事业编档案保密制度

PAGE事业编档案保密制度一、总则（一）目的为加强事业编档案管理，确保档案信息的安全与保密，维护单位正常工作秩序，依据国家相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位全体员工以及涉及事业编档案管理、使用、接触的相关外部人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案保密的法律法规和政策要求，确保档案管理工作合法合规。2.安全保密原则：采取有效措施，防止档案信息的泄露、篡改、丢失，保障档案的安全与完整。3.分级管理原则：根据档案的重要性和敏感性，实行分级分类管理，明确不同级别档案的保密要求和管理措施。4.适度利用原则：在确保档案安全保密的前提下，合理开发利用档案资源，为单位工作提供支持。二、档案管理机构与职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责事业编档案的集中统一管理。其主要职责包括：1.制定和完善档案管理制度、流程和操作规范。2.负责档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。3.建立档案信息管理系统，实现档案的信息化管理。4.对档案管理人员进行培训和考核，提高其业务水平和保密意识。5.监督检查档案管理工作的执行情况，及时发现和处理问题。（二）档案管理人员档案管理人员应具备专业知识和技能，熟悉档案管理业务和保密规定。其职责如下：1.严格遵守档案管理规章制度，认真履行档案管理职责。2.负责档案的日常管理工作，确保档案的整理规范、存放有序、安全可靠。3.对档案信息进行保密，不得擅自泄露、传播档案内容。4.协助有关部门和人员查阅、利用档案，按照规定办理档案查阅、借阅手续。5.定期对档案进行清查盘点，及时发现和报告档案管理中存在的问题。（三）各部门职责1.负责本部门事业编档案的收集、整理和移交工作，确保档案的完整和准确。2.按照档案管理部门的要求，配合做好档案的查阅、利用等工作。3.对本部门员工进行档案保密教育，督促员工遵守档案保密制度。三、档案的分类与分级（一）档案分类1.人事档案：包括员工的个人基本信息、工作经历、学历学位、考核评价、奖惩情况等。2.业务档案：涉及单位各项业务工作形成的文件、资料、记录等，如项目档案、合同档案、财务档案等。3.机密档案：包含单位的核心机密信息和敏感资料，如重要决策文件、商业秘密、技术秘密等。（二）档案分级根据档案的重要性和敏感性，将档案分为三个级别：1.绝密级：涉及国家机密、单位核心商业秘密等重要信息，一旦泄露将对单位造成重大损失或严重影响。2.机密级：包含重要业务信息、关键技术资料等，泄露后可能对单位工作产生较大不利影响。3.秘密级：一般业务信息和普通资料，泄露后可能对单位工作造成一定影响。四、档案的收集与整理（一）收集范围各部门应及时收集本部门在工作中形成的各类事业编档案，包括纸质文件、电子文档、图表、声像资料等。（二）收集要求1.确保档案的真实性、完整性和准确性，不得伪造、篡改档案内容。2.对收集到的档案进行分类整理，按照档案管理的规范要求进行编号、编目等。3.及时将整理好的档案移交档案管理部门，办理交接手续。（三）整理规范1.按照档案分类标准，对档案进行分类存放，便于查找和管理。2.对纸质档案进行装订、编页，确保档案的整齐和牢固。3.对电子档案进行分类存储，建立清晰的目录结构，确保文件名规范、内容准确。五、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。（二）保管方式1.纸质档案应分类存放在档案架或档案柜中，按照档案编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行备份，备份数据应异地存放。3.对重要档案应采取特殊保管措施，如加密存储、专人保管等。（三）保管期限根据档案的性质和重要程度，确定档案的保管期限。一般档案的保管期限为[X]年，重要档案的保管期限为[X]年以上，绝密级档案应长期保管。（四）档案清查1.定期对档案进行清查盘点，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.清查盘点应形成记录，发现问题及时报告并采取措施进行处理。六、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等。2.查阅绝密级档案，须经单位主要领导批准；查阅机密级档案，须经档案管理部门负责人批准；查阅秘密级档案，须经相关部门负责人批准。（二）查阅程序1.查阅人持批准后的《档案查阅申请表》到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理人员根据查阅申请表，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。3.查阅人应在规定的查阅期限内归还档案，不得擅自将档案带出查阅场所。（三）借阅权限1.因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等。2.借阅绝密级档案，须经单位主要领导批准；借阅机密级档案，须经档案管理部门负责人批准；借阅秘密级档案，须经相关部门负责人批准，并报档案管理部门备案。（四）借阅程序1.借阅人持批准后的《档案借阅申请表》到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理人员对借阅人进行身份核实，并收取一定的押金（可根据档案的重要程度和借阅期限确定）。3.档案管理人员将档案交给借阅人，并办理交接手续，明确双方的责任。4.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如因特殊情况需要延期，应提前办理续借手续。5.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如发现问题及时报告并追究借阅人的责任。七、档案的保密措施（一）人员管理1.对档案管理人员进行严格的背景审查和保密培训，签订保密协议，明确其保密责任和义务。2.对涉及档案管理的工作人员进行定期的保密教育，提高其保密意识和防范能力。3.限制档案管理人员的访问权限，根据其工作职责和岗位需求，授予相应的档案查阅、操作权限。（二）物理安全1.档案库房应安装门禁系统、监控设备等安全设施，并确保其正常运行。2.对档案存储设备进行加密处理，防止数据被非法获取。3.对档案库房的钥匙、密码等进行严格管理，定期更换。（三）信息安全1.建立档案信息安全防护体系，采用防火墙、入侵检测系统等技术手段，防止外部网络攻击。2.对档案信息进行加密存储和传输，确保信息在传输过程中的安全性。3.定期对档案信息系统进行安全检查和漏洞修复，防止信息泄露。（四）保密监督1.设立保密监督岗位，对档案管理工作进行定期和不定期的监督检查。2.对违反档案保密制度的行为进行及时查处，追究相关人员的责任。3.鼓励员工对档案保密工作进行监督，对发现问题并及时报告的员工给予奖励。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保管期限和现实利用价值，对档案进行定期鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、审慎严谨的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出需鉴定的档案清单。2.鉴定小组对需鉴定的档案进行逐一审查，根据档案的内容、价值等因素，确定其是否仍有保存价值。3.对已失去保存价值的档案，鉴定小组应出具鉴定报告，提出销毁意见。（四）销毁程序1.经批准销毁的档案，应填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、销毁原因等。2.档案管理部门按照批准的销毁申请表，组织实施档案销毁工作。销毁工作应在指定的场所进行，并有专人负责监督。3.档案销毁后