部门档案保密管理制度

PAGE部门档案保密管理制度一、总则（一）目的为加强本部门档案的保密管理，确保档案信息的安全与完整，防止档案信息泄露，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本部门实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本部门全体员工，包括正式员工、临时工、实习生以及因工作需要接触部门档案的外部人员。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家法律法规，依法进行档案保密管理工作。2.预防为主原则：采取有效的防范措施，防止档案信息泄露事件的发生。3.突出重点原则：对涉及重要机密、敏感信息的档案进行重点保护。4.严格责任原则：明确各岗位人员在档案保密管理中的职责，对违反制度的行为追究责任。二、档案保密管理职责（一）部门负责人1.全面负责本部门档案保密管理工作，确保档案保密制度的有效执行。2.审批档案保密管理工作中的重大事项，协调解决工作中出现的问题。3.对部门员工进行档案保密教育和培训，提高员工的保密意识。（二）档案管理人员1.负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作，确保档案的安全与完整。2.严格遵守档案保密制度，对档案信息进行保密，不得擅自泄露。3.对档案的查阅、借阅、复制等情况进行登记和管理，确保档案使用过程的可追溯性。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并采取措施处理。（三）其他员工1.严格遵守档案保密制度，不得私自查阅、借阅、复制档案。2.在工作中妥善保管涉及档案的文件资料，不得随意丢弃或泄露。3.发现档案信息泄露或可能泄露的情况，及时报告部门负责人和档案管理人员。三、档案的分类与密级划分（一）档案分类1.行政档案：包括部门文件、会议记录、工作计划、工作总结等。2.业务档案：涉及部门业务工作的各类档案，如项目资料、合同协议、业务报表等。3.人事档案：员工个人档案，包括入职资料、考勤记录、绩效考核、培训记录等。4.财务档案：财务报表、账目、凭证等相关档案。5.其他档案：不属于以上分类的其他档案。（二）密级划分1.绝密级：涉及公司核心机密，一旦泄露将对公司造成重大损失或严重影响的档案。如公司战略规划、重大商业机密、未公开的技术资料等。2.机密级：重要的业务信息、财务数据、人事信息等，泄露后可能对公司产生较大影响的档案。如重要合同、客户资料、财务预算等。3.秘密级：一般性的业务信息和资料，泄露后可能对公司造成一定影响的档案。如普通业务报表、日常工作文件等。四、档案的收集与整理（一）收集1.各岗位员工应及时将工作中形成的各类文件资料收集齐全，按照档案管理要求进行整理。2.对于外来文件，如上级部门下发的文件、合作单位提供的资料等，应及时登记并移交档案管理人员。（二）整理1.档案管理人员对收集到的文件资料进行分类整理，按照档案的形成时间、来源、内容等进行编号和排序。2.对文件资料进行装订、编目、装盒等处理，确保档案的整齐规范。3.建立档案目录清单，注明档案的名称、编号、日期、保管期限等信息，便于查询和管理。五、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗、防磁等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。（二）保管方式1.按照档案的分类和密级，分别存放于不同的档案柜或存储设备中，并进行标识。2.对电子档案应进行备份存储，备份介质应与原始档案分开存放，并定期进行检查和更新。3.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息。（三）保管期限1.根据国家法律法规和行业标准，结合本部门实际情况，确定各类档案的保管期限。2.保管期限分为永久、长期和短期，具体如下：永久保管：涉及公司核心机密、重要历史资料等档案。长期保管：保管期限为[X]年的档案，如重要业务档案、财务档案等。短期保管：保管期限为[X]年以下的档案，如一般性业务文件、日常工作记录等。六、档案的查阅与借阅（一）查阅1.本部门员工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经部门负责人审批后，方可到档案管理人员处查阅。2.档案管理人员应在指定地点提供档案查阅服务，并对查阅过程进行监督，防止档案信息泄露。3.查阅人员不得擅自涂改、标记、抽取、撤换档案材料，如需复印或摘录部分内容，应经档案管理人员同意，并进行登记。（二）借阅1.因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限、归还时间等，经部门负责人审批后，到档案管理人员处办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人或用于非工作目的，如发现档案丢失、损坏或逾期未还等情况，应及时报告档案管理人员，并承担相应责任。七、档案的复制与销毁（一）复制1.因工作需要复制档案的，应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、用途、份数等信息，经部门负责人审批后，到档案管理人员处办理复制手续。2.档案管理人员应对复制过程进行监督，确保复制内容与原件一致，并对复制件进行登记。3.复制件应按照与原件相同的密级进行管理，不得随意降低密级或扩大传播范围。（二）销毁1.对已超过保管期限或失去保存价值的档案，应按照规定进行销毁。2.档案销毁前，应填写《档案销毁申请表》，详细列出拟销毁档案的名称、编号、数量等信息，经部门负责人审核，报公司主管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。销毁过程应有专人监督，并做好记录。4.档案销毁记录应保存[X]年，以备查阅。八、档案保密监督与检查（一）监督机制1.建立档案保密监督机制，定期对档案保密管理工作进行检查和评估。2.部门负责人应定期对档案管理情况进行检查，发现问题及时督促整改。3.档案管理人员应定期对档案的保管、查阅、借阅、复制、销毁等情况进行自查，确保档案保密制度的有效执行。（二）检查内容1.档案保管场所的安全设施是否完好，档案存放是否规范。2.档案查阅、借阅、复制等手续是否齐全，登记是否准确。3.档案管理人员是否严格遵守保密制度，有无违规操作行为。4.员工对档案保密制度的知晓程度和执行情况。（三）问题处理1.对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门或个人限期整改。2.对违反档案保密制度的行为，应视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、辞退等。3.对因档案信息泄露给公司造成损失的，应依法追究相关人员的法律责任。九、档案保密教育与培训（一）教育内容1.国家法律法规中关于档案保密的规定。2.本部门档案保密制度的内容和要求。3.档案保密工作的重要性和防范措施。4.典型案例分析，提高员工的保密意识和警惕性。（二）培训方式1.定期组织档案保密知识培训，可采用集中授课、专题讲座、在线学习等方式进行。2.在新员工入职培训中，增加档案保密知识的内容，使其了解档案保密制度的基本要求。3.针对不同岗位的员工，开展有针对性的档案保密培训，提高其在工作中保护档案信息的能力。（三）培训记录1.建立档案保密培训记录档案，详细记录培训时间、地点、内容、参加人员等信息