档案绩效管理制度

PAGE档案绩效管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，提高档案工作质量和效率，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本档案绩效管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的绩效评估与管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实、准确反映公司各项工作的实际情况。2.完整性原则：确保档案资料的全面、系统，涵盖公司运营的各个方面。3.规范性原则：严格按照国家法律法规、行业标准以及公司内部规定进行档案管理操作。4.保密性原则：对涉及公司机密的档案，严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度、流程和标准。2.组织开展档案收集、整理、归档、保管、利用等工作。3.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查。4.定期对档案进行鉴定、销毁等处置工作。5.负责档案信息化建设，提高档案管理的信息化水平。（二）各部门职责1.负责本部门各类档案的收集、整理、初步审核，并及时移交档案管理部门。2.明确本部门档案管理人员，配合档案管理部门开展相关工作。3.按照档案管理要求，规范本部门档案的形成、积累和保管。4.严格遵守档案保密规定，确保本部门档案信息安全。（三）员工职责1.在工作中及时形成、收集应归档的文件材料，并按规定移交本部门档案管理人员。2.积极配合档案管理部门和本部门开展档案管理工作，提供必要的协助。3.不得擅自销毁、涂改、伪造档案，不得违规查阅、借阅档案。三、档案收集与整理（一）收集范围1.公司各类文件，包括但不限于红头文件、会议文件、请示报告、批复等。2.合同协议，如采购合同、销售合同、租赁合同等。3.财务档案，包括会计凭证、账簿、报表等。4.人事档案，如员工入职资料、培训记录、考核档案等。5.业务档案，如项目文档、市场调研报告、客户资料等。6.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保文件材料及时、完整收集。2.收集的档案应保持原始状态，不得随意涂改、损坏。3.对于重要文件的电子版本，应同时收集并妥善保存。（三）整理标准1.按照档案类别、时间顺序等进行分类整理。2.每份档案应编制清晰的目录，注明文件名称、日期、编号等信息。3.档案应装订整齐，纸张规格统一，破损文件应进行修复或复制。四、档案归档与保管（一）归档流程1.各部门档案管理人员对收集整理好的档案进行初步审核，确保档案质量。2.审核通过后，填写档案移交清单，将档案移交至公司档案管理部门。3.档案管理部门对接收的档案进行再次审核和登记，办理归档手续。（二）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案包括公司章程、营业执照、重要合同协议等。3.长期保管的档案一般为10年以上，如年度财务报表、重要人事档案等。4.短期保管的档案为10年以下，如一般性业务文件等。（三）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的保管设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案应分类存放，标识清晰，便于查找和利用。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行维护。五、档案利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、及时的原则，满足公司各项工作的需要。2.严格按照规定的程序和权限进行档案查阅、借阅。（二）利用方式1.查阅：因工作需要查阅档案的，可到档案管理部门指定地点进行查阅。查阅人员应填写查阅登记表，注明查阅目的、档案名称等信息。2.借阅：确需借阅档案的，应填写借阅申请表，经部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。（三）借阅归还1.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏、丢失档案。2.借阅期满后，借阅人员应按时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时追究借阅人员的责任。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员以及专业档案人员组成。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限和实际利用价值，对档案进行鉴定。2.对已超过保管期限且确无保存价值的档案，可列入销毁范围。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见。2.经公司领导批准后，编制销毁清单。3.由档案管理部门会同相关部门共同实施销毁，销毁过程应进行记录，并由监销人员签字确认。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司档案管理信息系统，实现档案管理的数字化、网络化和智能化，提高档案管理效率和服务水平。（二）系统功能1.档案录入：实现档案信息的快速录入和存储。2.检索查询：提供多种检索方式，方便用户快速查找所需档案。3.借阅管理：对档案借阅进行在线申请、审批和跟踪管理。4.统计分析：对档案数据进行统计分析，为公司决策提供支持。5.安全管理：保障档案信息系统的安全运行，防止数据泄露和非法访问。（三）数据维护1.定期对档案管理信息系统的数据进行备份，确保数据安全。2.及时更新档案信息，保证数据的准确性和完整性。3.对系统进行维护和升级，优化系统性能，满足公司档案管理工作的不断发展需求。八、档案绩效管理指标（一）档案收集指标1.档案收集及时率：[具体计算公式]，目标值为[X]%。2.档案收集完整率：[具体计算公式]，目标值为[X]%。（二）档案整理指标1.档案整理准确率：[具体计算公式]，目标值为[X]%。2.档案整理规范率：[具体计算公式]，目标值为[X]%。（三）档案归档指标1.档案归档及时率：[具体计算公式]，目标值为[X]%。2.档案归档差错率：[具体计算公式]，目标值为[X]%。（四）档案保管指标1.档案保管完好率：[具体计算公式]，目标值为[X]%。2.档案库房安全事故发生率：[具体计算公式]，目标值为[X]起/年。（五）档案利用指标1.档案查阅满足率：[具体计算公式]，目标值为[X]%。2.档案借阅归还及时率：[具体计算公式]，目标值为[X]%。（六）档案信息化指标1.档案数字化率：[具体计算公式]，目标值为[X]%。2.档案管理信息系统正常运行率：[具体计算公式]，目标值为[X]%。九、绩效评估与考核（一）评估周期档案绩效评估每[X]个月进行一次，年度进行综合考核。（二）评估方式1.自我评估：各部门档案管理人员对本部门档案管理工作进行自我总结和评估。2.部门评估：各部门负责人对本部门档案管理工作进行评估。3.档案管理部门评估：档案管理部门对各部门档案管理工作进行全面评估。（三）考核结果应用1.绩效评估结果与员工绩效奖金挂钩，根据考核得分发放相应比例的绩效奖金。2.对于档案管理工作表现优秀的部门和个人，给