学校科研档案管理制度

PAGE学校科研档案管理制度一、总则（一）目的为加强学校科研档案管理，确保科研档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥科研档案在学校教学、科研、管理等工作中的作用，根据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各科研项目组以及参与学校科研活动的个人所形成的科研档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学校科研档案实行集中统一管理，由学校档案管理部门归口负责，确保档案管理的规范性和一致性。2.完整准确原则：科研档案应全面、准确地反映科研活动的全过程，保证档案内容的真实性和完整性。3.便于利用原则：遵循方便科研人员和管理人员查阅利用的原则，合理整理和保管档案，提高档案的利用效率。4.安全保密原则：严格遵守国家有关档案安全保密的规定，确保科研档案的实体安全和信息安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定学校科研档案管理制度并组织实施。2.负责全校科研档案的集中统一管理，接收、整理、保管和统计科研档案，确保档案的完整、准确和安全。3.对全校科研档案工作进行业务指导和监督检查，并开展档案管理人员的培训工作。4.开发科研档案信息资源，为学校教学、科研、管理等工作提供档案信息服务。5.按照国家有关规定，做好科研档案的鉴定、销毁和移交工作。（二）科研项目负责人职责1.负责本项目科研档案的收集、整理和归档工作，确保项目档案的完整、准确和规范。2.按照学校科研档案管理要求，及时将项目研究过程中形成的各类文件材料移交学校档案管理部门。3.协助档案管理部门做好项目档案的整理、编目和数字化等工作，配合档案管理部门开展档案利用工作。（三）科研人员职责1.严格遵守学校科研档案管理制度，在科研活动中认真做好文件材料的形成、积累和保管工作。2.积极配合项目负责人和档案管理部门做好科研档案的收集、整理和归档工作，及时将个人在科研过程中产生的文件材料移交项目负责人或学校档案管理部门。三、科研档案的归档范围（一）科研项目立项阶段文件1.项目申请书、可行性研究报告、项目论证材料、项目审批文件等。2.与项目申报有关的调研材料、实验报告、测试数据等。（二）科研项目研究阶段文件1.项目研究计划、实施方案、技术路线、实验记录、测试报告、数据处理结果等。2.项目研究过程中形成的会议纪要、工作简报、阶段总结等。3.项目研究过程中产生的论文、著作、专利、软件著作权等知识产权相关材料。4.项目研究过程中与国内外相关单位或个人的合作协议、合作研究报告等。（三）科研项目结题验收阶段文件1.项目结题报告、验收申请书、验收意见、验收证书等。2.项目研究成果的鉴定材料、评价材料、推广应用材料等。3.项目经费决算表、经费使用情况报告等。（四）科研管理文件1.学校科研管理规章制度、科研计划、科研项目申报指南、科研项目立项通知等。2.科研项目中期检查、年度检查等相关文件材料。3.科研成果奖励申报材料、获奖证书等。四、科研档案的收集与整理（一）收集要求1.科研项目负责人应按照档案管理要求，及时组织项目组成员收集项目研究过程中形成的各类文件材料，确保文件材料的齐全、完整。2.对于科研活动中形成的电子文件，应同时收集其纸质版本或打印件，并确保两者内容一致。3.收集的文件材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，载体应符合档案保管要求。（二）整理原则1.遵循科研活动的规律和文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，便于保管和利用。2.按照科研项目的类别、阶段和文件材料的性质进行分类整理，做到分类科学、编号规范、排列有序。3.科研档案应采用纸质档案与电子档案同时归档的方式，电子档案应按照国家有关电子文件管理规定进行整理和存储。（三）整理方法1.分类：根据科研档案的归档范围，将科研档案分为科研项目立项文件、研究文件、结题验收文件和科研管理文件四大类，每大类下再根据具体内容进行细分。2.编号：对每一份科研档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。编号可采用项目编号+档案类别代码+顺序号的方式，如“20230101001”，其中“202301”为项目编号，“01”为档案类别代码，“001”为顺序号。3.编目：编制科研档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。电子档案应同时编制电子目录，以便于计算机检索。4.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，采用线装或胶装方式，确保档案的整齐、牢固。五、科研档案的保管（一）保管条件1.学校应设立专门的科研档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.库房应配备必要的档案保管设备，如档案密集架、温湿度控制设备、消防设备、防虫药品等。3.电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行备份，备份介质应异地存放。（二）保管期限1.科研档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的科研档案主要包括学校重大科研项目档案、具有重要历史价值和科学价值的科研档案、涉及学校核心竞争力和知识产权的科研档案等。3.长期保管的科研档案主要包括学校一般科研项目档案、在一定时期内具有查考利用价值的科研档案等，保管期限一般为10年至50年。4.短期保管的科研档案主要包括学校一般性科研活动中形成的、在较短时间内具有查考利用价值的科研档案等，保管期限一般为1年至10年。（三）档案统计1.学校档案管理部门应建立科研档案统计台账，对科研档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.定期对科研档案统计数据进行分析，为科研档案管理决策提供依据。（四）档案鉴定1.学校档案管理部门应定期对科研档案进行鉴定，确定档案的保管期限和密级。2.档案鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门、科研管理部门和相关专家共同参与，按照档案鉴定标准和程序进行。3.对已到保管期限的科研档案，经鉴定确无保存价值的，应按照国家有关规定进行销毁。销毁档案时，应编制销毁清册，经主管领导批准后，由两人以上监销，并在销毁清册上签字。六、科研档案的利用（一）利用范围1.学校内部的教学、科研、管理等人员因工作需要，可查阅利用科研档案。2.校外单位因合作研究、成果鉴定、项目申报等需要，经学校批准后，可查阅利用相关科研档案。3.涉及国家机密、商业秘密等特殊科研档案的利用，应按照国家有关保密规定执行。（二）利用方式1.查阅利用科研档案时，利用者应填写《科研档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、内容、用途等，经所在部门负责人签字同意后，到学校档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据利用者的申请，提供相应的档案，并做好查阅登记工作。查阅登记应包括查阅日期、利用者姓名、所在部门、查阅档案名称、查阅目的等内容。3.科研档案一般不提供外借，如有特殊情况需要外借的，应经学校档案管理部门负责人批准，并办理外借手续。外借期限一般不超过两周，到期应及时归还。4.利用者应爱护科研档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等，如需摘录或复制档案内容的，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（三）利用反馈1.档案管理部门应定期收集利用者对科研档案利用情况的反馈意见，了解档案利用效果，及时改进档案管理工作。2.对于利用者提出的档案管理方面的问题和建议，档案管理部门应认真研究，及时给予答复和处理。七、科研档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立学校科研档案管理信息系统，实现科研档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高科研档案管理的效率和水平。2.通过信息化手段，实现科研档案信息资源的共享，为学校教学、科研、管理等工作提供更加便捷的档案信息服务。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对学校现有的科研档案进行全面数字化处理，包括扫描、图像处理、数据录入等，确保数字化档案与纸质档案内容一致。2.信息系统建设：开发科研档案管理信息系统，实现档案的在线收集、整理、编目、存储、检索、利用、统计等功能，同时具备权限管理、安全保密等功能。3.数据备份与恢复：建立科研档案数据备份制度，定期对档案数据进行备份，并将备份数据异地存放，确保数据的安全性和可靠性。同时，制定数据恢复预案，确保在数据出现故障时能够及时恢复。（三）信息化管理要求1.档案管理部门应加强对科研档案管理信息系统的维护和管理，确保系统的正常运行。2.科研人员应按照学校要求，及时将科研文件材料上传至科研档案