江苏档案管理制度

PAGE江苏档案管理制度一、总则（一）目的为加强江苏地区各类组织的档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的有效利用，为组织的各项工作提供有力支持，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本档案管理制度。（二）适用范围本制度适用于江苏地区内所有企事业单位、政府部门、社会团体及其他各类组织（以下统称“组织”）的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则组织的档案工作实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化和科学化。2.真实性原则档案内容应真实反映组织的各项活动和历史面貌，严禁伪造、篡改档案。3.完整性原则全面收集、整理组织在各项工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，为组织和社会提供便捷的档案利用服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门各组织应设立专门的档案管理部门，负责本组织档案工作的统筹规划、组织协调和具体实施。档案管理部门应配备与工作任务相适应的专业人员，确保档案管理工作的顺利开展。（二）档案管理人员职责1.档案收集与整理负责组织各部门及时收集、整理本部门形成的档案材料，确保档案的齐全完整，并按照规定的分类标准和整理方法进行整理。2.档案保管妥善保管各类档案，做好档案的存储、保护和安全防范工作，防止档案损坏、丢失和泄密。3.档案检索与利用建立健全档案检索体系，为档案利用者提供快速、准确的档案信息查询服务。按照规定办理档案查阅、借阅手续，确保档案的合理利用。4.档案鉴定与销毁定期对档案进行鉴定，提出档案存毁意见，经批准后对失去保存价值的档案进行销毁处理。5.档案统计与分析负责档案的统计工作，及时准确地填报档案统计报表，对档案管理工作进行分析总结，为组织决策提供依据。（三）各部门职责1.形成档案各部门负责本部门在各项工作中形成的档案材料的收集、整理和移交工作，确保档案材料的真实、完整、准确。2.配合管理积极配合档案管理部门的工作，按照档案管理要求提供相关资料，协助做好档案的整理、鉴定、利用等工作。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.文书档案主要包括各类公文、函件、会议记录、工作计划与总结等。2.科技档案涵盖科研项目档案、工程建设档案、设备仪器档案等。3.财务档案包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。4.人事档案涉及员工个人基本信息、履历、考核、奖惩、工资福利等档案材料。5.业务档案根据组织业务特点分类，如企业的市场营销档案、生产经营档案，政府部门的行政审批档案、行政执法档案等。6.声像档案包括照片、录音、录像等资料。7.电子档案以电子形式存储的各类档案，如电子文档、数据库文件等。（二）编号规则1.文书档案编号采用年度保管期限流水号的形式。例如，2023永久001，表示2023年形成的永久保管的文书档案第1件。2.科技档案编号根据项目或设备的类别、编号等进行编制，确保编号具有唯一性和系统性。例如，科研项目档案编号为：KJ项目名称年份序号，工程建设档案编号为：GC工程名称标段年份序号等。3.财务档案编号按照会计年度和档案类别进行编号。如会计凭证编号为：C年份月份册号，账簿编号为：Z年份账簿名称等。4.人事档案编号一般采用员工个人身份证号码作为编号，方便识别和管理。5.业务档案编号依据业务流程和档案内容进行分类编号，确保同一业务类型档案编号的连贯性和一致性。例如，市场营销档案编号为：SY营销活动名称年份序号等。6.声像档案编号按照形成时间、主题等进行编号，如照片编号为：ZP拍摄时间主题序号，录音录像编号为：LY录制时间主题序号等。7.电子档案编号与相应纸质档案编号一致，同时在电子存储系统中进行标识和管理，方便查询和利用。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.明确收集范围各部门应根据档案管理规定，明确本部门形成的档案材料的收集范围，确保档案收集的全面性。2.及时收集归档档案形成部门应在工作完成后及时将档案材料收集整理，移交档案管理部门。对于重要活动、重大项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后的规定时间内完成收集归档工作。（二）整理方法1.分类整理按照档案分类标准，对收集到的档案材料进行分类，同类档案再按照时间顺序、重要程度等进行排列。2.装订编目文书档案等应进行装订，去除金属物，编页号，填写卷内目录、备考表等。科技档案应按照项目或设备的组成部分进行整理，编制卷内目录、档案总目录等。3.编制检索工具为便于档案的查找利用，应编制档案目录、索引、指南等检索工具，建立电子检索系统，提高档案检索效率。五、档案的保管（一）保管场所与设施1.保管场所选择档案保管场所应选择安全、干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的房间或区域。2.设施配备配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器、防虫药品、除湿设备等，确保档案的安全保管。（二）档案存储方式1.纸质档案存储按照档案类别、年度、保管期限等进行分类存放，排列整齐，并建立档案存放位置索引，便于查找。2.电子档案存储采用安全可靠的存储设备和存储系统，对电子档案进行备份存储。电子档案应按照与纸质档案一致的分类编号进行存储，并建立相应的电子目录和索引。3.声像档案存储照片、录音、录像等声像档案应进行分类整理，标注相关信息，采用光盘、磁带等介质进行存储，并定期进行检查和维护。（三）档案保管期限规定1.永久保管档案涉及组织重大决策、重要资产、核心业务等具有长远历史价值和凭证作用的档案，应永久保管。2.定期保管档案定期保管档案的保管期限分为30年、10年等。具体保管期限根据档案的性质和重要程度确定。（四）档案保管检查与维护1.定期检查档案管理部门应定期对档案保管情况进行检查，每年至少进行一次全面检查，重点检查档案的完整性、安全性、存储环境等。2.日常维护做好档案的日常维护工作，如对纸质档案进行除尘、消毒，对电子档案进行杀毒、数据备份等，确保档案的质量。3.问题处理对检查中发现的问题，应及时采取措施进行处理。如档案损坏的应及时修复或复制，存储环境不符合要求的应及时整改等。六、档案的利用（一）利用范围与方式1.利用范围组织内部人员因工作需要可查阅、借阅档案；外部单位或个人因法律法规规定、工作联系等需要，经批准可查阅相关档案。2.利用方式档案利用方式包括查阅档案原件、复制档案资料、摘录档案内容等。查阅、借阅档案应按照规定办理手续。（二）利用手续办理1.内部利用组织内部人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅目的、档案名称及编号等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理手续。2.外部利用外部单位或个人查阅、借阅档案，应出具单位介绍信或相关证明材料，填写档案查阅、借阅申请表，经组织相关部门负责人审核，报分管领导批准后，到档案管理部门办理手续。查阅、借阅重要档案的，还应签订保密协议。（三）利用限制与监督1.利用限制涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行利用，限制查阅范围和利用方式。未经批准，不得擅自复制、传播档案内容。2.利用监督档案管理部门应对档案利用情况进行监督，确保档案利用符合规定要求。对违规利用档案的行为，应及时制止并依法依规进行处理。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织与标准1.鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门、业务部门及相关领导组成，负责对档案进行定期鉴定。2.鉴定标准根据档案的保管期限规定、现实利用价值、历史意义等因素，对档案进行鉴定。失去保存价值的档案，应予以销毁。（二）销毁程序1.编制销毁清册档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一核对，编制档案销毁清册，注明档案名称、编号、年度、保管期限、数量等信息。2.审批档案销毁清册经组织分管领导审核批准后，方可进行销毁。3.销毁实施档案销毁应在指定地点进行，由两人以上监销。销毁过程中应确保档案信息彻底消除，无法恢复。销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字确认。（三）销毁记录与留存档案管理部门应