采购流程合规管理规定

采购流程合规管理规定第一章总则1.1目的为统一××公司（以下简称“公司”）采购行为，确保采购活动合法、合规、经济、高效，防范舞弊与法律风险，特制定本规定。1.2适用范围本规定适用于公司及所属分子公司、项目部、代表处等所有使用公司资金、资产或信用进行外部采购的活动，包括物资、工程、服务三大类。1.3基本原则（1）公开透明：除涉密项目外，采购信息全流程留痕、可追溯。（2）公平竞争：不得以不合理条件限制或排斥潜在供应商。（3）诚实信用：禁止任何形式的围标、串标、虚假投标。（4）成本效益：在满足质量、交付、服务前提下，实现全生命周期成本最优。（5）风险可控：建立“事前审批、事中监控、事后评价”闭环。第二章组织与职责2.1采购管理委员会（以下简称“采委会”）（1）组成：由总经理任主任，财务总监、法务总监、运营总监、审计部负责人为常任委员；单次金额≥500万元项目须临时增加需求部门负责人。（2）职责：审批年度采购策略、重大采购方案、重大异议及投诉处理决定；对违规供应商行使“黑名单”决议权。2.2采购部（1）归口管理公司采购流程、制度、系统、供应商库。（2）负责金额≥50万元项目的招标组织、合同签署、订单下达。（3）每月向采委会提交《合规风险月报》，包含异常报价、弃标、投诉等数据。2.3需求部门（1）负责提出采购申请，编制并确认技术规范、验收标准。（2）指派至少一名“需求合规联络人”参加评标、验收，并对技术评分结果签字确认。2.4法务部（1）审查所有合同模板及一次性合同条款，出具《法律审查表》。（2）对投标异议、投诉、诉讼进行法律评估并出具意见。2.5财务部（1）负责采购预算编制、资金计划、付款审核。（2）对预付款、质保金等高风险付款节点进行实质审查。2.6审计部（1）每年至少开展两次采购专项审计，覆盖金额前二十大项目及随机抽查不低于10%的小额项目。（2）对审计发现的违规问题，出具《整改建议书》并跟踪闭环。第三章采购方式与限额标准3.1公开招标（1）适用范围：单次预算≥200万元的工程、≥100万元的物资与服务。（2）公告媒介：中国政府采购网、公司官网、行业主流平台同步发布，公告期≥5个工作日。3.2邀请招标（1）适用范围：技术复杂、具有合理专业限制或受自然地域限制，且经采委会审批。（2）邀请供应商数量≥5家，否则须书面说明并附专家论证。3.3竞争性谈判（1）适用范围：招标失败、技术方案需实质谈判、紧急抢险（出具总经理签批的抢险令）。（2）谈判小组由采购部、需求部门、法务部、财务部四方组成，谈判过程全程录音。3.4询价采购（1）适用范围：预算≥5万元且＜50万元，技术规格统一、价格弹性大。（2）至少比较3家供应商报价，采用最低价法，报价单须加盖公章。3.5直接采购（单一来源）（1）适用范围：a.只能从唯一供应商处采购，例如专利、专有技术；b.原采购后续维修、零配件添购，金额不超过原合同10%；c.抢险救灾不可延误。（2）须填写《单一来源申请单》，附外部专家独立论证意见，经采委会主任与审计部联签后方可执行。3.6电子商城采购（1）适用范围：预算＜5万元的标准化办公耗材、IT配件。（2）统一在公司自建电子商城下单，系统自动比价，收货后7日内完成验收并上传发票影像。第四章采购流程4.1需求提出（1）需求部门在ERP提交《采购申请单》，字段包括：物料编码、数量、预算单价、需求日期、技术附件。（2）系统自动校验预算余额，无预算或超预算无法提交。4.2立项审批（1）金额≥50万元项目须附《可行性研究报告》或《项目任务书》。（2）审批节点：需求部门负责人→归口管理部门→财务部→分管领导，系统留痕。4.3采购方案编制（1）采购部在3个工作日内完成市场调研，形成《采购方案》，内容至少包括：采购方式、评分细则、供应商资格门槛、合同草案、风险清单。（2）方案须上传至“采购管理系统”（以下简称PMS），自动发送法务、财务、需求部门并行会签，会签时限2个工作日，逾期无意见视为同意。4.4招标/谈判文件发出（1）招标文件模板由法务部统一维护，任何修改须走版本控制。（2）标书售价不得超过200元，售后不退；电子标书免费。（3）设置“投标保证金”条款：工程类≥2%、物资服务类≥1%，最高不超过80万元；保证金须从投标人基本账户汇出。4.5投标/报价（1）供应商在PMS上传加密电子标书，开标前30分钟可撤回修改。（2）纸质标书须密封并加盖骑缝章，在投标截止时间前送达指定会议室，逾期即拒收。4.6开标与评标（1）开标时间：截止投标后2小时内进行，由采购部主持，审计部监督，供应商可现场见证。（2）评标委员会：a.技术、商务、价格专家比例5:2:3；b.专家从公司“评标专家库”随机抽取，人数为5人以上单数；c.评标前签署《廉洁保密承诺书》，手机统一封存。（3）评分方法：a.工程类采用“综合评估法”，价格权重≥50%；b.通用物资采用“经评审最低价法”；c.服务类采用“综合评分法”，价格权重30%–40%。（4）评标全程录像保存≥5年，评标报告须当天上传PMS。4.7定标与结果公示（1）采购部在评标结束后1个工作日内汇总《定标报告》，推荐排名第一者为中标候选人。（2）公示期≥3日，公示媒介与招标公告一致；收到异议须在24小时内作出书面答复。（3）公示结束无异议，由采委会主任签发《中标通知书》。4.8合同签订（1）合同文本须与招标文件一致，不得实质性变更；（2）中标人须在收到《中标通知书》5个工作日内完成合同签署，逾期无正当理由取消中标资格并没收保证金；（3）合同盖章顺序：供应商→需求部门→采购部→法务部→财务部，全部用印后生效。4.9履约与验收（1）到货/竣工后，需求部门在3个工作日内启动验收，成立三人以上验收小组；（2）验收依据：技术协议、合同、国家/行业标准；（3）验收结论分“合格”“有条件合格”“不合格”，后两者须附整改计划；（4）验收单在PMS完成电子签章后，系统自动触发付款流程。4.10付款与评价（1）付款节点：预付款≤30%，到货验收≤65%，质保金≥5%；（2）质保期：工程类≥2年，设备类≥1年，软件类≥1年且须含升级服务；（3）系统在付款前自动弹出“供应商绩效评价”界面，需求部门须完成评分方可提交付款，评分维度：质量30%、交付30%、服务20%、价格20%；（4）年度评分低于70分的供应商列入“观察名单”，连续两次低于70分直接列入黑名单，3年内禁止参与投标。第五章供应商管理5.1供应商准入（1）资料要求：营业执照、近三年审计报告、相关资质、业绩清单、信用中国查询截图。（2）现场考察：对关键品类、高风险地区供应商，采购部联合质量、安全、法务进行实地考察，填写《供应商考察表》，得分＜80分拒绝入库。（3）入库审批：采购部→质量部→法务部→分管领导，四级审批。5.2分级管理（1）战略级：年交易额≥1000万元且不可替代，设“双负责人”制，采购部副经理+需求部门总监对接；（2）核心级：年交易额≥200万元，季度对账；（3）一般级：其余供应商，年度评价。5.3黑名单制度（1）情形：围标串标、行贿、重大质量事故、环保违规、恶意投诉。（2）流程：采购部收集证据→法务部出具法律意见→采委会表决→公司官网公示7日→入库黑名单，同步报送行业共享平台。（3）处罚：3年内禁止参与投标；已中标未签合同取消中标；已签合同终止并索赔。第六章价格与成本管控6.1预算编制（1）需求部门每年9月启动下年度预算，采用“零基预算+滚动预测”方法；（2）财务部10月组织预算评审会，按“量、价、质、期”四维审核，11月报董事会批准。6.2价格稽核（1）建立“历史价格库”，系统自动抓取近3年成交价，异常报价（高于均价15%）标红预警；（2）引入第三方造价咨询：对工程造价≥1000万元项目，聘请具备甲级资质的造价事务所出具《限价报告》，超出限价须重新设计或走例外审批。6.3成本优化激励（1）设立“采购降本奖励基金”，按年度降本金额的1%提取，用于奖励团队，其中团队负责人不超过30%；（2）降本认定标准：以最近一期市场公允价为基准，且不影响质量、交付与服务。第七章质量、安全与环保合规7.1质量准入标准（1）工程类须符合《建筑工程施工质量验收统一标准》GB50300最新版；（2）设备类须满足《机电产品采购质量管理办法》（商务部令2015第4号）；（3）软件类须通过公司信息安全基线扫描，含开源组件的须出具第三方代码审计报告。7.2安全环保要求（1）供应商须提供《安全生产许可证》《环保排污许可证》；（2）危险品运输须使用具备《道路危险货物运输许可证》的承运商；（3）违反安全环保法规导致公司被行政处罚的，供应商承担全部罚款及附加损失，并列入黑名单。第八章信息化与数据管理8.1系统架构（1）PMS与ERP、财务共享、电子签章、OA单点登录集成；（2）采用区块链技术保存关键节点哈希值，确保标书、合同、验收单不可篡改。8.2权限模型（1）基于“角色-岗位-数据范围”三维授权，系统每季度自动触发权限复核；（2）关键操作（中标结果发布、合同用印）采用“双因子+Ukey”认证。8.3数据分析（1）建立“采购驾驶舱”，实时展示节资率、招标率、履约及时率、供应商评分；（2）对异常行为（高频弃标、中标率畸高）自动推送审计部。第九章监督检查与责任追究9.1内部审计（1）审计部对采购项目实行“必审+抽审”，必审清单：单一来源、紧急采购、异议投诉项目；（2）审计方法：穿行测试、数据分析、访谈、现场盘点；（3）审计报告：15日内出具，30日内完成整改，整改完成率纳入部门绩效。9.2外部监督（1）聘请会计师事务所每年进行采购循环内控审计，出具管理建议书；（2）对政府资金支持项目，接受财政、发改、行业主管部门检查。9.3责任追究（1）轻微违规：警告+合规培训；（2）一般违规：记过+扣减年度绩效10%；（3）严重违规：降职或解除劳动合同；给公司造成损失的，追偿并移送司法；（4）对供应商违规，除黑名单外，按合同索赔，涉嫌犯罪移送公安机关。第十章应急采购与例外管理10.1应急情形（1）自然灾害、安全事故、政府管制、疫情封控；（2）生产装置非计划停车，预计损失≥100万元/日。10.2应急流程（1）需求部门口头报采购部，30分钟内邮件补报《应急采购申请单》；（2）采购部立即启动“应急供应商清单”，比价或谈判，保留录音、报价截图；（3）金额＜50万元由采购部负责人、审计部电话同意后执行；≥50万元须总经理短信或微信确认，24小时内补开书面审批。10.3归档与审计（1）应急采购单证须在险情解除后5日内补齐，否则财务拒绝付款；（2）审计部每季度专项审计应急采购，重点核查“真应急”与“化整为零”。第十一章培训与文化建设11.1年度培训（1）对象：所有参与采购活动的员工、评标专家、供应商销售代表；（2）内容：法律法规、公司制度、廉洁从业、系统操作；（3）形式：线上直播+线下案例研讨，每年不少于8学时；（4）考核：线上测试≥90分视为合格，不合格者暂停评标/采购资格。11.2廉洁共建（1）与战略级供应商签订《廉洁共建协议》，明确双方反腐义务；（2）建立“廉洁账户”，供应商发现公司员工索贿可