搅拌站档案室管理制度

PAGE搅拌站档案室管理制度一、总则（一）目的为加强搅拌站档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在搅拌站生产、经营、管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于搅拌站各部门形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：搅拌站档案室对全站档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映搅拌站各项活动的真实情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：档案应全面、系统地记录搅拌站的各项工作，不得遗漏重要信息。4.保密性原则：对涉及搅拌站商业秘密、技术秘密等重要档案，应严格保密，防止泄露。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定搅拌站档案管理制度并组织实施。2.负责全站档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导各部门档案工作，对各部门档案管理情况进行监督检查。4.负责档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。5.参与搅拌站重大活动和项目的档案管理工作，确保档案的完整和准确。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案的真实、完整。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案管理的具体工作，并接受档案室的业务指导。3.在各项工作活动中，同步形成、积累和整理档案，按规定及时向档案室移交。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类：包括搅拌站的行政文件、会议记录、工作计划与总结、人事档案、印章管理等方面的文件材料。2.生产管理类：涵盖生产计划、生产报表、质量检验报告、设备维护记录、安全管理文件等。3.技术研发类：包含技术方案、科研项目资料、技术图纸、工艺文件、专利文件等。4.物资采购类：涉及物资采购合同、供应商资料、物资验收记录、库存管理文件等。5.财务管理类：包括会计凭证、账簿、财务报表、审计报告、税务文件等。6.市场营销类：有市场调研报告、销售合同、客户资料、广告宣传资料等。7.其他类：如与搅拌站相关的对外合作协议、招投标文件、荣誉证书等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.对重要活动、项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后及时收集归档。3.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得随意涂改、剪裁。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域和内容性质，将档案分为行政管理类、生产管理类、技术研发类、物资采购类、财务管理类、市场营销类、其他类等一级类目。在一级类目下，再根据档案的具体内容设置二级、三级类目，如行政管理类下可设行政文件、会议记录等二级类目，行政文件二级类目下再设上级文件、本级文件等三级类目。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用“年度类别流水号”的形式，如“2023XZ001”表示2023年行政管理类的第1份档案。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等项目。档案目录应打印成册，并建立电子目录，方便查询和利用。4.装订：对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.各部门应在每年年底前将本年度形成的档案整理归档后移交档案室。2.对于重大活动、项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后一个月内归档。（二）归档程序1.各部门档案管理人员对整理好的档案进行初步审核，确保档案的完整性和准确性。2.填写档案移交清单，清单应包括档案编号、题名、日期、数量等内容。3.将档案移交清单和档案一并送交档案室，档案室管理人员进行核对验收，无误后在移交清单上签字确认。（三）保管要求1.档案室应具备适宜的档案保管条件，保持温度、湿度适宜，防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施齐全。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据安全。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据搅拌站的实际情况和档案的保存价值，确定档案的保管期限。2.保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、各部门档案管理人员及相关业务人员组成。鉴定小组负责对档案的保管期限进行鉴定。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断其保存价值。2.参考国家有关档案保管期限的规定和搅拌站的实际需求，确定档案的保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，对失去保存价值的档案编制销毁清单，清单应包括档案编号、题名、日期、数量等内容。2.报搅拌站主管领导审批，批准后进行销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁彻底。监销人员应在销毁清单上签字确认。4.对已销毁的档案，应在档案目录中注明“已销毁”字样，并永久保存销毁清单。六、档案的利用（一）利用范围1.搅拌站内部各部门因工作需要查阅档案。2.外部单位因工作需要查阅搅拌站档案，须经搅拌站主管领导批准。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可到档案室查阅档案原件或复印件。查阅时，应填写档案查阅登记表，注明查阅日期、查阅人、查阅内容等信息。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经部门负责人签字同意后，到档案室办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏、丢失。3.复制：档案利用者如需复制档案，应填写档案复制申请表，经档案室负责人批准后，由档案室工作人员进行复制。复制的档案应加盖档案室印章，并注明复制日期。（三）利用登记档案室应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等情况进行详细记录。登记内容包括利用日期、利用者姓名、部门、利用内容、利用方式、归还日期等。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立搅拌站档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平。（二）档案数字化1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于[X]dpi，图像格式应为[具体格式]。2.对扫描后的图像进行图像处理，确保图像清晰、完整、可读。3.建立档案数据库，将数字化档案信息录入数据库，实现档案信息的电子化管理。（三）信息系统功能1.档案录入：实现档案信息的快速录入，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。2.检索查询：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、责任者等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.借阅管理：对档案的借阅进行在线管理，记录借阅日期、借阅人、归还日期等信息。4.统计分析：对档案的数量、种类、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供依据。5.安全管理：设置用户权限，确保档案信息的安全，防止未经授权的访问和修改。（四）数据备份与维护1.定期对档案管理信息系统的数据进行备份，备份存储介质应异地存放。2.对档案管理信息系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。八、档案管理人员职责（一）档案室管理人员职责1.负责档案室的日常管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和利用等。2.维护档案管理信息系统，确保系统的正常运行，及时处理系统故障。3.对各部门档案管理工作进行业务指导，定期组织档案业务培训。4.保守档案机密，不得泄露档案信息。（二）各部门档案管理人员职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作