公司档案借阅制度及流程

PAGE公司档案借阅制度及流程一、总则1.目的为了加强公司档案的管理，规范档案借阅行为，确保档案的安全与完整，保障公司各项工作的正常开展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门及员工借阅公司档案的相关活动。3.档案定义本制度所指档案是公司在各项经营管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、报表、图纸、会议记录、信函等。二、借阅原则1.必要性原则借阅档案应基于工作需要，确因工作开展必须查阅或使用档案资料。2.审批原则严格执行借阅审批流程，未经批准，任何人不得擅自借阅公司档案。3.安全保密原则借阅人应妥善保管档案，不得泄露档案内容，确保档案的安全与保密。在借阅期限届满后及时归还档案，不得擅自留存、转借或转让他人。三、借阅流程1.提出申请借阅人需填写《档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、预计归还日期等信息。申请表应提交给所在部门负责人进行初审。2.部门初审部门负责人对借阅申请进行审核，确认借阅目的与工作需求相符，且借阅人具备相应的权限和能力处理所借阅的档案。审核通过后，在申请表上签署意见并加盖部门公章。3.档案管理部门审核申请表提交至档案管理部门，档案管理人员对申请进行再次审核。重点审查档案的密级、是否存在未了结的借阅记录等情况。对于涉及重要机密或敏感信息的档案，需经公司相关领导审批。审核通过后，档案管理人员在申请表上注明可借阅的档案范围及借阅期限，并安排档案查阅事宜。4.借阅登记档案管理人员根据审核通过的申请表，对借阅档案进行详细登记。登记内容包括借阅人姓名、部门、借阅日期、档案名称及编号、预计归还日期等。同时，为借阅的档案建立借阅记录，记录档案的流向和状态。5.档案交付档案管理人员按照申请表上注明的档案范围，将档案交付给借阅人。交付时，双方需在《档案借阅登记表》上签字确认，明确档案的交接情况。6.借阅期限借阅期限根据档案的性质和重要程度设定。一般情况下，普通档案的借阅期限不得超过[X]个工作日；重要档案或机密档案的借阅期限不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，借阅人应提前[X]个工作日向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。7.归还档案借阅期限届满，借阅人应按时归还所借阅的档案。归还时，档案管理人员需对档案进行仔细检查，确保档案的完整性和准确性。如发现档案有损坏、丢失或涂改等情况，借阅人应承担相应的责任。档案管理人员在确认档案完好无损后，在《档案借阅登记表》上记录归还日期，并注销借阅记录。四、借阅权限1.普通员工借阅权限普通员工因工作需要可借阅与其工作相关的一般性档案，如部门内部文件、业务报表等。借阅期限一般不得超过[X]个工作日。2.部门负责人借阅权限部门负责人可借阅本部门及相关业务范围内的档案资料，包括重要文件、合同等。借阅期限一般不得超过[X]个工作日。如需借阅涉及公司整体战略、财务等重要领域的档案，需经公司分管领导批准。3.公司领导借阅权限公司领导因工作需要可借阅公司各类档案资料，不受借阅期限限制。但借阅后应及时归还档案管理部门，并做好借阅记录。4.特殊情况借阅权限因公司外部审计、法律诉讼等特殊情况需要借阅档案的，由相关部门提出申请，经公司总经理批准后，档案管理部门按照规定办理借阅手续。借阅期限根据实际情况确定，但应确保档案的安全与保密。五、档案查阅规定1.查阅地点借阅人应在档案管理部门指定的查阅地点查阅档案，不得擅自将档案带出指定地点。如需在其他地点查阅，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可进行。2.查阅方式借阅人应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。如需复印或摘录档案内容，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后由档案管理人员协助办理。复印或摘录的内容应妥善保管，不得用于与工作无关的目的。3.多人查阅如有多人同时查阅同一档案，应指定专人负责档案的保管和传递，确保档案的安全与完整。查阅过程中，应保持安静，不得影响其他人员的工作。六、档案保密规定1.保密责任借阅人在借阅档案期间，应严格遵守公司的保密制度，对所借阅档案的内容予以保密，不得向无关人员泄露档案信息。如因工作需要向第三方提供档案信息，应提前获得公司相关部门的批准，并与第三方签订保密协议。2.密级标识档案管理部门应根据档案的内容和重要程度，对档案进行密级标识。借阅人应严格按照档案的密级要求进行管理和使用，不得擅自降低或解除档案的密级。3.保密措施借阅人在查阅档案时，应采取必要的保密措施，如避免在公共场所讨论档案内容、妥善保管档案复印件等。如发现档案有泄露风险，应及时向档案管理部门报告，并采取相应的措施进行处理。七、违规处理1.违规行为界定有下列情形之一的，视为违规行为：未经批准擅自借阅档案；超出借阅权限借阅档案；未按时归还档案；泄露档案内容；在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料；擅自将档案带出指定查阅地点；擅自复印或摘录档案内容用于与工作无关的目的。2.处理措施对于违规行为，公司将视情节轻重给予相应的处理：警告：对初次违规且情节较轻的借阅人，给予警告处分，并责令其立即改正违规行为。罚款：对违规情节较重的借阅人，处以[X]元以上[X]元以下的罚款，并要求其作出书面检讨。解除劳动合同：对严重违规或多次违规的借阅人，公司将与其解除劳动合同，并依法追究其法律责任。3.赔偿责任因违规行为导致档案损坏、丢失或泄露的，借阅人应承担相应的赔偿责任。赔偿金额根据档案的重要程度和损失情况确定，包括但不限于档案的重新整理、复制费用以及因档案泄露给公司造成的经济损失等。八、附则1.制度解释权本制度由公司档案管理部门负责解释。如有未尽事宜或在执行过程中遇到问题，由档案管理部