档案奖惩制度实施细则

PAGE档案奖惩制度实施细则一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本档案奖惩制度实施细则（以下简称“细则”）。（二）适用范围本细则适用于公司各部门及全体员工。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.客观公正原则：对档案管理工作中的奖惩行为，依据事实和本细则规定进行客观公正的评价和处理。3.激励与约束并重原则：通过奖励先进，激励员工积极参与档案管理工作；对违规行为进行惩处，约束员工遵守档案管理规定。二、奖励（一）档案管理工作成绩显著奖1.在档案收集、整理、归档工作中，能够及时、准确、全面地完成档案的归集任务，档案质量高，为公司档案管理工作奠定坚实基础，且在年度档案检查中无任何问题的部门或个人，给予[X]元奖励。2.对档案进行科学分类、编号，建立完善的检索体系，方便档案查询利用，经评估检索效率提高[X]%以上的部门或个人，奖励[X]元。3.在档案数字化工作中表现突出，能够高效完成档案数字化任务，数字化成果质量高，且在后续利用中发挥重要作用的团队或个人，给予[X]元奖励。（二）档案保护突出贡献奖1.对公司重要、珍贵档案采取有效保护措施，避免档案损坏、丢失等情况发生，确保档案安全的部门或个人，视情节给予[X][X]元奖励。2.积极参与档案安全设施建设和维护，提出合理化建议并被采纳，有效提升档案安全保障水平的，奖励[X]元。（三）档案利用创新奖1.通过对档案的深度挖掘和分析，为公司决策提供重要依据，助力公司解决重大问题或推动业务发展取得显著成效的部门或个人，给予[X]元奖励。2.创新档案利用方式，如开展档案展览、编研特色档案资料等，丰富公司文化内涵，提升公司形象，受到公司内外好评的，奖励[X]元。（四）奖励申报与评审1.奖励申报：各部门或个人认为符合奖励条件的，应在每年[具体时间]前向公司档案管理部门提交书面奖励申报材料，材料应包括事迹说明、相关证明材料等。2.评审组织：公司成立档案奖励评审小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门代表及公司领导组成。3.评审程序：评审小组对申报材料进行审核，必要时进行实地考察或调查核实，根据本细则规定进行综合评审，确定奖励名单。4.奖励公示：评审结果在公司内部进行公示，公示期为[X]个工作日。公示无异议后，由公司发文公布奖励决定，并颁发奖励。三、惩处（一）档案管理违规行为界定1.未按规定及时收集、整理、归档档案，导致档案资料缺失、混乱的。2.擅自销毁、涂改、伪造档案的。3.将档案私自外借、转让或泄露给无关人员的。4.因保管不善，造成档案损坏、丢失的。5.拒绝配合档案管理部门进行档案检查、统计等工作的。（二）惩处措施及标准1.警告：对于初次发生档案管理违规行为，情节较轻，未造成严重后果的，给予警告处分，并责令限期整改。2.罚款：对违规行为造成一定影响或损失的，视情节轻重处以[X][X]元罚款。3.降职或降薪：因违规行为导致公司档案管理出现重大问题或给公司造成较大经济损失的，给予降职或降薪处分。4.解除劳动合同：对严重违反档案管理规定，给公司带来重大损害的，予以解除劳动合同。（三）惩处程序1.违规行为发现：档案管理部门在日常工作中发现员工存在档案管理违规行为，或通过其他渠道获悉违规线索后，应及时进行调查核实。2.调查取证：档案管理部门组织专人对违规行为进行调查，收集相关证据，形成调查笔录和证据清单。3.告知与申辩：调查结束后，档案管理部门应将违规事实、拟惩处措施告知违规员工，员工有权进行申辩。4.惩处决定：档案管理部门根据调查情况和员工申辩意见，提出惩处建议，报公司领导审批后作出惩处决定。5.送达与执行：惩处决定以书面形式送达违规员工，员工应签收并按照决定执行惩处措施。四、档案管理工作要求（一）档案收集1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保本部门在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料及时收集齐全。2.收集的档案应真实、完整，字迹清晰，签署完备，载体及格式符合要求。（二）档案整理1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照公司档案分类方案，对收集的档案进行分类、编号、编目等整理工作，确保档案整理规范、准确。（三）档案归档1.各部门应定期将整理好的档案移交公司档案管理部门进行集中归档。2.档案管理部门对归档的档案进行审核，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。（四）档案保管1.档案管理部门应配备专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备。2.对档案进行科学存放，按照类别、年度、保管期限等进行排列上架，便于查找和管理。（五）档案利用1.公司员工因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应严格履行查阅登记手续，对查阅情况进行记录，确保档案查阅规范有序。3.如需借阅档案，应按照公司档案借阅制度办理借阅手续，明确借阅期限和归还要求。五、监督与检查（一）监督机制公司建立档案管理监督机制，档案管理部门负责对各部门档案管理工作进行日常监督检查，发现问题及时督促整改。（二）定期检查公司每年组织一次档案管理工作全面检查，检查内容包括档案收集、整理、归档、保管、利用等各个环节，对检查结果进行通报，并纳入部门绩效考核。（三）专项检查根据公司工作需要或档案管理中出现的