通山档案管理制度

PAGE通山档案管理制度一、总则（一）目的为加强通山公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于通山公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）档案定义本制度所称档案，是指通山公司/组织在生产经营、行政管理、技术研发、文化建设等活动中直接形成的，对公司/组织具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则通山公司/组织的档案实行集中统一管理，由综合管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映通山公司/组织的工作活动和历史面貌，不得伪造、篡改档案内容。3.完整性原则全面收集通山公司/组织在各项工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要文件和资料。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及通山公司/组织商业秘密、技术秘密等重要档案进行保密管理，防止档案信息泄露。5.便于利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便公司/组织内部各部门及员工查阅利用档案，充分发挥档案的价值。二,档案管理职责分工（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定通山公司/组织档案管理制度，并组织实施。2.负责通山公司/组织各类档案的集中统一管理，接收、收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用档案。3.指导和监督各部门的档案工作，对各部门档案管理情况进行检查和考核。4.组织开展档案信息化建设，推进档案管理数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。5.负责档案管理人员的业务培训和继续教育，提高档案管理人员的专业素质。6.参与通山公司/组织重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案的完整和准确。（二）各部门职责1.负责本部门在工作活动中形成的各类档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案资料的齐全、完整和准确。2.明确一名档案兼职管理人员，负责本部门档案工作的日常管理，并接受综合管理部门的业务指导和监督。3.严格遵守通山公司/组织档案管理制度，按照规定的时间和要求向综合管理部门移交档案。4.在开展各项工作时，注意保护档案的安全，不得擅自销毁、涂改、丢失档案。5.积极配合综合管理部门做好档案的查阅、利用等工作，为公司/组织的决策和各项工作提供支持。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作，确保档案整理规范、排列有序。严格执行档案借阅、查阅制度，做好档案借阅登记和归还工作，及时催还到期借阅档案，确保档案安全。3.负责档案库房的日常管理，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等工作，定期检查档案保管状况，发现问题及时处理，并做好记录。4.负责档案信息化管理系统的操作和维护，及时录入、更新档案信息数据，确保档案信息的准确和完整，提高档案检索和利用效率。5.参与档案的鉴定、销毁工作，对已到保管期限的档案进行鉴定，提出销毁意见，经批准后组织实施销毁工作，并做好销毁记录。6.积极开展档案编研工作，根据公司/组织发展需要和档案利用需求，编写档案参考资料、大事记等，为公司/组织提供有价值的档案信息服务。7.协助综合管理部门做好档案管理的其他工作，完成领导交办的临时性任务。三、档案的收集与整理（一）收集范围通山公司/组织档案收集范围包括但不限于以下几类：1.行政管理类档案：包括公司/组织设立、变更、注销等相关文件，公司章程、规章制度、会议纪要、工作计划、总结报告、请示批复、通知通告、合同协议、人事档案、财务档案等。2.生产经营类档案：包括生产计划、生产报表、产品研发资料、工艺文件、质量检验报告、设备档案（设备购置、安装、调试、维修、保养等记录）、物资采购档案（采购合同、供应商资料、物资验收记录等）、销售档案（销售合同、客户资料、市场调研报告等）。3.技术研发类档案：包括科研项目立项报告、研究方案、实验数据、技术图纸、专利文件、技术成果鉴定材料等。4.基本建设类档案：包括工程项目可行性研究报告、设计文件、施工图纸、工程合同、工程变更记录、工程竣工验收文件等。5.企业文化类档案：包括公司/组织文化建设规划、活动方案、宣传资料、荣誉证书、员工文化活动记录等。6.声像电子类档案：包括照片、录音、录像、光盘、磁盘等电子文件，反映公司/组织重要活动、重大事件、生产经营场景等内容。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围，及时收集本部门在工作活动中形成的各类档案资料，确保档案资料的齐全、完整。2.档案收集应遵循文件材料形成规律，保持文件之间的有机联系，按照文件的形成时间、来源、内容等进行分类整理。3.对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的档案资料应实行跟踪收集，确保档案资料的及时、完整归档。4.收集的档案资料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，禁止使用圆珠笔、铅笔等不耐久书写材料书写文件。（三）整理原则档案整理应遵循以下原则：1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合文档一体化管理要求，实现档案管理的规范化、标准化。（四）整理方法1.分类通山公司/组织档案按照年度机构（问题）保管期限进行分类。年度分类法：将档案按其形成年度进行划分，不同年度的档案分别整理。机构（问题）分类法：在年度内，按照公司/组织内部的机构设置或问题性质对档案进行分类。例如，行政管理类档案可按部门分类，生产经营类档案可按业务板块分类等。保管期限分类法：根据档案的保存价值，将档案划分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种保管期限。2.编号对每一类档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于档案的识别和管理。编号方法可采用“年度+机构代码+保管期限代码+流水号”的形式。例如，2023年行政部永久保存的第1份文件编号为：2023XZYJ001，其中“XZ”为行政部代码，“YJ”为永久保管期限代码。3.编目编制档案目录，档案目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限号、页数、备注等项目。档案目录应打印成册，并建立电子目录，方便档案的检索和利用。4.装订对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，不掉页、不压字，便于翻阅和保管。装订时应去除文件上的金属物，破损文件应进行修补或复制。四、档案的保管（一）保管场所1.通山公司/组织应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、温湿度计等，并定期进行检查和维护，保证设施设备的正常运行。3.档案库房应保持清洁卫生，通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.纸质档案应采用密集架或档案柜进行存放，按照分类编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案应进行备份存储，备份介质可采用磁带、光盘、硬盘等，备份数据应定期进行检查和恢复测试，确保数据的安全性和完整性。电子档案应建立存储目录，注明档案名称、存储位置、存储时间等信息。3.声像档案应根据载体形式进行分类保管，照片应冲印或扫描成电子文件后进行存储，录音、录像档案应转录成电子文件进行存储，并建立相应的目录索引。（三）保管期限1.通山公司/组织档案保管期限根据国家有关规定和公司/组织实际情况确定，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。2.确定档案保管期限的原则：反映通山公司/组织主要职能活动和基本历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，列为永久保管。反映通山公司/组织一般工作活动，在一定时期内对公司/组织有查考利用价值的档案，列为长期保管。反映通山公司/组织短期工作活动，在较短时间内对公司/组织有参考价值的档案，列为短期保管。3.档案保管期限的变更应按照规定的程序进行审批，未经批准不得擅自变更档案保管期限。（四）档案清查1.综合管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的账实相符。清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。2.在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失、霉变等情况，应及时采取措施进行处理，并查明原因，追究相关人员的责任。3.清查结束后，应编制档案清查报告，报告内容包括清查时间、范围、方法、结果及存在的问题和处理意见等，并将清查报告报公司/组织领导审阅。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织通山公司/组织成立档案鉴定小组，由综合管理部门负责人担任组长，各部门档案兼职管理人员及相关业务人员为成员。档案鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准1.依据国家有关档案保管期限的规定和通山公司/组织档案保管期限表，对到期档案进行鉴定。2.鉴定档案的保存价值，主要从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，判断档案是否对公司/组织具有查考利用价值。3.对于涉及通山公司/组织商业秘密、技术秘密、知识产权等重要档案，应严格按照保密规定进行鉴定，确保档案信息的安全。（三）鉴定程序1.档案鉴定小组定期对到期档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.档案鉴定小组对清单中的档案进行逐卷审查，根据鉴定标准，提出档案存毁意见。3.对拟销毁的档案，应编制档案销毁清册，清册内容包括档案编号、题名、日期、保管期限、存毁意见等。档案销毁清册一式两份，一份留存档案部门，一份报公司/组织领导审批。4.经公司/组织领导批准后，档案鉴定小组组织实施档案销毁工作。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。5.档案销毁工作完成后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并注明销毁日期。档案销毁清册应作为档案资料长期保存。（四）销毁监督1.公司/组织内部审计部门应对档案销毁工作进行监督，检查档案销毁是否符合规定程序，销毁清册是否真实、完整。2.如发现档案销毁过程中存在违规行为，应及时制止并追究相关人员的责任。六、档案的利用（一）利用范围通山公司/组织内部各部门及员工因工作需要，可查阅利用本部门及相关部门的档案。外部单位因工作需要查阅通山公司/组织档案的，应按照国家有关规定和公司/组织相关制度办理查阅手续。（二）利用方式1.查阅公司/组织内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等内容，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门办理查阅手续。综合管理部门档案管理人员根据申请表提供的信息，查找并提供相应档案供查阅人员使用。查阅人员应在档案查阅室进行查阅，不得擅自将档案带出查阅室。如需复印档案，应经综合管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。2.借阅因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的名称、编号、借阅期限、借阅用途等内容，经所在部门负责人和综合管理部门负责人签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。借阅期满后，应按时归还档案。如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应责任。（三）利用登记综合管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅情况进行详细记录。登记内容包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在部门、查阅（借阅）档案名称及编号、查阅（借阅）目的、查阅（借阅）期限、归还日期等。档案利用登记记录应妥善保管，以便查询和统计。（四）保密要求1.查阅、借阅档案人员应严格遵守国家有关保密法律法规和通山公司/组织保密制度，不得泄露档案内容。2.对于涉及通山公司/组织商业秘密、技术秘密、知识产权等重要档案，查阅、借阅人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.未经公司/组织授权，任何单位和个人不得擅自公布通山公司/组织档案内容。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标通山公司/组织档案信息化建设的目标是建立涵盖各类档案信息的数字化管理平台，实现档案的收集、整理、存储、检索、利用等工作的信息化、自动化，提高档案管理效率和服务水平。（二）信息化系统功能1.档案录入与管理通过信息化系统，实现档案信息的快速录入、编辑、审核、存储等功能，确保档案数据的准确、完整。系统应具备档案分类管理、编号管理、目录管理等功能，方便档案的组织和检索。2.检索查询提供多种检索查询方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，能够快速准确地定位所需档案信息。检索结果应显示档案的基本信息、保管期限、存放位置等内容，并支持在线预览和下载。3.借阅管理实现档案借阅流程的信息化管理，包括借阅申请、审批、登记、归还等环节。系统应自动记录借阅信息，提醒借阅人员按时归还档案，并对逾期未