测绘行业档案管理制度

PAGE测绘行业档案管理制度一、总则（一）目的为加强测绘行业档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在测绘生产、科研、管理等工作中的作用，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司在测绘活动中形成的各类档案，包括但不限于测绘项目文件、技术资料、成果档案、仪器设备档案、人员档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司设立专门的档案管理机构，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映测绘活动的全过程，保证档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集、整理测绘活动中形成的各类文件材料，确保档案的完整性。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。5.便于利用原则优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为公司各项工作提供及时、有效的档案服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置公司设立档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责公司档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司档案管理制度。2.负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管、统计和鉴定销毁等工作。3.建立健全档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理效率和服务水平。4.开展档案编研工作，开发档案信息资源，为公司提供档案利用服务。5.对公司各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查，确保档案管理工作的规范执行。6.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理人员的业务素质和工作能力。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门测绘项目文件材料的收集、整理和初步归档工作。2.按照公司档案管理制度的要求，及时将本部门的档案移交档案管理部门。3.协助档案管理部门开展档案的整理、编目、数字化等工作。4.配合档案管理部门做好档案的利用和保密工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.测绘项目前期文件，包括项目立项批复、可行性研究报告、项目合同等。2.测绘技术设计文件，如项目设计书、技术方案、技术总结等。3.测绘生产过程中形成的原始记录、观测数据、计算资料、绘图文件等。4.测绘成果资料，包括地形图、地籍图、房产图、地理信息数据等。5.仪器设备档案，包括仪器设备的购置合同、验收报告、使用说明书、维修记录等。6.人员档案，包括员工的个人简历、培训记录、考核评价等。7.其他与测绘活动相关的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案收集人员应按照档案管理的要求，对收集到的文件材料进行分类整理，剔除重复、无效的文件。3.对于重要的测绘项目，应实行项目档案跟踪收集制度，确保项目档案与项目进度同步。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类按照测绘项目、文件类型、时间等因素进行分类，建立分类体系。2.编号对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编目编制档案目录，包括档号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.各部门兼职档案员应在项目结束后[X]个工作日内，将整理好的档案移交档案管理部门。2.档案管理部门对接收的档案进行审核，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。3.归档的档案应编制归档清单，双方签字确认。（二）保管期限1.测绘项目档案的保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案主要包括涉及国家机密、关系到国计民生的重要测绘成果等。长期保管的档案保管期限为[X]年，主要包括一般的测绘项目成果、重要的技术资料等。短期保管的档案保管期限为[X]年，主要包括一般性的文件材料、临时性的测绘任务记录等。2.仪器设备档案、人员档案等其他档案根据其性质和重要程度确定保管期限。（三）保管方式1.纸质档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，确保数据的安全和完整。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度、湿度应符合国家规定的标准。（四）档案保管的检查与维护1.档案管理部门应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。2.对发现的问题应及时采取措施进行处理，如修复损坏的档案、更换存储介质等。3.定期对档案库房进行清洁和消毒，防止病虫害的滋生。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循保密、合法、合理的原则，确保档案的安全和有效利用。2.优先满足公司内部工作需要，为测绘生产、科研、管理等提供支持。（二）利用方式1.查阅公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.借阅因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等，经部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制根据利用者的需求，档案管理部门可为其提供档案的复制服务。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并注明用途。（三）利用登记档案管理部门应对档案的利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、部门、利用时间、利用内容、归还时间等信息。（四）保密要求1.利用者应严格遵守国家有关保密法律法规和公司的保密制度，不得泄露档案内容。2.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应采取特殊的保密措施，确保档案安全。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责档案的鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行鉴定。2.对已超过保管期限且确无保存价值的档案，可予以销毁。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，提出销毁意见，并填写《档案销毁申请表》。2.档案鉴定小组对《档案销毁申请表》进行审核，确定销毁档案清单。3.对拟销毁的档案进行造册登记，经公司领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。（四）销毁方式1.纸质档案应采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。并由两人以上监销，监销人员在销毁清册上签字确认。2.电子档案应采用数据擦除等技术手段进行销毁，并对销毁过程进行记录。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的测绘行业档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。（二）信息化管理系统功能1.档案录入实现档案信息的快速录入，包括档号、题名、日期、责任者、保管期限等。2.档案检索提供多种检索方式，如按档号、题名、日期、责任者等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.档案利用支持档案的在线查阅、借阅、复制等利用功能，提高档案利用效率。4.档案统计对档案的数量、类型、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供依据。5.安全管理设置用户权限管理，确保档案信息的安全，防止未经授权的访问和修改。（三）数字化工作要求1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合国家规定的标准。2.数字化档案应进行格式转换和存储，确保数据