高校教务档案管理制度

PAGE高校教务档案管理制度一、总则（一）目的高校教务档案是学校教学管理工作的重要组成部分，它记录了学校教学活动的全过程，对于维护学校正常教学秩序、提高教学质量、促进学校发展具有重要意义。为加强高校教务档案管理，确保教务档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和开发，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各教学单位、教务处及其他与教学管理相关的部门在教学管理活动中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则高校教务档案实行集中统一管理，由学校档案馆（室）或指定的专门机构负责收集、整理、保管和提供利用。各教学单位应明确专人负责本单位教务档案的收集、整理和移交工作，确保档案管理工作的规范化和制度化。2.真实性原则教务档案应如实反映教学管理活动的真实情况，不得伪造、篡改档案内容。档案管理人员应严格把关，对档案的真实性负责。3.完整性原则教务档案应全面、系统地记录教学管理活动的各个环节，包括教学计划、教学大纲、课程表、学生成绩、教学质量评估等，确保档案的完整性。4.保密性原则教务档案涉及学校教学工作的机密信息，如学生个人信息、教学改革方案等，档案管理人员应严格遵守保密制度，确保档案信息不泄露。二、档案管理机构及职责（一）学校档案馆（室）1.负责制定和完善高校教务档案管理制度，指导各教学单位的档案管理工作。2.集中收集、整理、保管全校教务档案，建立健全档案管理数据库，实现档案信息的数字化管理。3.负责档案的鉴定、销毁工作，定期对档案进行清理，确保档案的质量和安全。4.提供档案查阅、借阅服务，为学校教学管理、教学研究和师生利用档案提供便利。（二）各教学单位1.负责本单位教务档案的收集、整理和初步立卷工作，确保档案材料的齐全、完整。2.明确专人负责档案管理工作，按照学校档案管理部门的要求，定期将整理好的档案移交学校档案馆（室）。3.配合学校档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作，积极提供档案利用的相关信息。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和学校的档案管理制度，热爱档案工作，具有高度的责任心和敬业精神。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作，确保档案的规范化和标准化。3.做好档案的安全保管工作，定期检查档案的保管状况，采取有效措施防止档案的损坏、丢失和泄密。4.积极开展档案的开发利用工作，为学校教学管理、教学研究和师生提供优质的档案信息服务。5.参加档案业务培训，不断提高自身的业务水平和综合素质。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.教学计划、教学大纲、课程建设规划等教学文件。2.学期教学执行计划、课程表、考试安排等教学管理文件。3.学生学籍档案，包括新生录取名册、学生注册登记表、成绩登记表、毕业登记表等。4.教师教学业务档案，包括教师基本情况、教学工作量、教学质量评估、教学成果等。5.教学质量监控与评估档案，包括教学检查记录、教学评估报告、学生评教结果等。6.实践教学档案，包括实习计划、实习报告、毕业设计（论文）选题、指导记录、答辩记录等。7.教材建设档案，包括教材选用计划、教材编写情况、教材评估等。8.教学改革与研究档案，包括教学改革项目立项、研究成果、教学研究论文等。9.其他与教学管理相关的文件材料。（二）收集要求1.各教学单位和相关部门应及时将本单位在教学管理活动中形成的档案材料收集齐全，不得遗漏重要文件。2.档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对收集到的档案材料应进行分类整理，按照档案形成的时间顺序或逻辑关系进行排列，便于查找和利用。（三）整理方法1.分类教务档案按照教学管理的职能和档案内容的性质进行分类，一般可分为教学综合类、学籍管理类、教师教学业务类、教学质量监控与评估类、实践教学类、教材建设类、教学改革与研究类等。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有系统性和唯一性，便于档案的管理和查找。编号方法可采用年度流水号或分类流水号等。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名（文件名）、日期、责任者（形成单位或个人）、保管期限等内容。档案目录应一式两份，一份随档案装订成册，一份单独成册，便于查阅。4.装订对整理好的档案材料进行装订，装订应整齐、牢固，便于长期保存。装订时应注意保持档案材料的原貌，不得随意裁剪或损坏档案内容。四、档案的保管与保护（一）保管条件1.学校应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，档案装具应符合档案保管的要求，便于档案的存放和查找。3.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，湿度控制在45%60%之间。（二）保管期限教务档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案反映学校教学管理活动重大历史事件和重要决策的文件材料；学校制定的具有长远指导意义的教学规章制度；涉及学校教学工作全局的重要统计报表；学校教学改革与研究的重大成果等。2.长期保管的档案学校教学管理活动中形成的一般性文件材料；学生学籍档案中的重要材料，如毕业生登记表等；教师教学业务档案中的重要材料，如教学成果奖证书等；教学质量监控与评估档案中的重要材料，如教学评估报告等；实践教学档案中的重要材料，如毕业设计（论文）优秀作品等。保管期限一般为16年至50年。3.短期保管的档案学校教学管理活动中形成的临时性文件材料；学生学籍档案中的一般性材料，如学生注册登记表等；教师教学业务档案中的一般性材料，如教学工作量统计表等；教学质量监控与评估档案中的一般性材料，如教学检查记录等；实践教学档案中的一般性材料，如实习报告等。保管期限一般为5年至15年。（三）档案的定期检查1.学校档案管理部门应定期对教务档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、数量、质量等。2.对检查中发现的问题应及时采取措施进行处理，如对破损的档案进行修复、对霉变的档案进行消毒等。3.定期检查应做好记录，记录内容包括检查时间、检查人员、检查情况、处理结果等。（四）档案的数字化管理1.学校应积极推进教务档案的数字化管理，建立档案管理数据库，将纸质档案转化为电子档案，实现档案信息的快速检索和利用。2.档案数字化应按照国家有关标准和规范进行，确保电子档案的质量和安全。3.电子档案应进行备份，备份存储介质应妥善保管，防止数据丢失。五、档案的利用与开发（一）利用原则1.依法利用原则档案利用应严格遵守国家有关法律法规和学校档案管理制度规定，确保档案利用的合法性和规范性。2.服务教学原则档案利用应紧密围绕学校教学工作中心，为教学管理、教学研究和师生提供优质的档案信息服务，促进学校教学质量的提高。3.安全保密原则档案利用过程中应严格遵守保密制度，确保档案信息不泄露，维护学校和师生的合法权益。（二）利用方式1.查阅学校师生因教学、科研、管理等工作需要，可凭有效证件到学校档案管理部门查阅教务档案。查阅档案时应填写查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等。档案管理人员应根据查阅登记表提供相应的档案材料，并做好查阅记录。2.借阅因特殊情况需要借阅教务档案的，须经档案管理部门负责人批准，并办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、复印、拍照、摘录档案内容。借阅期满后应及时归还档案。3.出具档案证明学校师生因工作需要，可向档案管理部门申请出具档案证明。档案管理部门应根据档案材料的内容，如实出具档案证明，并加盖档案管理部门印章。（三）档案的开发利用1.学校档案管理部门应积极开展档案的开发利用工作，对教务档案进行整理、分析和研究，为学校教学管理决策提供参考依据。2.结合学校教学工作实际，编写教学年鉴、教学大事记、教学成果汇编等档案资料，为学校教学研究和文化建设服务。3.利用档案信息资源，开展学术研究和交流活动，提高学校档案工作的影响力和知名度。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查原则对拟鉴定的档案应进行全面审查，包括档案的内容、来源、形成时间、保管期限等，确保鉴定结果的准确性。2.价值评估原则根据档案的重要性、完整性、真实性等因素，对档案的价值进行评估，确定档案的保管期限和销毁范围。3.集体鉴定原则档案鉴定工作应成立由档案管理部门负责人、相关教学单位负责人、档案管理人员等组成的鉴定小组，对档案进行集体鉴定，确保鉴定结果的公正性和客观性。（二）鉴定方法1.直接鉴定法鉴定人员应直接审查档案的内容，根据档案的价值确定其保管期限和销毁范围，不得只看档案的题名或目录就做出鉴定结论。2.逐卷鉴定法对每一卷档案进行逐一鉴定，确定其保管期限和销毁范围，确保鉴定工作的细致和准确。（三）销毁程序1.编制销毁清册对经过鉴定需要销毁的档案，应编制销毁清册，清册应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。销毁清册应一式两份，一份随档案销毁，一份留存档案管理部门备查。2.审批销毁清册经档案管理部门负