基金合同档案管理制度

PAGE基金合同档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司基金合同档案的管理，确保基金合同档案的完整性、准确性和安全性，维护公司及投资者的合法权益，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国合同法》以及相关基金行业法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司管理的各类基金合同档案，包括但不限于开放式基金合同、封闭式基金合同、特定客户资产管理计划合同等相关文件资料。（三）管理原则1.集中统一管理原则基金合同档案由公司档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.依法合规原则严格遵守国家法律法规和行业标准，规范基金合同档案的收集、整理、保管、利用等工作。3.安全保密原则采取有效措施确保基金合同档案的安全，防止档案信息泄露，保障公司和投资者的商业秘密。4.方便利用原则在确保档案安全和保密的前提下，充分考虑利用需求，提供便捷的档案查阅和利用服务。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善基金合同档案管理制度，并组织实施。2.负责基金合同档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。3.建立基金合同档案管理系统，实现档案的信息化管理。4.定期对基金合同档案进行清查和盘点，确保档案的完整和安全。5.按照规定提供基金合同档案的查阅、借阅服务，并做好记录。6.对违反基金合同档案管理制度的行为进行纠正和处理。（二）业务部门职责1.负责本部门基金合同及相关文件资料的收集、整理，并及时移交档案管理部门。2.在业务活动中形成的基金合同及相关文件资料，应按照档案管理要求进行规范整理，确保文件的完整性和准确性。3.配合档案管理部门做好基金合同档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助。（三）其他部门职责1.财务部门负责基金合同涉及的资金往来等财务资料的归档和保管，并与档案管理部门做好沟通协调。2.信息技术部门负责保障基金合同档案管理系统的正常运行，提供技术支持和安全防护。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.基金合同文本及其附件，包括合同封面、目录、正文、签字页、补充协议等。2.基金合同签订过程中的相关文件，如立项申请、尽职调查文件、合同审批文件等。3.基金合同履行过程中的变更、终止等相关文件，如变更协议、终止通知等。4.与基金合同相关的投资者资料，如投资者风险承受能力评估报告、投资者签署的各类文件等。5.基金合同涉及的法律意见书、审计报告、托管协议等其他相关文件。（二）收集要求1.业务部门应在基金合同签订、履行等业务活动完成后及时收集相关文件资料，并按照档案管理要求进行初步整理。2.收集的文件资料应真实、完整、有效，签字盖章齐全，格式符合规定要求。3.对于电子文件，应确保其原始性、完整性和可读性，按照规定进行存储和备份。（三）整理方法1.分类按照基金类型、合同性质等进行分类，如股票型基金合同、债券型基金合同、特定客户资产管理计划合同等。2.编号为每份基金合同档案编制唯一的档案编号，编号应体现基金类型、年份、顺序号等信息，便于管理和查找。3.编目编制档案目录，包括档案编号、基金名称、合同签订日期、保管期限等内容，目录应清晰准确，便于查阅。4.装订对纸质文件进行装订，确保文件整齐牢固，便于长期保存。四、档案的归档与保管（一）归档流程1.业务部门整理好的基金合同档案，应填写档案移交清单，注明档案名称、数量、移交日期等信息，一式两份，双方签字确认。2.档案管理部门收到业务部门移交的档案后，按照整理要求进行复查，对不符合要求的档案退回业务部门重新整理。3.复查合格的档案进行归档，按照分类编号顺序排列上架，并在档案管理系统中录入相关信息。（二）保管期限1.基金合同档案的保管期限根据法律法规和行业标准确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为[X]年，适用于一些时效性较强、对公司影响较小的档案。3.中期保管期限为[X]年，适用于一般重要的基金合同档案。4.长期保管期限为[X]年以上，适用于涉及公司重大权益、具有长期法律效力的基金合同档案。（三）保管方式1.纸质档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.档案应分类存放，排列整齐，便于查找和管理。3.对于电子档案，应采用安全可靠的存储设备进行备份，并定期进行数据检查和维护，确保数据的完整性和可用性。4.档案管理部门应定期对档案进行清查和盘点，发现问题及时处理，并做好记录。五、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅基金合同档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司重大事项、法律纠纷等特殊情况需要查阅基金合同档案的，应经公司分管领导审批。3.外部机构或个人因法律法规规定或合同约定需要查阅基金合同档案的，应提供相关证明文件，经公司合规部门审核，公司分管领导审批后，由档案管理部门安排查阅。（二）查阅程序1.查阅申请人提交查阅申请表，经审批后，档案管理部门根据查阅内容提供相应的档案资料。2.查阅人员应在档案查阅室进行查阅，不得将档案带出查阅室。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。3.查阅人员应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损等。查阅结束后，应及时将档案资料归还档案管理部门，并办理归还手续。（三）借阅权限1.公司内部人员因工作需要借阅基金合同档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。2.涉及公司重大事项、法律纠纷等特殊情况需要借阅基金合同档案的，应经公司分管领导审批，并办理严格的借阅登记手续。3.外部机构或个人原则上不得借阅基金合同档案，如因特殊原因确需借阅的，应按照上述外部查阅的审批程序办理，并提供相应的担保措施。（四）借阅期限1.一般情况下，档案借阅期限不得超过[X]个工作日。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.借阅人员应在规定期限内归还档案，如逾期未还，档案管理部门应及时催还，并视情节轻重给予相应处理。六、档案的保密与安全（一）保密措施1.档案管理部门应与接触基金合同档案的人员签订保密协议，明确保密责任和义务。2.对涉及公司商业秘密、投资者信息等敏感内容的基金合同档案，应采取加密存储、限制访问等措施，确保信息安全。3.档案查阅和借阅场所应具备保密条件，无关人员不得进入。查阅和借阅人员不得泄露档案内容。（二）安全管理1.档案库房应安装防火、防盗、防潮、防虫等安全设施，并定期进行检查和维护。2.对电子档案应采取数据备份、病毒防护、网络安全等措施，防止数据丢失和泄露。3.档案管理部门应制定档案安全应急预案，定期进行演练，确保在突发情况下能够及时有效地保护档案安全。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对已到保管期限的基金合同档案进行鉴定，确保档案的留存价值与保管期限相匹配。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格慎重的原则，确保鉴定结果的准确性。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门代表、财务部门代表、合规部门代表等组成。2.档案鉴定小组负责对已到保管期限的基金合同档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定程序1.档案管理部门根据档案保管期限，定期清理到期档案，并填写档案鉴定申请表，提交档案鉴定小组。2.档案鉴定小组对申请鉴定的档案进行逐一审查，根据档案的内容、性质、历史价值等因素，确定档案的存毁意见。3.档案鉴定小组形成鉴定报告，经公司分管领导审批后，作为档案销毁的依据。（四）销毁程序1.经鉴定需要销毁的档案，应编制档案销毁清单，注明档案名称、数量、销毁日期等信息。2.档案销毁清单经档案鉴定小组和公司分管