局人事档案工作制度

PAGE局人事档案工作制度[公司/组织名称]人事档案工作制度一、总则（一）目的为加强公司/组织人事档案管理，有效地保护和利用档案，提高人事管理工作效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织全体员工的人事档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：人事档案内容必须真实可靠，如实反映员工的经历、政治思想、业务能力、工作表现等情况。2.完整性原则：人事档案应全面收集员工各个方面的材料，保证档案内容的完整性。3.保密性原则：严格遵守国家有关档案保密的规定，确保人事档案信息不泄露。4.动态管理原则：人事档案应根据员工的工作变动、职务晋升、奖惩等情况及时进行更新和调整。二、人事档案管理部门及职责（一）管理部门公司/组织设立专门的人事档案管理部门，负责统一管理员工的人事档案。（二）职责1.档案收集与整理负责收集、鉴别和整理员工的人事档案材料，确保档案材料的齐全、完整、真实、规范。按照规定的分类标准和编号方法，对人事档案进行分类、编号、装订，使其排列有序，便于查找。2.档案保管建立健全人事档案保管制度，配备必要的档案保管设施，确保人事档案的安全。定期对人事档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并向上级报告。做好人事档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，防止档案损坏、丢失。3.档案查阅与借阅严格执行档案查阅、借阅制度，按照规定的程序和权限办理查阅、借阅手续。对查阅、借阅人事档案的人员进行登记，注明查阅、借阅的时间、内容、目的等。督促查阅、借阅人员按时归还档案，不得擅自转借、复印、摘录档案内容。4.档案转递按照有关规定，及时办理员工人事档案的转递手续，确保档案转递的安全、准确、及时。对转递的人事档案进行认真核对，填写转递通知单，密封包装，并加盖密封章。跟踪档案转递情况，确保档案按时到达接收单位。5.档案信息化管理建立人事档案信息化管理系统，将人事档案信息录入系统，实现档案信息的电子化管理。定期对人事档案信息化管理系统进行维护和更新，确保系统的安全稳定运行。利用人事档案信息化管理系统，为公司/组织的人事决策提供支持和服务。6.档案统计与分析定期对人事档案进行统计，掌握档案的数量、类别、分布等情况。对人事档案数据进行分析，为公司/组织的人力资源管理提供参考依据。7.档案鉴定与销毁按照规定的程序和标准，对已超过保管期限或失去保存价值的人事档案进行鉴定。对经过鉴定确需销毁的人事档案，编制销毁清册，报上级批准后予以销毁。对销毁人事档案的过程进行监督，确保销毁工作的彻底、安全。三、人事档案内容（一）履历材料1.员工个人基本情况登记表。2.员工履历表。3.员工参加工作时间及岗位变动情况记录。（二）自传材料员工撰写的自传。（三）鉴定、考核、考察材料1.员工年度考核登记表。2.员工晋升、转正、调资等鉴定材料。3.员工参加各类培训、学习的考核鉴定材料。（四）学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料1.学历、学位证书复印件。2.培训结业证书复印件。3.专业技术职务任职资格证书、评审表及聘任文件复印件。（五）政审材料1.员工政治历史情况审查表。2.入党、入团志愿书及相关审批材料。（六）党团材料1.党员、团员登记表。2.党团组织关系介绍信及转移记录。（七）奖励材料1.公司/组织内部的奖惩决定文件。2.获得的各级政府部门、行业协会等颁发的奖励证书复印件。（八）处分材料1.公司/组织内部的处分决定文件。2.受到的各级政府部门、行业协会等处分的相关材料。（九）工资、任免、出国（境）等材料1.工资变动审批表。2.职务任免文件。3.员工出国（境）审批表及相关材料。（十）其他可供组织参考的材料1.员工的工作业绩报告、工作总结等。2.员工的健康体检报告。3.员工的劳动合同、聘用合同等。四、人事档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应及时将涉及员工的各类材料收集齐全，并移交人事档案管理部门。2.人事档案管理部门应定期主动向有关部门和人员收集人事档案材料，确保档案材料的及时补充。3.收集的人事档案材料应真实、完整、规范，不得伪造、篡改。（二）整理方法1.分类：按照人事档案内容的分类标准，将收集到的档案材料进行分类。2.排序：在每一类档案材料中，按照材料形成的时间顺序进行排序。3.编目：对每一份档案材料进行编号，并编制目录，注明材料的名称、日期、来源等信息。4.装订：将排序后的档案材料按照类别依次装订成册，每册厚度适中，便于保管和查阅。五、人事档案的保管（一）保管条件1.人事档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。3.档案架应坚固耐用，排列整齐，便于档案的存放和查找。（二）保管期限1.人事档案的保管期限分为长期、中期和短期。2.长期保管期限为50年以上，中期保管期限为10年至50年，短期保管期限为10年以下。3.具体保管期限根据档案内容的重要程度和保存价值确定。（三）档案清点与检查1.人事档案管理部门应定期对人事档案进行清点和检查，每年至少一次。2.清点和检查内容包括档案的数量、保管状况、分类编号等，发现问题及时处理。3.对检查中发现的档案损坏、丢失等情况，应及时向上级报告，并采取相应的补救措施。六、人事档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司/组织内部人员因工作需要查阅人事档案的，应填写《人事档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报人事档案管理部门负责人审批。2.查阅人事档案应在人事档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出。3.查阅人事档案的人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。（二）借阅权限1.公司/组织外部单位因工作需要借阅人事档案的，应出具单位介绍信，并填写《人事档案借阅申请表》，经公司/组织主管领导签字同意后，报人事档案管理部门负责人审批。2.借阅人事档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人事档案的人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上圈划、批注、污损，不得擅自复制档案内容。（三）查阅与借阅登记1.人事档案管理部门应建立查阅、借阅登记制度，对查阅、借阅人事档案的人员进行详细登记。2.登记内容包括查阅、借阅的时间、内容、目的、查阅人或借阅人的姓名、部门、审批情况等。3.查阅、借阅登记册应妥善保管，以备查询。七、人事档案的转递（一）转递条件1.员工因工作调动、辞职、退休等原因离开公司/组织的，人事档案管理部门应及时办理档案转递手续。2.转递人事档案应严格按照国家有关规定和公司/组织的要求进行。（二）转递程序1.人事档案管理部门根据员工的调动或离职情况，填写《人事档案转递通知单》，并将档案材料整理、密封。2.《人事档案转递通知单》应注明档案转递的原因、接收单位的名称、地址、联系人等信息。3.将密封后的人事档案通过机要交通或专人送取的方式转递给接收单位，并要求接收单位在《人事档案转递通知单》回执上签字盖章后返回。（三）跟踪与反馈1.人事档案管理部门应跟踪人事档案的转递情况，确保档案按时、准确到达接收单位。2.如发现档案在转递过程中出现问题，应及时与接收单位和相关部门联系，采取措施解决。3.接收单位收到人事档案后，应及时将回执返回人事档案管理部门，反馈档案接收情况。八、人事档案信息化管理（一）系统建设1.建立人事档案信息化管理系统，实现人事档案信息的电子化录入、存储、查询、统计等功能。2.人事档案信息化管理系统应具备完善的安全防护措施，确保档案信息的安全。（二）数据录入1.人事档案管理部门应按照档案内容的分类标准，将人事档案材料的信息准确录入人事档案信息化管理系统。2.录入的数据应与原始档案材料一致，确保数据的真实性和准确性。（三）系统维护1.定期对人事档案信息化管理系统进行维护和更新，确保系统的正常运行。2.及时处理系统运行过程中出现的问题，保证数据的完整性和可用性。（四）信息安全管理1.严格遵守国家有关信息安全的规定，加强人事档案信息化管理系统的安全防护。2.设置不同的用户权限级别，对系统操作人员进行严格的身份认证和授权管理。3.定期对系统数据进行备份，防止数据丢失。九、人事档案统计与分析（一）统计内容1.人事档案的数量、类别、分布情况。2.档案材料的收集、整理、保管、查阅、借阅、转递等情况。3.员工的基本情况、学历结构、职称结构、年龄结构等。（二）统计方法1.定期对人事档案进行统计，填写统计报表。2.利用人事档案信息化管理系统进行数据统计，提高统计工作的效率和准确性。（三）分析与应用1.对人事档案统计数据进行分析，了解公司/组织人力资源的现状和发展趋势。2.根据分析结果，为公司/组织的人力资源规划、招聘、培训、晋升等工作提供参考依据。十、人事档案鉴定与销毁（一）鉴定工作1.人事档案管理部门应定期对人事档案进行鉴定，确定档案的保存价值。2.鉴定工作应组成鉴定小组，由人事档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员等组成。3.鉴定小组应按照规定的鉴定标准和方法，对人事档案进行认真审查，提出鉴定意见。（二）销毁程序1.对经过鉴定确需销毁的人事档案，编制销毁清册，注明