公路路产档案管理制度

PAGE公路路产档案管理制度一、总则（一）目的为加强公路路产档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作，确保公路路产档案的完整性、准确性和系统性，为公路养护、路政管理、规划建设等工作提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织所负责管理的公路路产档案的管理工作，包括公路路基、路面、桥梁、隧道、涵洞、交通设施等各类路产相关资料。（三）基本原则1.集中统一管理原则公路路产档案由公司/组织指定的专门部门或机构进行集中统一管理，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实准确原则档案内容必须真实反映公路路产的实际情况，数据准确、资料完整，严禁虚假和错误信息录入档案。3.及时归档原则各项公路路产管理活动中形成的文件材料应及时收集、整理，按照规定的时间和要求归档，不得积压或拖延。4.安全保密原则妥善保管公路路产档案，确保档案的安全，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密等敏感信息的档案进行特殊管理。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公路路产档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公路路产档案，接收、整理、保管各类路产档案资料，建立档案数据库。3.对档案进行分类、编号、编目等工作，编制检索工具，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行鉴定，按照规定程序销毁过期或无保存价值的档案。5.负责档案的借阅、查阅登记和统计工作，监督档案的使用情况，确保档案的安全。6.指导和监督各部门对公路路产档案的收集、整理和归档工作，提供业务培训和咨询服务。（二）各部门职责1.负责本部门在公路路产管理活动中形成的文件材料的收集、整理和初步审核工作，并及时移交档案管理部门。2.明确专人负责档案工作，配合档案管理部门做好档案的整理、归档和利用等工作，确保本部门档案资料的完整和准确。3.在开展涉及公路路产的各项工作时，应严格按照档案管理要求，规范文件材料的形成和积累，为档案归档提供可靠依据。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，具备专业知识和技能，熟悉公路路产管理业务。2.严格遵守档案管理制度，认真履行档案管理职责，做好档案的日常管理工作。3.负责档案的收集、整理、保管、利用等具体操作，确保档案管理工作的质量和效率。4.定期对档案进行检查、清点和核对，发现问题及时处理，并向上级报告。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容，维护档案的安全和完整。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公路规划、设计文件，包括可行性研究报告、初步设计、施工图设计等。2.公路建设项目的立项批复、施工许可、质量监督等文件。3.公路工程施工过程中的各类资料，如施工组织设计、技术交底、原材料检验报告、隐蔽工程验收记录、工程变更文件等。4.公路竣工验收文件，包括竣工验收报告、质量鉴定报告、竣工决算等。5.公路养护资料，如养护计划、巡查记录、养护工程施工资料、路况检测报告等。6.路政管理资料，如路政巡查记录、案件处理文件、许可审批文件等。7.公路设施设备的采购合同、安装调试记录、维护保养记录等。8.公路路产的产权登记文件、资产清查报告等。9.与公路路产相关的其他文件材料，如会议纪要、通知、协议等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储要求进行收集，并确保其可读性和完整性。4.收集的文件材料应进行分类整理，区分不同年度、不同类别，便于后续的归档工作。（三）整理方法1.分类按照公路路产的类别和档案内容的性质，将档案分为综合管理类、规划设计类、建设施工类、养护管理类、路政管理类、设施设备类等类别。2.编号为每一份档案编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、年度、顺序等信息，便于管理和查询。例如，综合管理类档案编号格式为：ZHL[年份][流水号]，其中ZHL表示综合管理类，[年份]为档案形成年份，[流水号]为该年度该类别档案的顺序号。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。档案题名应准确反映档案的主要内容，日期为档案形成日期，保管期限根据档案的重要性和保存价值确定，密级按照国家有关规定标注。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式，不得使用金属钉装订。5.装盒将装订好的档案装入档案盒，档案盒应标明档案类别、年度、起止编号等信息，便于存放和查找。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、温湿度计等，定期对库房环境进行检查和维护，保持适宜的温湿度条件。3.档案库房应划分不同的区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，确保档案管理工作的有序进行。（二）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案应按照分类、编号顺序存放于档案盒中，排列整齐，便于查找。2.电子档案应进行备份存储，备份介质可采用磁带、光盘、硬盘等，备份数据应定期进行检查和更新，确保数据的完整性和可用性。3.建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类存储、索引编目、权限管理等操作，实现电子档案的信息化管理。（三）保管期限根据档案的重要性和保存价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期三种。1.永久保管涉及公路路产产权、重大建设项目、重要政策法规等具有长远历史意义和重要凭证作用的档案，应永久保管。2.长期保管公路养护、路政管理等日常工作中形成的重要文件材料，保存期限为30年。3.短期保管：一般性的文件材料，保存期限为10年。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管情况与档案目录一致。2.清查内容包括档案的数量、编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以及档案的存放位置、完整性、损坏情况等。3.对清查中发现的问题，应及时进行记录和处理，如档案丢失、损坏、信息错误等，采取相应的补救措施，确保档案的安全和完整。五、档案的利用（一）利用范围1.公司/组织内部各部门在公路养护、路政管理、规划建设、资产管理等工作中需要查阅档案资料的。2.上级主管部门、政府相关部门因工作需要查阅档案资料的。3.司法机关、审计部门等因办案、审计需要查阅档案资料的。4.其他经公司/组织批准的单位或个人因工作需要查阅档案资料的。（二）利用程序1.申请利用档案的单位或个人应填写《公路路产档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的、查阅时间等信息，并加盖单位公章或个人签字。2.审批档案管理部门收到查阅申请表后，应进行审核，根据档案的密级和利用范围，报经相关领导审批。对于涉及机密、绝密的档案，应严格按照保密规定进行审批。3.查阅经审批同意后，档案管理人员按照查阅申请表的要求，提供档案资料供利用者查阅。查阅时，档案管理人员应在场监督，确保档案的安全和完整，不得将档案带出档案库房。利用者不得擅自涂改、抽取、撤换、损毁档案。4.登记档案管理人员应对档案的查阅情况进行详细登记，包括查阅时间、查阅人、查阅档案名称、查阅目的、归还时间等信息，以备查询和统计。5.归还利用完毕后利用者应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应对归还的档案进行检查，确认档案无损坏、丢失等情况后，办理归还手续。（三）复制与摘录1.利用者如需复制或摘录档案资料，应另行填写《公路路产档案复制/摘录申请表》，注明复制或摘录的内容、用途等信息，并按照利用程序进行审批。2.档案管理人员根据审批意见，对复制或摘录的内容进行审核，确保其准确性和合法性。复制或摘录的档案资料应加盖档案管理部门印章，并注明出处。3.对于涉及机密、绝密的档案资料，一般不得复制或摘录，确因工作需要的，应按照国家有关保密规定进行审批和管理。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案的存毁意见。（二）鉴定标准根据档案的保管期限和实际保存价值，对到期档案进行鉴定。鉴定时应考虑以下因素：1.档案的重要性和历史意义，是否对公路路产管理、行业发展等具有重要参考价值。2.档案的完整性和准确性，是否能够反映公路路产管理活动的真实情况。3.档案的现实利用价值，是否仍有部门或人员需要查阅利用。（三）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，编制《公路路产档案销毁清册》，清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。2.将《公路路产