病媒防制档案管理制度

PAGE病媒防制档案管理制度一、总则（一）目的为加强病媒防制工作的规范化管理，确保病媒防制工作的有效开展，保障公众健康，特制定本档案管理制度。本制度旨在对病媒防制工作中涉及的各类文件、资料、记录等进行科学、系统的管理，为病媒防制工作提供全面、准确的信息支持，以便及时总结经验、发现问题、改进措施，提高病媒防制工作的质量和效率。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有与病媒防制工作相关的部门、岗位及人员。包括但不限于病媒防制工作的规划制定、实施过程、效果评估等环节所产生的各类档案资料。（三）依据本制度依据国家相关法律法规，如《中华人民共和国传染病防治法》《国家卫生城镇管理办法》等，以及病媒防制行业标准，如《病媒生物预防控制管理规定》《病媒生物综合管理技术规范》等制定，确保公司/组织的病媒防制工作符合法律要求和行业规范。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善病媒防制档案管理制度，明确档案管理的流程、标准和要求。2.集中统一管理病媒防制工作中产生的各类档案资料，确保档案的完整性、准确性和安全性。3.对档案资料进行分类、编号、整理、装订、上架等日常管理工作，便于查询和使用。4.定期对档案进行检查、清点和核对，及时发现并处理档案损坏、丢失等问题。5.按照规定的期限对档案进行保管和销毁，确保档案管理工作的合规性。（二）各部门职责1.负责本部门病媒防制工作相关档案资料的收集、整理和移交。在工作过程中，及时将产生的各类文件、记录、报告等按照档案管理要求进行分类整理，并定期移交至档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，按照规定的程序办理相关手续，确保档案的合理使用。3.对本部门档案资料的真实性、完整性负责，不得擅自篡改、销毁档案资料。（三）档案管理人员职责1.熟悉病媒防制档案管理的相关法律法规和行业标准，具备专业的档案管理知识和技能。2.严格按照档案管理制度的要求，认真做好档案的收集、整理、保管、查阅、借阅等工作，确保档案管理工作的规范、有序进行。3.对档案资料进行定期盘点和清查，及时发现档案管理中存在的问题，并提出改进建议。4.保守档案机密，不得泄露档案内容，确保档案信息安全。三、档案分类与编号（一）档案分类1.病媒防制工作计划类：包括年度工作计划、季度工作计划、专项工作计划等，记录病媒防制工作的目标、任务、措施和时间安排。2.病媒防制工作方案类：针对不同的病媒生物种类或特定场所制定的防制方案，如鼠类防制方案、蚊虫防制方案、餐饮场所病媒防制方案等。3.病媒防制工作记录类：监测记录：记录病媒生物的种类、数量、分布等监测数据，包括鼠密度监测记录、蚊虫密度监测记录等。消杀记录：记录病媒生物消杀的时间、地点、方法、用药种类及剂量等信息，如灭鼠消杀记录、灭蚊消杀记录等。培训记录：记录病媒防制知识培训的时间、地点、内容、参加人员等情况。检查记录：记录对病媒防制工作的检查情况，包括检查时间、检查人员、检查内容、发现问题及整改情况等。4.病媒防制工作报告类：工作总结报告：对一定时期内病媒防制工作的开展情况、取得的成效、存在的问题及改进措施等进行总结的报告。效果评估报告：对病媒防制工作效果进行评估的报告，包括评估方法、评估指标、评估结果等内容。疫情报告：在病媒生物引发相关疫情时，及时向上级主管部门报告疫情发生的时间、地点、病媒生物种类、发病人数、病情等情况的报告。5.病媒防制工作文件类：包括国家和地方有关病媒防制的法律法规、政策文件、标准规范等，以及公司/组织内部发布的与病媒防制工作相关的通知、通告、制度等文件。6.病媒防制工作图片影像类：记录病媒防制工作现场情况、消杀作业过程、病媒生物形态等的照片、视频等资料。（二）编号规则1.档案编号采用“年份+类别代码+流水号”的形式。例如，2023年工作计划类档案编号为2023J001，其中“2023”表示年份，“J”表示工作计划类别的代码，“001”为流水号。2.类别代码按照档案分类设置，具体如下：“J”代表工作计划类“F”代表工作方案类“JCL”代表监测记录类“XSL”代表消杀记录类“PXJ”代表培训记录类“JCK”代表检查记录类“GZJ”代表工作总结报告类“PGJ”代表效果评估报告类“YQB”代表疫情报告类“WJ”代表工作文件类“TPY”代表图片影像类3.流水号从001开始，依次递增，每个类别下的档案编号独立编排。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责本部门病媒防制档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.收集的档案资料应真实、准确、清晰，能够反映病媒防制工作的实际情况。3.对于纸质档案资料，应收集原件；如无法收集原件，需收集与原件核对无误的复印件，并注明原件存放处。4.对于电子档案资料，应确保其格式规范、内容完整，并进行备份存储。（二）整理要求1.档案管理人员收到各部门移交的档案资料后，应按照档案分类标准进行分类整理。2.对每份档案资料进行编号、编目，填写档案目录清单，包括档案编号、名称、日期、来源等信息。3.对纸质档案资料进行装订，去除金属物，采用A4纸张规格进行折叠或裁剪，确保整齐美观。4.对电子档案资料进行分类存储，建立电子档案索引，便于快速查找和使用。五、档案保管（一）保管期限1.短期档案：保管期限为15年，主要包括病媒防制工作记录类中的监测记录、消杀记录等。2.中期档案：保管期限为510年，如病媒防制工作方案类、培训记录类、检查记录类等。3.长期档案：保管期限为10年以上，包括病媒防制工作计划类、工作总结报告类、效果评估报告类、疫情报告类、工作文件类、图片影像类等。（二）保管方式1.纸质档案：采用专门的档案柜进行存放，按照档案类别和编号顺序排列，确保档案存放有序，便于查找。档案柜应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。2.电子档案：存储在专用的服务器或存储设备上，建立备份机制，定期进行数据备份。同时，对电子档案进行加密处理，设置访问权限，确保电子档案的安全性。（三）保管环境1.档案保管场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.定期对档案保管场所进行检查，及时发现并处理可能影响档案安全的问题，如漏水、虫害等。六、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司/组织内部人员因工作需要查阅病媒防制档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字批准后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理人员应根据申请表的内容，提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督，确保查阅过程中档案资料的安全和完整。3.查阅人员不得在档案资料上涂改、标记、污损，如需摘录或复制部分内容，应经档案管理部门负责人同意，并按照规定的程序进行办理。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅病媒防制档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应对借阅的档案资料妥善保管，不得转借他人，不得擅自复印、传播档案内容。如发生档案丢失、损坏等情况，借阅人员应承担相应的责任。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现问题，应及时查明原因并追究责任。七、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应对病媒防制档案的内容严格保密，不得向无关人员泄露档案信息。2.在档案查阅、借阅过程中，严格遵守保密规定，对涉及商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，应采取特殊的保密措施。3.对档案管理工作中接触到的保密信息，档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。（二）安全管理1.加强档案保管场所的安全防范措施，安装防盗、防火、防潮、防虫等设施设备，确保档案的安全。2.定期对档案进行安全检查，发现安全隐患及时整改。如发生火灾、水灾等突发事件，应按照应急预案及时采取措施，保护档案资料的安全。3.对电子档案的存储和传输过程进行安全监控，防止数据丢失、泄露或被篡改。八、档案销毁（一）销毁条件1.档案保管期限届满，且已无保存价值的，可以进行销毁。2.因机构改革、工作调整等原因，不再需要保存的档案资料，经鉴定后可以销毁。3.档案资料因损坏、变质等原因无法继续保存的，应及时进行销毁。（二）销毁程序1.档案管理部门定期对到期或无保存价值的档案进行清理和鉴定，提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，报公司/组织负责人审批。2.经批准后，档案管理部门会同相关部门组成销毁小组，对拟销毁的档案进行清点、核对，确保销毁档