档案制度修订完善情况

PAGE档案制度修订完善情况一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本档案制度。本制度旨在规范公司各类档案的收集、整理、保管、利用等工作流程，保障公司各项业务活动的顺利开展，并为公司的决策、运营、历史研究等提供有力的支持。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司。涵盖公司在经营管理、生产研发、市场营销、财务管理、人力资源管理等各个方面形成的具有保存价值的文件、资料、记录等各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由公司档案管理部门负责统筹协调，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则档案的形成应遵循真实、准确、完整的原则，如实反映公司各项业务活动的实际情况，不得伪造、篡改档案内容。3.安全保密原则高度重视档案的安全保密工作，采取必要的安全防护措施，防止档案的损坏、丢失和泄露。对涉及公司机密的档案，严格按照保密规定进行管理。4.便于利用原则档案管理应充分考虑利用需求，优化档案整理和存储方式，提高档案检索效率，确保档案能够及时、准确地为公司各项工作提供服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责公司档案工作的规划、组织、协调和监督。档案管理部门配备专业的档案管理人员，负责具体的档案管理业务操作。（二）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度根据国家法律法规和公司实际情况，制定和修订档案管理制度、工作流程和操作规范，确保档案管理工作有章可循。2.档案收集与整理组织开展公司各类档案的收集工作，指导各部门按照规定及时移交档案。对收集到的档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作，确保档案的系统性和规范性。3.档案保管负责档案库房的建设和管理，配备必要的档案保管设施设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施。对档案进行妥善保管，定期检查档案的保管状况，确保档案的安全。4.档案利用服务建立档案检索系统，为公司各部门及相关人员提供档案查询、借阅等利用服务。根据利用需求，及时准确地提供档案资料，并做好利用登记和跟踪反馈工作。5.档案鉴定与销毁定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限且无保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁处理。6.档案信息化建设推进档案信息化工作，建立电子档案管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用。加强对电子档案的管理，确保电子档案的安全和完整。7.培训与指导组织开展档案管理业务培训，提高公司员工的档案意识和档案管理技能。对各部门的档案管理工作进行指导和监督，确保档案管理工作的质量。（三）各部门档案管理职责1.指定专人负责各部门应指定一名档案管理人员，负责本部门档案的收集、整理、保管和移交等工作，并接受公司档案管理部门的业务指导和监督。2.及时收集整理各部门应按照档案管理制度的要求，及时收集本部门在业务活动中形成的各类档案，并进行分类整理，确保档案的完整和有序。3.定期移交档案各部门应在规定的时间内，将整理好的档案移交至公司档案管理部门。移交时，应填写档案移交清单，双方签字确认。4.配合档案利用工作各部门应积极配合公司档案管理部门的档案利用工作，根据工作需要及时提供相关档案资料，并协助做好档案的查阅、借阅等工作。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下十大类：1.行政管理类包括公司行政事务管理、办公自动化、会议纪要、规章制度、资质证书、荣誉奖项等方面的文件材料。2.党群工作类涵盖公司党组织建设、党员管理、思想政治工作、企业文化建设等方面形成的档案。3.经营管理类涉及公司经营决策、市场营销、客户关系管理、合同协议、招投标文件等相关档案。4.财务管理类包含公司财务预算、会计凭证、财务报表、审计报告、税务资料等各类财务档案。5.人力资源管理类主要有员工招聘录用、培训考核、薪酬福利、绩效考核、劳动合同、人事档案等方面的文件。6.生产管理类涉及公司生产计划、工艺流程、质量控制、设备管理、安全生产等生产运营过程中产生的档案。7.技术研发类包括公司技术研发项目立项、研究报告、实验数据、技术专利、产品图纸等技术档案。8.市场营销类涵盖市场调研、广告宣传、销售策略、客户信息、市场活动等市场营销相关档案。9.法务合规类主要有公司法律事务、合同审查、诉讼仲裁、合规管理等方面的档案资料。10.其他类上述各类未涵盖的其他具有保存价值的档案，如特殊时期的文件、重大事件记录等。（二）编号规则档案编号采用“全宗号年度类别保管期限流水号”的结构。1.全宗号：暂定为[具体全宗号]，代表公司档案全宗。2.年度：采用公元纪年，以四位数字表示，如“2023”。3.类别：按照档案分类的十大类，分别用两位数字表示，如“01”代表行政管理类。4.保管期限：分为永久、长期（10年以上）、短期（10年以下），分别用“Y”“C”“D”表示。5.流水号：按照档案形成的先后顺序，从“0001”开始依次编号。例如，一份2023年形成的行政管理类永久保存档案，编号为：[全宗号]202301Y0001四、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司内部各部门在工作活动中形成的各类文件、资料、记录、报表、图表、合同、协议、信函、会议纪要、工作计划、总结等。2.公司对外签订的各类合同、协议、意向书、招投标文件、往来信函等。3.公司员工个人在工作中形成的具有保存价值的文件，如工作报告、研究成果、技术资料等。4.公司获得的各类荣誉证书、资质证书、奖励文件等。5.公司在重大活动、项目建设、突发事件处理等过程中形成的相关档案。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，确保档案收集工作的及时、准确。2.档案收集应遵循全面、完整的原则，不得遗漏重要文件资料。3.对于电子文件，应确保其原始性、真实性和完整性，按照规定的格式和存储要求进行收集。（三）整理方法1.分类按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类，确保同一类别的档案集中在一起。2.编号为每一份档案编制唯一的编号，编号应清晰、准确，便于识别和检索。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，以便快速查找和了解档案内容。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固，便于保管和查阅。装订时应注意保持档案的原貌，不得损坏档案内容。五、档案的保管（一）保管场所公司设立专门的档案库房，用于存放各类档案。档案库房应具备良好的通风、防潮、防虫、防火、防盗等条件，确保档案的安全保管。（二）保管设施设备1.档案架配备标准的档案架，用于存放纸质档案。档案架应排列整齐，便于档案的存放和查找。2.温湿度控制设备安装温湿度调节设备，将档案库房的温度控制在[适宜温度范围]，湿度控制在[适宜湿度范围]。3.防火设备配备火灾自动报警系统、灭火器材等防火设备，定期进行检查和维护，确保其正常运行。4.防虫设备放置防虫药品，如樟脑丸、驱虫剂等，防止档案遭受虫害。5.防盗设备安装防盗门窗、监控系统等防盗设备，加强档案库房的安全防范。6.电子存储设备配备服务器、存储阵列等电子存储设备，用于存储电子档案。电子存储设备应定期进行备份，确保数据的安全。（三）保管期限档案保管期限根据国家有关规定和公司实际情况确定，分为永久、长期（10年以上）、短期（10年以下）。具体保管期限如下：1.永久保管反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，如公司章程、重大决策文件、重要合同协议、财务审计报告等，应永久保管。2.长期保管在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，如年度工作计划、总结、重要会议记录、一般性合同协议等，保管期限为10年以上。3.短期保管在较短时间内对公司工作有参考价值的档案，如一般性文件、临时性通知、短期业务报表等，保管期限为10年以下。（四）保管要求1.定期检查档案管理人员应定期对档案进行检查，查看档案的保管状况，如是否有损坏、霉变、虫蛀等情况，发现问题及时处理。2.安全防护加强档案库房的安全管理，严格限制无关人员进入档案库房。做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全。3.电子档案管理对电子档案进行定期备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放。加强对电子档案存储设备的维护和管理，防止数据丢失或损坏。六、档案的利用（一）利用范围公司内部各部门及相关人员因工作需要，可以查阅、借阅公司档案。外部单位因工作需要查阅公司档案的，应按照规定办理相关手续。（二）利用方式1.查阅公司内部人员查阅档案，可直接到档案管理部门办理查阅手续，并在档案管理部门指定的地点进行查阅。查阅时，应遵守档案管理部门的相关规定，不得擅自涂改、抽取、污损档案。2.借阅因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等信息，经部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[规定借阅期限]，特殊情况需延长借阅期限的，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损，确保档案的安全和完整。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用部门、利用人员、利用目的、档案名称、档案编号等信息。利用登记记录应妥善保存，以便查询和统计。（四）归还与催还借阅期满后借阅人员应及时归还档案。档案管理部门应定期对借阅档案进行催还，对逾期未还的档案，应及时与借阅人员联系，了解原因，并督促其尽快归还。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。档案鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。（二）鉴定标准档案鉴定工作应依据国家有关规定和公司档案管理制度，结合档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的保存价值。对于已到保管期限且确无保存价值的档案，应予以销毁。（三）鉴定程序1.初步审查档案管理部门对拟鉴定的档案进行初步审查，整理出需要鉴定的档案清单，并注明档案的基本情况。2.小组审议档案鉴定工作小组对档案清单进行审议，根据鉴定标准，逐一确定档案的保管期限和销毁范围。3.形成鉴定报告档案鉴定工作小组形成档案鉴定报告，明确鉴定结果，报公司领导审批。（四）销毁程序1.编制销毁清单根据公司领导审批的鉴定报告，档案管理部门编制档案销毁清单，详细列出拟销毁档案的名称、编号、数量等信息。2.审批销毁清单档案销毁清单报公司领导再次审批，确保销毁工作的合法性和准确性。3.实施销毁经公司领导批准后，档案管理部门组织实施档案销毁工作。销毁工作应在指定的地点进行，由专人负责监销。销毁方式可采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。4.销毁记录对档案销毁过程进行详细记录，包括销毁时间、地点、销毁方式、监销人员等信息。销毁记录应妥善保存，以备查考。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的电子档案管理系统，实现档案的数字化采集、存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量，为公司提供更加便捷、高效的档案服务。（二）电子档案管理系统功能1.档案录入实现纸质档案和电子文件的数字化录入，支持批量录入和单个录入，确保录入数据的准确性和完整性。2.档案存储采用安全可靠的存储方式，对电子档案进行分类存储，确保电子档案的安全保管。支持多介质存储，如硬盘、光盘等，并定期进行备份。3.档案检索建立强大的检索功能，支持按档案编号、题名、日期、责任者、关键词等多种方式进行检索，快速准确地查找所需档案。4.档案利用提供在线查阅、借阅、下载等利用功能，方便公司内部人员和经授权的外部人员使用电子档案。同时，对档案利用情况进行详细记录。5.权限管理设置不同的用户权限，确保只有授权人员才能访问和操作相应的档案信息。权限管理应涵盖档案的查阅、修改、删除、下载等功能。6.数据统计对电子档案管理系统中的数据进行统计分析，生成各类报表，如档案数量统计、利用情况统计等，为档案管理决策提供数据支持。（三）电子档案管理要求1.数据规范电子档案的录入应遵循统一的数据规范，确保数据的一致性和规范性。数据录入后应进行严格的审核，确保数据的准确性。2.安全保密加强电子档案的安全保密管理，采取加密存储、身份