（2025年版）行政管理公文印发管理实践指南

（2025年版）行政管理公文印发管理实践指南一、目的行政管理公文印发管理工作的目的在于确保公文能够准确、及时、安全地传达信息，保障组织内部沟通顺畅，提高工作效率，维护组织的正常运转秩序。通过规范的印发管理实践，使公文在起草、审核、签发、印制、分发等各个环节都遵循统一的标准和流程，减少错误和失误的发生，提升公文的质量和权威性。二、前置条件（一）人员要求1.公文起草人员：具备良好的文字表达能力、逻辑思维能力和对组织业务的深入了解。能够准确把握发文意图，按照公文规范撰写内容完整、条理清晰、语言准确的公文初稿。2.审核人员：熟悉公文处理相关的法律法规、政策规定和组织内部的规章制度。具备较强的责任心和严谨的工作态度，能够对公文的内容、格式、语言等进行全面细致的审核。3.签发人员：具有相应的领导职权和决策能力，能够对公文的重要性、必要性和可行性进行准确判断，做出签发或退回修改的决定。4.印制人员：掌握公文印制设备的操作技能，熟悉公文印制的工艺和质量要求，能够保证印制的公文清晰、整洁、美观。5.分发人员：了解组织内部的机构设置和人员分布情况，能够准确、及时地将公文分发给相关部门和人员。（二）设备与环境要求1.办公设备：配备性能良好的计算机、打印机、复印机、传真机等办公设备，确保设备能够正常运行，满足公文起草、印制和传输的需求。2.存储设备：具备安全可靠的存储设备，如硬盘、光盘、移动存储介质等，用于存储公文的电子文档和相关资料。3.办公环境：提供安静、整洁、安全的办公环境，保证公文处理工作的顺利进行。同时，要做好防火、防潮、防盗等安全措施，确保公文的安全。（三）制度与规范要求1.建立健全公文管理制度：制定涵盖公文起草、审核、签发、印制、分发、归档等各个环节的管理制度，明确各环节的工作流程、职责分工和质量标准。2.遵循相关法律法规和政策规定：严格遵守国家有关公文处理的法律法规和政策规定，如《党政机关公文处理工作条例》等，确保公文处理工作合法合规。3.统一公文格式和标准：按照国家和组织内部的统一要求，规范公文的格式、字体、字号、排版等，保证公文的规范性和一致性。三、详细步骤（一）公文起草1.明确发文意图：起草人员在接到起草公文的任务后，首先要与发文部门或领导进行沟通，明确发文的目的、背景、重点内容和受众对象等，确保公文能够准确传达发文意图。2.收集相关资料：根据发文意图，收集与公文主题相关的政策法规、业务数据、案例资料等，为公文的撰写提供充分的依据。3.拟定提纲：在收集资料的基础上，对公文的结构和内容进行规划，拟定详细的提纲。提纲应包括公文的标题、主送机关、正文、附件、落款等部分，以及各部分的主要内容和逻辑关系。4.撰写初稿：按照提纲的要求，依次撰写公文的各个部分。在撰写过程中，要注意语言表达准确、简洁、规范，避免使用模糊、歧义的词汇和句子。同时，要注意公文的格式和排版，确保符合相关要求。5.自我审核：初稿完成后，起草人员要对公文进行自我审核，检查内容是否完整、逻辑是否清晰、语言是否通顺、格式是否规范等。如有问题，及时进行修改完善。（二）公文审核1.初审：公文起草人员完成自我审核后，将公文初稿提交给部门负责人进行初审。部门负责人主要从业务角度对公文的内容进行审核，检查公文是否符合部门的工作实际和业务要求，是否存在政策风险和法律问题等。2.复审：初审通过后，部门负责人将公文提交给办公室或综合管理部门进行复审。办公室或综合管理部门主要从公文的格式、语言、逻辑等方面进行审核，检查公文是否符合公文处理的规范和标准。3.终审：复审通过后，办公室或综合管理部门将公文提交给签发人员进行终审。签发人员主要从公文的重要性、必要性和可行性等方面进行审核，做出签发或退回修改的决定。（三）公文签发1.提交签发：经过审核通过的公文，由办公室或综合管理部门将公文呈送给签发人员，并附上审核意见和相关资料。2.签发审批：签发人员对公文进行全面审查，根据公文的重要程度和决策权限，做出签发、会签、核签或退回修改的决定。对于重要公文，可能需要经过集体讨论或上级领导批准后才能签发。3.签发标识：签发人员在公文的签发栏内签署姓名和日期，表示同意公文的发布。签发标识是公文生效的重要标志。（四）公文印制1.排版设计：根据公文的格式要求，对公文进行排版设计。包括设置字体、字号、行距、页边距等，确保公文的版面美观、整洁。2.校对审核：排版完成后，要进行认真的校对审核，检查文字是否准确、格式是否规范、图表是否清晰等。校对审核工作一般要进行多次，确保公文无差错。3.印制输出：校对审核无误后，根据公文的印发数量和要求，选择合适的印制方式进行印制。对于少量公文，可以采用打印机打印的方式；对于大量公文，可以采用复印机复印或印刷的方式。4.质量检查：印制完成后，要对公文的质量进行检查，检查纸张质量、印刷效果、装订情况等是否符合要求。如有问题，及时进行整改。（五）公文分发1.确定分发范围：根据公文的内容和主送机关，确定公文的分发范围。分发范围应包括主送机关和抄送机关，确保相关部门和人员能够及时收到公文。2.登记造册：在分发公文前，要对公文进行登记造册，记录公文的标题、文号、印发日期、主送机关、抄送机关、份数等信息。登记造册有助于跟踪公文的分发情况和管理公文的流向。3.分发方式：根据公文的紧急程度和重要性，选择合适的分发方式。常见的分发方式包括直接送达、邮寄送达、传真送达、电子邮件送达等。对于紧急公文，应优先采用直接送达或传真送达的方式。4.反馈确认：分发公文后，要及时与接收部门和人员进行联系，确认公文是否收到。对于重要公文，还可以要求接收部门和人员反馈处理情况，以便及时掌握公文的执行情况。（六）公文归档1.整理装订：公文办理完毕后，要对公文进行整理装订。将公文的正本、副本、定稿、草稿等相关材料按照一定的顺序进行排列，并用装订机进行装订。2.分类编号：按照公文的类别、年度、保管期限等进行分类编号，建立档案索引。分类编号有助于提高公文的检索效率和管理水平。3.存储保管：将整理装订好的公文档案存放在专门的档案柜或档案库中，进行妥善保管。档案库要具备防火、防潮、防虫、防盗等安全措施，确保公文档案的安全。4.检索利用：建立公文档案检索系统，方便相关人员对公文档案进行检索和利用。在检索利用公文档案时，要严格按照档案管理制度的要求进行操作，确保公文档案的安全和保密。四、常见问题与排错提示（一）公文起草环节1.问题：内容不准确或与实际情况不符。排错提示：加强与相关部门和人员的沟通协调，深入了解实际情况，确保公文内容准确无误。同时，在起草过程中要进行充分的调研和论证，避免主观臆断。2.问题：语言表达不规范或存在歧义。排错提示：加强对公文语言规范的学习和培训，提高语言表达能力。在撰写过程中，要注意使用准确、简洁、规范的词汇和句子，避免使用模糊、歧义的表述。3.问题：格式不符合要求。排错提示：严格按照公文格式的标准和要求进行排版设计，注意字体、字号、行距、页边距等细节。同时，可以参考已有的规范公文样本，确保公文格式符合要求。（二）公文审核环节1.问题：审核不严格，导致公文存在质量问题。排错提示：加强审核人员的责任心和业务能力培训，明确审核标准和流程。审核人员要认真履行职责，对公文进行全面细致的审核，确保公文质量。2.问题：审核意见不明确或缺乏针对性。排错提示：审核人员在提出审核意见时，要具体明确，指出问题所在和修改建议。同时，要与起草人员进行充分的沟通交流，确保审核意见能够被理解和接受。3.问题：审核时间过长，影响公文的及时印发。排错提示：合理安排审核时间，明确各审核环节的时间节点。对于紧急公文，要开辟绿色通道，加快审核速度，确保公文能够及时印发。（三）公文签发环节1.问题：签发人员决策不及时或不准确。排错提示：签发人员要提高决策能力和效率，对公文的重要性、必要性和可行性进行准确判断。在决策过程中，要充分听取相关部门和人员的意见和建议，确保决策科学合理。2.问题：签发标识不规范或缺失。排错提示：签发人员要严格按照公文处理的规范要求进行签发，签署姓名和日期。办公室或综合管理部门要对签发标识进行检查，确保签发标识规范、完整。（四）公文印制环节1.问题：印制质量不高，如字迹模糊、图表不清等。排错提示：加强对印制设备的维护和保养，定期进行检查和调试，确保设备正常运行。同时，要选择质量好的纸张和油墨，提高印制质量。2.问题：印制数量不准确或与实际需求不符。排错提示：在印制前，要准确统计公文的印发数量，根据实际需求进行印制。同时，要预留一定的备用份数，以应对可能出现的需求变化。3.问题：印制时间过长，影响公文的分发和使用。排错提示：合理安排印制时间，提前做好印制准备工作。对于紧急公文，要优先安排印制，确保公文能够及时分发和使用。（五）公文分发环节1.问题：分发范围不准确，导致部分部门或人员未收到公文。排错提示：在确定分发范围时，要认真核对主送机关和抄送机关的信息，确保分发范围准确无误。同时，要建立分发范围的动态调整机制，根据实际情况及时进行调整。2.问题：分发方式不当，导致公文传递不及时或丢失。排错提示：根据公文的紧急程度和重要性，选择合适的分发方式。在分发过程中，要注意保护公文的安全和保密，避免公文丢失或泄露。3.问题：反馈确认不及时，无法掌握公文的接收情况。排错提示：建立反馈确认机制，及时与接收部门和人员进行联系，确认公文是否收到。对于重要公文，要要求接收部门和人员及时反馈处理情况，以便及时掌握公文的执行情况。（六）公文归档环节1.问题：归档不及时，导致公文资料丢失或损坏。排错提示：建立公文归档的时间节点和责任制度，明确归档人员的职责。公文办理完毕后，要及时进行归档，确保公文资料的完整性和安全性。2.问题：分类编号不规范，影响公文档案的检索和利用。排错提示：严格按照公文档案分类编号的标准和要求进行操作，确保分类编号规范、统一。同时，要建立档案索引和检索系统，提高公文档案的检索效率。3.问