档案制度影响中国

PAGE档案制度影响中国一、总则（一）目的本档案制度旨在规范公司/组织的档案管理工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在公司/组织运营、决策、历史研究等方面的重要作用，保障公司/组织各项工作的顺利开展，同时遵循国家相关法律法规及行业标准，维护公司/组织及相关方的合法权益。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门、各分支机构以及全体员工。涵盖公司/组织在经营管理、业务活动、技术研发、行政管理等过程中形成的各类档案，包括但不限于纸质档案、电子档案、声像档案等。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映公司/组织的实际工作情况和历史面貌，严禁伪造、篡改档案信息。2.完整性原则：全面收集、整理公司/组织在各个阶段形成的各类档案，确保档案的门类齐全、内容完整，不遗漏重要信息。3.准确性原则：档案的记录和整理应准确无误，数据、事实等应清晰明确，避免模糊不清或歧义性的表述。4.安全性原则：采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失、泄露等情况发生。5.保密性原则：对于涉及公司/组织商业秘密、敏感信息等的档案，严格按照保密规定进行管理，限制查阅和使用范围。6.便利性原则：档案管理应便于档案的收集、整理、存储、检索、利用和销毁等操作，提高工作效率，满足公司/组织及相关人员的使用需求。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.制定和完善公司/组织的档案管理制度，并负责制度的组织实施和监督检查。2.统筹规划公司/组织档案管理工作，制定档案工作发展规划和年度工作计划。3.负责公司/组织各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用等工作。4.指导和监督各部门的档案管理工作，对兼职档案员进行培训和业务指导。5.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，建立和维护档案信息系统。6.负责档案的安全保管，配备必要的档案保管设施设备，确保档案实体和信息安全。7.参与公司/组织重大活动、重要项目的档案管理工作，提供档案支持和服务。8.定期对档案管理工作进行总结和评估，向上级领导汇报档案工作情况，提出改进措施和建议。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，指定专人作为兼职档案员，负责本部门档案管理的具体工作。2.按照公司/组织档案管理制度的要求，及时将本部门形成的各类档案整理归档，确保档案的完整、准确和及时移交。3.协助档案管理部门开展档案的鉴定、销毁等工作，提供相关档案信息和资料。4.严格遵守档案保密规定，对涉及本部门的机密档案妥善保管，防止泄露。5.在开展业务活动过程中，注意保护档案的原始记录，确保档案的真实性和完整性。6.配合档案管理部门做好档案信息化建设工作，提供必要的数据和信息支持。（三）兼职档案员职责1.负责本部门档案的日常收集、整理和初步分类工作，确保档案资料的齐全、完整。2.按照档案管理部门规定的档案整理标准和方法，对本部门档案进行规范化整理，编制目录和索引。3.定期将整理好的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。4.协助档案管理部门开展档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的档案信息和帮助。5.负责本部门档案保管场所的安全管理，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。6.及时向档案管理部门反馈本部门档案管理工作中存在的问题和建议，协助档案管理部门完善档案管理制度。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司/组织设立、变更、终止过程中形成的各类文件材料，包括公司章程、营业执照、组织机构代码证、税务登记证、设立批复、变更决议、终止清算报告等。2.公司/组织经营管理活动中形成的文件材料，如年度工作计划、总结、报告、会议纪要、合同协议、财务报表、审计报告、统计报表等。3.业务活动中产生的文件材料，涵盖市场调研、产品研发、生产销售、售后服务等各个环节的相关资料，如市场调研报告、产品设计图纸、生产工艺文件、销售合同、客户反馈记录等。4.行政管理工作中形成的文件材料，包括人事档案、行政公文、办公文件、印章管理记录、后勤保障文件等。5.技术研发过程中产生的文件材料，如科研项目立项报告、研究方案、实验数据、技术成果鉴定文件、专利申请文件等。6.基本建设项目中形成的文件材料，包括项目可行性研究报告、设计文件、施工图纸、招投标文件、工程竣工验收文件等。7.设备仪器采购、使用、维护过程中形成的文件材料，如设备采购合同、设备清单、操作规程、维护保养记录、设备报废文件等。8.财务、审计、法务等专项工作中形成的文件材料，如财务凭证、审计工作底稿、法律事务文件等。9.公司/组织对外交往活动中形成的文件材料，如合作协议、往来信函、外事活动记录等。10.其他具有保存价值的文件材料，如员工荣誉证书、获奖材料、宣传资料、媒体报道等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集的责任人，按照档案收集范围及时收集本部门产生的各类文件材料，确保档案收集的及时性和完整性。2.对于重要文件材料，应实行“随办随归”制度，在文件办理完毕后，由承办人及时整理归档，不得积压。3.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、损毁、丢失文件材料。对于破损、褪色的文件材料，应进行修复或复制。4.电子文件的收集应符合电子档案管理的相关要求，确保电子文件的格式规范、元数据完整、内容真实准确，并与纸质文件同步收集、整理。（三）整理方法1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和内在联系，按照一定的分类标准进行分类整理。一般可采用年度机构（问题）保管期限的分类方法，即先按年度分开，再在每个年度内按机构（问题）分类，最后根据保管期限进行排列。2.纸质档案应进行装订、编页、编目等工作。装订应整齐牢固，不掉页、不压字；编页应准确无误，标明页号；编目应包括案卷题名、年度、机构（问题）、保管期限、起止日期、卷内文件页数、件数、归档号等内容，并编制案卷目录。3.电子档案应按照电子文件管理系统的要求进行分类、命名、存储和管理。建立电子档案的元数据体系，确保电子档案的可读性和可追溯性。同时，应定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。4.声像档案应按照载体形式、内容主题等进行分类整理，编制目录并注明拍摄（录制）时间、地点、人物、内容摘要等信息。照片档案应冲印成标准规格，并进行文字说明；录音、录像档案应进行转录、存储，并确保声音和图像清晰可辨。四、档案的鉴定与保管（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期组织对已归档的档案进行鉴定，确定档案的保管期限。鉴定工作应由档案管理部门牵头，会同相关业务部门组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合考虑档案的历史价值、现实利用价值和保存价值进行鉴定。保管期限分为永久、长期（15年以上）和短期（15年以下）三种。3.对于保管期限已满的档案，鉴定小组应进行逐卷审查，提出存毁意见。对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，应编制销毁清册，报经公司/组织领导批准后予以销毁。4.档案鉴定工作应形成鉴定报告，记录鉴定的过程、结果和依据，鉴定报告应归档保存。（二）保管期限划分1.永久保管：凡是反映公司/组织主要职能活动和基本历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，应列为永久保管。主要包括公司章程、股东会议记录、董事会决议、重要合同协议、财务决算报告、重大项目文件、公司/组织发展规划、年度总结等。2.长期保管：在较长时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。如一般业务合同、年度工作计划、中期财务报表、一般性技术文件、员工人事档案等。3.短期保管：在较短时间内对公司/组织工作有参考价值的档案，列为短期保管。如一般性办公文件、临时性业务文件、短期项目文件等。（三）保管要求1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等安全防护设施，确保档案的安全保管。2.档案应按照分类方案进行存放，排列有序，便于查找和利用。同时，应建立档案存放位置索引，注明档案的存放架位、箱柜号等信息。3.对电子档案应采用安全可靠的存储设备进行存储，并定期进行数据备份。备份数据应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。4.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制；对丢失的档案应及时查找，并采取相应的补救措施。5.严格控制档案库房的温度、湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。五、档案的检索与利用（一）检索工具1.建立完善的档案检索体系，编制多种检索工具，如案卷目录、全宗指南、分类目录、主题目录、专题目录、人名索引、地名索引等，以便快速、准确地查找所需档案。2.档案信息化管理系统应具备强大的检索功能，支持按年度、机构（问题）、保管期限、关键词、文号等多种方式进行检索，提高检索效率和准确性。3.定期对检索工具进行更新和维护，确保检索信息的准确性和完整性。同时，根据档案的增减变化情况，及时调整检索工具的内容。（二）利用方式1.档案利用应遵循严格的审批制度，凡需查阅、借阅档案的部门或个人，应填写档案利用申请表，注明利用目的、内容、范围等，经本部门负责人审核，报档案管理部门审批。2.档案查阅一般应在档案管理部门指定的查阅场所进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅场所。如需借出档案，应经档案管理部门负责人批准，并办理借阅手续，明确借阅期限和归还时间。3.对于涉及公司/组织商业秘密、敏感信息等限制利用的档案，应严格按照保密规定进行审批和管理，限制查阅和使用范围，并要求查阅人员签署保密承诺书。4.档案管理部门应积极为公司/组织的各项工作提供档案利用服务，根据利用需求，及时准确地提供档案资料，并做好利用登记工作。利用登记应包括利用时间、利用部门、利用人、利用内容、归还时间等信息。5.鼓励通过档案信息化管理系统实现档案的远程查阅和利用，提高档案利用的便捷性和效率。同时，应确保远程利用过程中的信息安全，采取身份认证、数据加密等措施。六、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计分析，及时掌握档案工作动态。2.档案统计应做到准确、及时、全面，统计报表应按照规定的格式和内容填写，数据应真实可靠。统计周期可分为年度统计、季度统计等。3.定期对档案统计数据进行分析研究，总结档案管理工作中的经验教训，发现存在的问题，并提出改进措施和建议。档案统计分析报告应归档保存，为公司/组织的决策提供参考依据。（二）移交工作1.公司/组织内部机构调整、人员调动时，涉及档案移交的，应及时办理档案移交手续。移交档案应编制移交清单，注明档案的名称、数量、保管期限等信息，交接双方应签字确认。2.公司/组织与外部单位进行业务往来、合作交流等活动，涉及档案移交的，应按照双方约定的方式和要求进行档案移交，并办理相关手续。3.档案管理部门应定期对档案进行清查盘点，确保档案的账实相符。对于清查中发现的问题，应及时查明原因，采取相应的处理措施。4.公司/组织因破产、解散、撤销等原因终止时，应按照国家有关规定，对档案进行妥善处置。档案处置方案应报经上级主管部门批准，并按照规定向相关档案管理部门移交档案。七、档案的保密与安全（一）保密措施1.加强档案保密教育，提高全体员工的保密意识。档案管理人员应严格遵守保密制度，对涉及公司/组织机密的档案信息予以保密。2.对档案查阅、借阅、利用等环节实行严格的保密管理，明确保密责任，签订保密协议。查阅、借阅人员不得擅自复制、传播、泄露档案内容。3.对档案库房、档案整理场所等实行专人管理，限制无关人员进入。档案管理人员应定期检查保密措施的执行情况，发现问题及时整改。4.对于电子档案，应采取加密存储、访问控制、数据备份等安全保密措施，防止电子档案信息泄露。同时，对电子档案的操作应进行记录，以便追溯和审计。（二）安全管理1.建立健全档案安全管理制度，明确档案安全管理责任，确保档案实体和信息安全。档案管理部门应定期对档案安全情况进行检查，发现安全隐患及时排除。2.加强档案库房的安全防范工作，安装必要的安全监控设备、消防设备、防盗报警设备等，确保档案库房的安全。档案管理人员应熟悉安全设备的使用方法，定期进行维护和检查。3.对档案的存储介质应进行定期检查和维护，防止存储介质损坏导致档案信息丢失。同时，应制定存储介质的销毁制度，对报废的存储介质进行安全销毁。4.制定档案安全应急预案，明确应急处置流程和责任分工。定期组织档案安全应急演练，提高应对突发事件的能力，确保在发生火灾、水灾、盗窃等紧急情况