江苏综合档案管理制度

PAGE江苏综合档案管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立综合档案室，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映公司/组织各项工作活动的真实情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则全面收集、整理与公司/组织工作相关的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，为公司/组织各项工作提供便捷的档案利用服务。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善公司/组织档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司/组织各类档案，进行档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。3.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，方便档案查询利用。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案实体安全。5.定期对档案进行鉴定，按照规定进行档案的销毁工作。6.开展档案信息化建设，建立电子档案管理系统，实现档案的数字化存储和管理。7.为公司/组织各部门提供档案业务指导和培训，协助解决档案管理工作中存在的问题。（二）各部门档案管理人员1.负责本部门档案的收集、整理、初步分类工作，并定期向综合档案室移交。2.配合综合档案室做好档案的鉴定、销毁等工作。3.负责本部门档案的日常保管和利用，确保档案的安全和完整。4.及时向综合档案室反馈本部门档案管理工作中的情况和问题，提出改进建议。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类档案包括公司/组织的各类文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案、审计档案等。2.业务管理类档案涵盖公司/组织在生产、经营、销售、研发、质量管理等业务活动中形成的文件、合同、协议、报表、技术资料、客户资料等。3.项目档案针对公司/组织承担的各类项目，收集项目立项、可行性研究报告、设计文件、招投标文件、施工过程资料、竣工验收文件等。4.声像档案包括公司/组织在各类活动中形成的照片、录音、录像等资料。5.实物档案如公司/组织获得的荣誉证书、奖杯、奖牌、印章等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案形成部门应在文件材料形成后及时整理归档，不得积压或延误。3.收集的档案应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全。4.对电子文件应同时收集其元数据等相关信息，确保电子档案的可读性和可用性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于档案的管理和利用。3.便于保管和检索，符合国家档案整理规范要求。（四）整理方法1.分类按照档案的来源、时间、内容、形式等特征进行分类。一般可分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、科研项目类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类等。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。3.编目编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。目录应详细记录档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。4.装订对纸质档案进行装订，去除金属物，保持档案的整齐美观。四、档案的分类与编号（一）分类方案1.党群工作类包括党组织建设、党员管理、宣传工作、纪检监察等方面的档案。2.行政管理类涵盖公司/组织行政事务管理、办公自动化、人力资源管理、财务管理、审计监督等方面的档案。3.经营管理类涉及市场营销、物资采购、合同管理、企业管理等方面的档案。4.生产技术管理类包括生产计划、工艺管理、质量管理、设备管理、技术创新等方面的档案。5.科研项目类针对公司/组织承担的科研项目，收集项目申报、研究过程、成果鉴定等方面的档案。6.基本建设类包含基本建设项目的立项、设计、施工、竣工验收等方面的档案。7.设备仪器类有关设备仪器的购置、安装、调试、维护、报废等方面的档案。8.会计档案类按照国家会计档案管理规定，分类整理公司/组织的会计凭证、账簿、报表等档案。9.干部职工档案类收集公司/组织干部职工的个人履历、考核、任免、奖惩等方面的档案。（二）编号规则1.采用层次分类编号法，一级类目用大写字母表示，二级类目用阿拉伯数字表示，三级类目用阿拉伯数字加小数点表示，依次类推。例如：行政管理类100办公自动化100.1文件管理2.编号应简洁明了，易于记忆和使用，避免重复和混淆。3.新形成的档案应按照编号规则及时编号归档，确保档案编号的连续性和系统性。五、档案的保管与保护（一）档案库房建设1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的位置，远离火源、水源和污染源。2.库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等设施，如安装火灾自动报警系统、防盗门窗、除湿机、防虫药品、防鼠板等。3.库房应划分不同的功能区域，如档案存放区、整理编目区、查阅利用区等，各区域之间应保持合理的间距，便于操作和管理。（二）档案保管设备1.配备适宜的档案装具，如档案柜、档案架等，装具应坚固耐用，符合档案保管要求。2.采用先进的档案存储技术，如光盘、磁带、磁盘等，对电子档案进行备份存储，确保电子档案的安全。3.配备必要的办公设备，如计算机、打印机、复印机、扫描仪等，满足档案管理工作的需要。（三）档案保管要求1.按照档案的分类和编号顺序，将档案整齐排列上架存放，便于查找和管理。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的完整和安全。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，延长档案的使用寿命。4.严格控制档案库房的温湿度，温度保持在14℃24℃之间，相对湿度保持在45%60%之间。5.对电子档案应定期进行备份，备份数据应异地存放，防止数据丢失。（四）档案保密措施1.建立健全档案保密制度，明确保密责任，加强对档案管理人员的保密教育。2.对涉及公司/组织机密的档案，应划定密级，严格限制查阅范围，实行专人专柜保管。3.查阅机密档案应履行审批手续，经授权后方可查阅，并做好查阅记录。4.禁止在非保密场所谈论机密档案内容，严禁将机密档案带出档案库房。5.对档案管理人员进行定期的保密审查，发现问题及时处理。六、档案的利用与借阅（一）利用原则1.合法合规原则档案利用应符合国家法律法规和公司/组织相关规定，不得损害国家利益和公司/组织形象。2.服务至上原则以满足公司/组织各项工作需要为出发点，为利用者提供优质、高效的档案利用服务。3.安全保密原则在档案利用过程中，严格遵守保密制度，确保档案信息安全，防止档案丢失、损坏和泄密。（二）利用方式1.查阅利用者可到综合档案室查阅所需档案，档案管理人员应提供必要的帮助和指导，协助利用者查找档案。2.借阅因工作需要确需借阅档案的，应填写借阅申请表，经部门负责人审批后，到综合档案室办理借阅手续。借阅期限一般不得超过规定时间，如需延期，应办理续借手续。3.复制根据利用者的需求，可为其提供档案复印件。复制档案应经档案管理人员审核，加盖档案利用专用章后方可有效。（三）利用手续1.查阅档案利用者应持有效证件到综合档案室登记，说明查阅目的和所需档案内容，档案管理人员根据登记情况提供档案查阅服务。2.借阅档案借阅申请表应注明借阅档案的名称、数量、期限、用途等信息，经部门负责人签字同意后，交综合档案室审核。审核通过后，利用者与档案管理人员签订借阅协议，领取档案。3.归还档案借阅期满，利用者应按时归还档案。档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，追究责任。（四）利用登记对档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、部门、利用时间、利用方式、档案名称、数量等信息。登记记录应妥善保存，以便查询和统计。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则综合档案室应定期对档案进行鉴定，一般每[X]年进行一次全面鉴定。2.价值评估原则根据档案的历史价值、现实利用价值和保存价值等因素，对档案进行综合评估，确定其保管期限。3.集体鉴定原则成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成，对档案进行集体鉴定。（二）鉴定标准1.保管期限划分档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指对公司/组织具有重要历史意义和长远利用价值的档案；长期保管的档案是指保存期限在[X]年以上的档案；短期保管的档案是指保存期限在[X]年以下的档案。2.鉴定内容主要从档案的真实性、完整性、准确性、系统性、实用性等方面进行鉴定，判断档案是否仍具有保存价值。（三）销毁程序1.编制销毁清册档案鉴定小组对已失去保存价值的档案进行清点、登记，编制销毁清册。销毁清册应包括档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限、密级等信息。2.审批销毁清册经公司/组织分管领导审批后，方可进行销毁。3.销毁实施由档案管理人员和指定的监销人员共同对档案进行销毁，销毁方式可采用焚烧、粉碎等方法，确保档案信息无法恢复。4.监销记录监销人员应对销毁过程进行全程监督，并在销毁清册上签字确认。销毁记录应妥善保存，以备查考。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的电子档案管理系统，实现档案的数字化采集、存储、管理、利用和传输。2.提高档案管理工作效率，降低管理成本，提升档案服务质量。3.加强档案信息资源的整合与共享，为公司/组织各项工作提供有力的信息支持。（二）电子档案管理1.电子文件归档各部门应按照规定的格式和要求，将电子文件及时归档到电子档案管理系统中。归档的电子文件应确保其真实性、完整性和可读性。2.元数据管理对电子档案的元数据进行详细记录和管理，元数据应包括文件的题名、日期、责任者、格式、大小、存储位置等信息，以便于电子档案的检索和利用。3.电子档案存储采用安全可靠的存储设备和存储方式，对电子档案进行备份存储。备份存储应异地存放，防止数据丢失。4.电子档案利用利用者可通过电子档案管理系统查阅、下载电子档案，档案管理人员应提