应急管理档案管理制度

PAGE应急管理档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司应急管理档案工作，规范应急管理档案的收集、整理、保管、利用等行为，有效发挥应急管理档案在应对突发事件中的作用，保障公司及员工的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在应急管理工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.真实性原则：应急管理档案应如实反映应急管理工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集应急管理工作各环节产生的文件、资料、记录等，保证档案的完整性。3.规范性原则：按照统一的标准和规范对应急管理档案进行整理、分类、编号等操作，确保档案管理工作的规范性。4.保密性原则：对应急管理档案中涉及国家机密、公司商业秘密和个人隐私的信息予以严格保密。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便公司内部各部门及相关人员对应急管理档案的查阅和利用。二、应急管理档案的定义与分类（一）定义应急管理档案是指公司在预防、准备、响应和恢复各类突发事件过程中形成的具有保存价值的各种形式的文件材料。（二）分类1.应急预案类：包括综合应急预案、专项应急预案和现场处置方案等。2.应急演练记录类：如演练计划、演练方案、演练评估报告、演练影像资料等。3.应急物资管理类：涵盖应急物资储备清单、采购合同、出入库记录、定期检查报告等。4.应急队伍建设类：包含应急救援人员名单、培训记录、资质证书、考核档案等。5.突发事件应对类：涉及事件报告、现场处置记录、调查评估报告、损失统计清单、恢复重建资料等。6.应急指挥与协调类：如应急指挥机构组成文件、指挥调度记录、与外部机构协调沟通记录等。7.培训与宣传类：包括应急管理培训教材、宣传资料、培训课件、宣传活动记录等。8.其他相关类：如与应急管理工作相关的会议纪要、专家意见、技术文件等。三、应急管理档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确专人负责应急管理档案的收集工作，确保档案及时、完整地收集。2.在应急管理工作开展过程中，产生的各类文件、资料、记录等应随工作进程同步收集，不得积压或遗漏。3.对于外来文件，如政府部门的应急管理要求文件、合作单位提供的相关资料等，应及时登记并归档。（二）整理方法1.分类整理：按照本制度规定的分类标准，对应急管理档案进行分类。同一类别的档案按照时间顺序或重要程度进行排列。2.编号标识：为每份档案或每组档案编制唯一的编号，并制作相应的标识标签，注明档案类别、编号、名称、日期等信息，便于查找和管理。3.装订编目：对纸张较多的档案进行装订，确保整齐牢固。同时，编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等内容，置于档案首页。四、应急管理档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的应急管理档案库房，确保库房安全、干燥、通风，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.库房内应配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器等。（二）保管期限1.短期档案：保管期限为15年，主要包括一般性的应急演练记录、临时性的应急物资采购记录等。2.中期档案：保管期限为510年，如部分应急预案的修订稿、阶段性的应急队伍培训记录等。3.长期档案：保管期限为10年以上，包括重要的应急预案、重大突发事件的应对档案、应急物资的长期管理记录等。（三）保管措施1.定期对档案进行清查盘点，确保档案数量准确、存放有序。如发现档案缺失、损坏等情况，应及时查明原因并采取相应措施。2.对电子档案应进行定期备份，存储于不同介质，并异地存放，防止数据丢失。同时，要做好电子档案的安全防护工作，防止病毒感染和数据泄露。3.根据档案的保管期限和实际情况，适时对到期档案进行鉴定和销毁。销毁档案时，应严格履行审批手续，确保档案销毁过程的合规性。五、应急管理档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门在开展应急管理工作、进行应急演练、总结经验教训等过程中，可查阅相关应急管理档案。2.公司领导及管理层在决策应急管理工作方向、评估应急管理工作成效时，有权查阅应急管理档案。3.因配合政府部门检查、应对法律纠纷、开展合作项目等需要，经公司批准，外部单位或人员可查阅公司应急管理档案中的相关部分。（二）利用流程1.申请：公司内部人员如需查阅应急管理档案，应填写《应急管理档案查阅申请表》，注明查阅目的、所需档案名称及编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门。外部单位或人员查阅档案，需提交正式的查阅申请函，并说明查阅用途，经公司分管领导批准后，由档案管理部门安排查阅。2.登记：档案管理部门对查阅申请进行审核登记，记录查阅人姓名、单位、查阅时间、查阅档案名称及编号等信息。3.查阅：档案管理人员根据查阅申请，为查阅人提供相应的档案，并在指定地点进行查阅。查阅人不得擅自将档案带出指定地点，不得对档案进行涂改、标记、抽取、撤换等操作。4.归还：查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理部门。档案管理人员对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时查明原因并追究查阅人的责任。六、应急管理档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立应急管理档案信息管理系统，实现应急管理档案的电子化存储、检索、利用和共享，提高档案管理工作的效率和质量。（二）信息录入与维护1.档案管理人员应按照档案整理后的分类和编号，将应急管理档案的相关信息录入档案信息管理系统，包括档案名称、编号、日期、保管期限、内容摘要等。2.定期对档案信息管理系统中的数据进行更新和维护，确保数据的准确性和完整性。如档案的保管期限变更、内容补充等情况，应及时在系统中进行调整。（三）信息安全管理1.加强档案信息管理系统的安全防护，设置用户权限，严格控制对系统的访问。不同人员根据其工作需要，只能访问相应权限范围内的档案信息。2.采取数据加密、防火墙、入侵检测等技术手段，防止档案信息泄露、被篡改或遭受网络攻击。3.定期对档案信息管理系统进行安全检查和评估，及时发现并解决安全隐患。七、监督与考核（一）监督机制1.公司设立应急管理档案管理监督小组，由档案管理部门负责人、内部审计人员等组成，定期对应急管理档案管理工作进行监督检查。2.监督小组应检查档案的收集、整理、保管、利用等环节是否符合本制度要求，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核办法1.将应急管理档案管理工作纳入公司各部门的绩效考核体系，制定明确的考核指标和评分标准。2.考核指标包括档案收集的完整性、整理的规范性、保管的安全性、利用的便利性以及信息化管理水平等方面。3.根据考核结果，对在应急管理档案管理工作中表现优秀的部门和个人给予表彰和奖励；对工作不力、违反本制度规定的部门和个人进行批评教育，并责令限期整改；