报纸广告档案管理制度

PAGE报纸广告档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司报纸广告档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有报纸广告业务活动中形成的各类档案，包括广告策划方案、设计稿件、投放合同、客户资料、投放效果评估报告等。（三）管理原则1.集中统一管理原则公司报纸广告档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则档案内容必须真实反映报纸广告业务活动的实际情况，不得篡改、伪造。3.保密性原则对涉及公司商业秘密、客户隐私等敏感信息的档案，严格保密，防止信息泄露。4.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责报纸广告档案的日常管理工作。（二）职责1.制定和完善报纸广告档案管理制度，并组织实施。2.负责报纸广告档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。3.建立档案检索系统，编制档案目录，方便档案的查阅和利用。4.对档案的利用情况进行登记和统计，及时掌握档案的使用动态。5.负责档案的安全保管，定期对档案进行检查和维护，确保档案的完整和安全。6.对过期档案进行鉴定和销毁，按照规定程序办理相关手续。7.协助公司内部各部门查阅、利用档案，提供必要的档案信息服务。8.对违反档案管理制度的行为进行纠正和处理，情节严重的报公司领导进行处罚。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.广告策划阶段：包括市场调研资料、广告策划方案、创意简报、广告预算等。2.设计制作阶段：设计初稿、修改稿、定稿、电子文件、样报等。3.投放执行阶段：投放合同、排期表、投放证明、监测报告等。4.客户沟通阶段：客户需求文档、沟通记录、反馈意见等。5.效果评估阶段：投放效果评估报告、数据分析图表、客户满意度调查等。6.其他相关资料：与报纸广告业务有关的会议纪要、往来信函、照片、视频等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责报纸广告档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并进行备份存储。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.分类科学、编号规范、排列有序、编目准确。（四）整理方法1.分类按照报纸广告业务流程，将档案分为策划类、设计类、投放类、评估类等类别。2.编号对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，确保目录准确、清晰。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于查阅和保管。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.各部门应在报纸广告业务活动结束后[X]个工作日内，将整理好的档案移交档案管理部门归档。2.档案管理部门应及时对归档的档案进行审核，确保档案的质量符合要求。3.对于不符合归档要求的档案，档案管理部门应退回原部门进行补充或修正，直至符合要求为止。（二）保管期限报纸广告档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案涉及公司重大利益、具有重要历史价值或长期利用价值的档案，如公司与重要客户签订的长期合作广告合同、具有里程碑意义的广告策划方案等。2.长期保管的档案保存期限为[X]年的档案，主要包括一般广告业务活动的相关档案，如投放合同、设计稿件、效果评估报告等。3.短期保管的档案保存期限为[X]年的档案，如临时性广告业务的相关档案、一般性沟通记录等。（三）保管方式1.纸质档案采用纸质档案柜存放，按照档案类别和保管期限进行分类存放，并建立档案索引，便于查找。2.电子档案采用电子存储设备进行备份存储，如硬盘、光盘等，并建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类、编号、编目和检索。3.特殊载体档案对于照片、视频等特殊载体档案，应按照相关规定进行整理和保管，确保其质量和完整性。（四）保管环境1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。除了以上的温度和湿度要求外，为了确保档案的安全，档案库房还应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备。2.档案库房应安装防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保档案的安全保管。3.定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理，确保档案的完整和安全。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及公司商业秘密、客户隐私等敏感信息的档案，查阅人员需经公司分管领导批准，并在档案管理部门指定的地点查阅，查阅过程中不得擅自摘抄、复制、拍照等。3.外部单位或个人查阅档案，需持有单位介绍信或相关证明文件，经公司分管领导批准后，方可查阅。查阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同，并对查阅情况进行记录。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。2.所在部门负责人或公司分管领导签字审批。3.档案管理部门根据审批意见，提供相应的档案，并做好查阅登记。4.查阅人员在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。如需摘抄、复制、拍照等，需经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。5.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理部门核对无误后，在查阅登记本上签字确认。（三）利用规定1.档案的利用应遵循合法、合理、合规的原则，不得损害公司利益和客户权益。2.未经档案管理部门同意，查阅人员不得将档案用于非工作目的，不得擅自向第三方提供档案信息。3.档案管理部门应定期对档案的利用情况进行统计和分析，及时发现问题并采取措施加以解决。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，一般每年进行一次。2.全面审查原则对档案的内容、价值、保管期限等进行全面审查，确保鉴定结果准确、客观。3.集体鉴定原则成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成，对档案进行集体鉴定。（二）鉴定程序1.档案管理部门提出需鉴定的档案清单，包括档案名称、编号、保管期限等信息。2.档案鉴定小组对档案进行逐一审查，根据档案的实际情况，确定其是否仍具有保存价值。3.对于仍具有保存价值的档案，应重新确定其保管期限；对于已失去保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，提出销毁意见。4.《档案销毁申请表》经公司分管领导批准后，方可进行销毁。（三）销毁程序1.档案管理部门按照批准的销毁清单，对拟销毁的档案进行整理和登记。2.选择安全可靠的销毁方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。3.销毁过程中，应安排专人监销，监销人员应在销毁记录上签字确认。4.销毁完毕后，档案管理部门应将销毁记录归档保存，以备查考。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.统计报表应准确、及时、完整，数据应真实可靠。统计结果应定期向公司领导汇报，并抄送相关部门。（二）移交工作1.公司因机构调整、业务变更等原因，需要对档案进行移交的，应按照国家有关规定和公司档