档案部室管理制度

PAGE档案部室管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司生产、经营、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、鉴定、销毁、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由档案部室负责统筹协调公司各类档案的管理工作，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，不得伪造、篡改档案内容。3.完整性原则：全面收集公司在生产、经营、管理等活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案进行保密管理，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）档案部室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.负责公司各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、利用等工作。3.指导和监督公司各部门的档案工作，对各部门档案管理人员进行业务培训，提高档案管理水平。4.负责档案信息化建设，建立和维护公司档案管理信息系统，实现档案信息的数字化存储和共享利用。5.开发和利用档案资源，为公司的生产、经营、管理等工作提供档案信息支持和服务。6.做好档案的安全管理工作，确保档案实体和信息的安全。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案的完整、准确和系统。2.明确本部门档案管理人员，负责本部门档案管理的具体工作，并接受档案部室的业务指导和监督。3.按照公司档案管理制度的要求，及时将本部门形成的档案移交档案部室集中管理。4.在工作中积极配合档案部室开展档案利用工作，提供必要的档案信息支持。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下十大类：1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、股东会议记录、董事会决议、总经理办公会纪要等各类会议文件，公司内部管理制度、规定、办法等文件，行政公文、函件、通知等往来文件，以及公司证照、印章管理等相关文件。2.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、思想政治工作、企业文化建设等方面的文件，工会工作、共青团工作等相关文件。3.经营管理类：包括市场调研、市场营销、客户关系管理等方面的文件，生产计划、生产调度、质量管理、设备管理等生产管理方面的文件，物资采购、库存管理、成本核算等财务管理方面的文件，人力资源规划、招聘、培训、绩效考核、薪酬福利等人力资源管理方面的文件，以及企业战略规划、投资决策、项目管理等经营决策方面的文件。4.生产技术类：包括产品研发、工艺设计、技术标准、操作规程、技术改造、技术引进等方面的文件，生产图纸、技术资料、实验报告、检测记录等技术文件。5.基本建设类：包括公司新建、扩建、改建等基本建设项目的可行性研究报告、项目建议书、环境影响评价报告、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等。6.设备仪器类：包括公司各类设备、仪器的购置、安装、调试、使用、维护、维修、报废等过程中形成的文件，设备操作规程、使用说明书、维修手册等技术资料。7.会计档案类：包括公司会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、税务资料等会计核算方面的文件。8.职工档案类：包括员工个人基本信息、学历学位证书、工作经历、培训记录、绩效考核、薪酬福利、奖惩情况等人事档案材料。9.声像档案类：包括公司各类活动的照片、录像、录音等声像资料。10.电子档案类：包括公司各类电子文件、数据、数据库等电子档案资料。（二）档案编号方法档案编号采用“全宗号分类号年度保管期限件号”的结构，具体编号规则如下：1.全宗号：暂定为公司名称的首字母缩写（如：[公司名称首字母缩写]）。2.分类号：根据档案分类设置，采用大写字母表示各大类，如“XZ”表示行政管理类，“DQ”表示党群工作类，依次类推。各大类下的二级类目采用两位数字表示，如“XZ01”表示行政管理类中的公司文件，“XZ02”表示行政管理类中的会议文件等。3.年度：采用公元纪年，四位数字表示，如“2023”表示2023年度形成的档案。4.保管期限：分为“永久”、“长期”（10年以上）、“短期”（10年以下），分别用“Y”、“C”、“D”表示。5.件号：以每份文件或每卷档案为单位，从“001”开始依次编号。例如：一份行政管理类的公司文件，形成于2023年，保管期限为长期，则其编号为：[公司名称首字母缩写]XZ012023C001。四、档案的收集与整理（一）收集范围各部门应按照档案管理的要求，及时收集本部门在工作活动中形成的具有保存价值的各种文件、资料、图表、声像等材料，具体收集范围包括但不限于以下内容：1.上级机关下发的与本公司有关的文件、指示、通知等。2.本公司形成的各类文件、报告、计划、总结、合同、协议、报表、账簿、凭证等。3.本公司召开的各类会议的文件、记录、纪要等。4.本公司在生产、经营、管理等活动中形成的技术文件、图纸、资料、实验报告、检测记录等。5.本公司在基本建设项目中形成的可行性研究报告、项目建议书、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等。6.本公司在设备仪器购置、安装、调试、使用、维护、维修、报废等过程中形成的文件、资料、记录等。7.本公司员工的个人档案材料，包括入职登记表、学历学位证书、工作经历证明、培训记录、绩效考核表、薪酬福利表、奖惩情况记录等。8.本公司各类活动的照片、录像、录音等声像资料。9.本公司在信息化建设过程中形成的电子文件、数据、数据库等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，定期对本部门形成的档案进行收集整理，确保档案的及时、完整收集。2.档案收集应遵循真实、准确、完整的原则，不得遗漏重要文件材料。对于重要文件的草稿、修改稿、定稿等应一并收集保存。3.收集的档案应保持原始状态，不得随意涂改、损坏、丢失。对于破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。4.各部门应在每年年底前将本年度形成的档案整理完毕，并移交档案部室集中管理。对于跨年度的档案，应在次年上半年完成整理移交工作。（三）整理原则档案整理应遵循以下原则：1.遵循文件形成规律原则：按照文件的形成时间、来源、内容等内在联系进行整理，保持文件之间的历史联系。2.保持文件之间的有机联系原则：将同一问题、同一项目、同一业务活动等相关的文件组合在一起，便于查找和利用。3.便于保管和利用原则：根据档案的数量、载体形式、保管期限等因素，选择合适的整理方法和保管方式，便于档案的保管和查阅利用。（四）整理方法1.分类整理：按照档案分类标准，将收集到的档案进行分类，分别归入相应的类别中。2.编号编目：对每一份档案或每一卷档案进行编号，并编制档案目录。档案目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、责任者等内容。3.装订成册：对于纸质档案，应按照一定的顺序进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订时应注意保护档案的原貌，不得损坏文件内容。4.装盒上架：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案编号、题名、保管期限等信息，然后按照档案编号顺序上架存放。五、档案的保管（一）保管场所档案部室应设置专门的档案库房，用于存放公司各类档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施，确保档案的安全保管。（二）保管设备1.档案架：应选用坚固耐用、便于分类存放档案的档案架，档案架应排列整齐，标识清晰。2.档案盒：应选用符合档案保管要求的档案盒，档案盒应标明档案编号、题名、保管期限等信息。3.温湿度控制设备：应安装温湿度传感器和调节设备，将档案库房的温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。4.防火设备：应配备火灾自动报警系统、灭火器材等防火设备，确保档案库房的消防安全。5.防虫设备：应安装防虫网、驱虫剂等防虫设备，防止档案被虫蛀。6.防盗设备：应安装防盗门窗、监控系统等防盗设备，确保档案库房的安全。7.防光设备：应采用遮光窗帘、防光灯具等防光设备，减少光线对档案的损害。8.防尘设备：应安装空气过滤器、吸尘器等防尘设备，保持档案库房的清洁卫生。9.防有害气体设备：应安装通风设备、空气净化设备等，防止有害气体对档案的侵蚀。（三）保管要求1.档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和利用。2.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的完整、准确和安全。如发现档案有损坏、丢失、霉变等情况，应及时采取措施进行处理。3.对于电子档案，应定期进行备份，并存储在不同的介质上，如硬盘、光盘、磁带等，以防止数据丢失。同时，应建立电子档案的存储管理制度，确保电子档案的安全存储和有效利用。4.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。5.严格遵守档案库房的安全管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。档案管理人员离开档案库房时，应关好门窗，切断电源，确保档案库房的安全。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题、区别对待的原则，确保鉴定结果的准确性和科学性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案部室负责人担任组长，各部门档案管理人员为成员。档案鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.档案的真实性：审查档案是否真实反映公司的历史活动和工作情况。2.档案的完整性：检查档案是否齐全完整，是否存在缺页、漏项等情况。3.档案的价值：评估档案对公司生产、经营、管理等工作的利用价值，包括现实利用价值和历史研究价值。4.档案的保管期限：根据档案的价值和形成时间等因素，确定档案的保管期限是否合理。（四）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，根据鉴定原则和标准，确定档案的存毁。2.综合分析法：结合档案的形成背景、来源、内容等因素，对档案进行综合分析，判断档案的价值和保管期限。（五）销毁程序1.编制销毁清册：档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行登记，编制销毁清册。销毁清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、责任者等内容。2.审批：销毁清册经档案部室负责人审核后，报公司分管领导审批。3.销毁实施：经批准后，由档案部室指定专人负责销毁档案。销毁档案时，应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。对于纸质档案，可采用焚烧、粉碎等方式销毁；对于电子档案，应采用数据擦除、格式化等方式销毁。4.监销：销毁档案时，应安排专人进行监销，确保销毁过程的合规性和彻底性。监销人员应在销毁清册上签字确认。5.归档：销毁工作结束后，将销毁清册及相关审批文件等资料进行归档保存，以备查考。七、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循合法、合理、安全、保密的原则，确保档案信息的正确使用和安全管理。（二）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅档案的，可向档案部室提出申请。2.公司员工因个人需要查阅本人档案的，可向档案部室提出申请。3.外单位因工作需要查阅公司档案的，应按照国家有关规定办理相关手续，并经公司分管领导批准后，方可查阅。（三）利用方式1.查阅：档案利用者可到档案部室查阅档案原件或复印件。查阅档案时，档案管理人员应提供必要的帮助和指导，并做好查阅登记工作。2.借阅：对于确需借出档案的，档案利用者应填写借阅申请表，经档案部室负责人审核后，报公司分管领导批准。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅档案时，档案管理人员应向借阅者当面清点档案数量，并办理借阅登记手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏、丢失档案。借阅期满后，应及时归还档案。3.复制：档案利用者如需复制档案，应填写复制申请表，经档案部室负责人审核后，报公司分管领导批准。档案管理人员应按照规定的格式和数量进行复制，并在复制件上加盖档案部室印章。（四）利用登记档案部室应建立档案利用登记制度，对档案利用情况进行详细记录。档案利用登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用方式、利用档案名称及数量等信息。档案利用登记记录应妥善保管，以备查考。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平，为公司的生产、经营、管理等工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对公司现有的纸质档案和电子档案进行数字化处理，将档案信息转换为电子数据，存储在档案管理信息系统中。2.档案管理信息系统建设：开发或选用适合公司档案管理需求的档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、利用等业务流程的信息化管理。档案管理信息系统应具备档案录入、检索查询、借阅管理、统计分析、安全保密等功能。3.数据安全管理：建立健全档案管理信息系统的数据安全管理制度，采取数据备份、加密存储、访问控制、防火墙等技术措施，确保档案数据的安全可靠。