记录，不得擅自将记录带出或复制。如需复制记录，应经质量管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行复制。（二）借阅要求1.公司外部人员因工作需要借阅质量记录时，应填写《质量记录借阅申请表》，注明借阅的记录名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息，经公司相关部门负责人审核，公司分管领导批准后，到质量管理部门办理借阅手续。2.质量管理部门应与借阅人签订《质量记录借阅协议》，明确借阅人的权利和义务，如不得擅自复制、转借、泄露记录内容等。3.借阅人员应按照协议规定的期限归还记录，如因特殊原因需要延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅记录归还时，质量管理部门应检查记录的完整性和准确性，如发现问题应及时与借阅人沟通解决。七、质量记录的审核与监督（一）审核要求1.质量管理部门应定期对各部门质量记录的填写情况进行审核，确保记录符合规范要求。2.审核内容包括记录的完整性、准确性、规范性、及时性等方面。审核人员应认真查阅记录，发现问题及时通知填写人进行整改。3.审核结果应形成审核报告，记录审核的时间、部门、记录名称及编号、审核发现的问题及整改情况等信息。审核报告应提交质量管理部门负责人审核，并作为质量改进的依据。（二）监督要求1.公司应建立质量记录填写监督机制，对各部门质量记录填写情况进行不定期监督检查。2.监督检查可采用现场检查、抽样检查、数据分析等方式进行。