公文写作,乡镇机关公文概述

乡镇机关公文写作 第一章公文写作 一、公文的概念、类别和功能 (一)公文的概念 公务文书，又叫公务文件，简称公文，是法定机关与组织在公务活动中，按照特 定的体式，经过一定的处理程序形成和使用的书面文字材料(包括电报，下同)，是传 达贯彻党和国家政策、方针，发布行政法规和规章，施行行政措施，指示和答复问题， 指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。 公文是在公务活动中形成和使用的文书材料，离开公务活动就不存在公务文书。 法定机 关和组织以公务文书作为实现其职能的重要手段的依据；公务文书必须反映和处理公 务。这 就是公务文书区别于私人文书的本质所在。 公文有广义和狭义之分。广义公务文书的指称范围包括机关、团体、企事业单位 的各种文件、电报、报表、会议文件、调查材料、记录、登记表册等。它们都是法定 机关与组织在公务活动中所形成和使用的，具有法定效力和规范体式并须经过一定处 理程序处理的文书材料。狭义公务文书的指称范围包括通用公文与专用公文。通用公 文指公文处理办法中规定的 12 类 13 种公衷，专用公文指除通用公文外由外事、 军事、司法等机关根据本部门需要而使用的专用公文。 (二)公文的类别 依不同标准、不同角度，公文有多种分类方式。 1通用公文与专用公文。这是根据形成和作用的公务活动领域(即通常所说的按 公文形 成和使用范围)划分的。通用公文是各类各级机关、团体、企事业单位都使用的文件， 如请示、报告、函等；专用公文是在一定专业机关、部门和业务范围内专门使用的文 件，如外交文件、司法文件、会议文件、军事文件等。 2对外公开文件、限国内公开文件、内部使用文件、秘密文件、机密文件、绝密 文件。这是根据文件内容所涉及的国家秘密程度划分的。对外公开文件，内容不涉及 国家秘密，可以直接对国内外公开发布；限国内公开文件，内容虽不涉及国家秘密， 但其内容不宜或不必向国外公布；内部使用文件，内容不涉及国家秘密，但不宜对社 会公开，只有在本系统或本机关内部使用；秘密文件，其内容含有一般的国家秘密， 泄露会使国家安全、利益遭受损害；机密文件，是指含有重要的国家秘密，一旦泄露 会使国家的安全和利益遭受严重损害；绝密文件，是指内容含有最重要的国家秘密， 泄露会使国家的安全、利益遭受特别严重的损害。 3上行文、平行文、下行文。这是公文制发机关根据行文方向划分的。上行文， 指向有隶属关系的上级领导、指导机关报送的公文；平行文，是指向同一组织系统的 同级机关或非同一组织系统的任何机关发送的公文；下行文，向所属被领导、指导的 2 下级机关发送的公文。 4规范性文件、领导指导性文件、公布性文件、陈述呈请性文件、商洽性文件、 证明性文件。这是根据内容的性质划分的。规范性文件指强制性推行的，用以规定行 为规范的法规、规章等；领导指导性文件是指领导机关制发的用于颁布方针政策、法 规与规章，指导、布置工作，阐明领导指导原则的文件；公布性文件是指直接向国内 外公开发布的文件；陈述呈请性文件指用于汇报工作，陈述情况，提出建议，请求指 示或请求批准的文件；商洽性文件是指探讨、协商一般事项的文件；证明性文件是指 对某组织或个人的使命、身份、经历或某事件提供证据和对有关各方面权利、义务、 责任作出规定的文件。 5平件、急件、特急件。这是依据对处理时限的要求划分的。平件是指没有特殊 时间要求，按常规处理的文件；急件是指因为内容重要、紧急而需要优先传递处理的 文件；特急件是指内容非常重要并特别紧急，需立即优先迅速传递处理的文件。 6收文、发文。机关内部根据文件来源划分的。收文指本机关收到的来自外部的 文件；发文是指本机关制作发往外部的文件，本机关制成的只供内部使用的也称发文。 (三)公文的功能 公文是能够逾越时间与空间的限制，有效传递公务活动所需信息的重要工具。这 一功能主要表现在下述方面： 1公文用于传达贯彻党和国家的方针政策和各项指令，在公务活动中发挥领导和 指导的作用，是加强集中领导，维护政令统一，保证工作步伐整齐一致的有效形式。 2公文是下级机关请示、报告工作，反映情况，沟通自下而上纵向联系的基本手 段。通过公文，使下情上达，为领导机关制定决策提供依据，同时，有利于对发生的 问题予以及时处理。 3公文用于发布行政法规与规章，在国家行政管理与维护社会主义建设秩序方面 发挥着规范作用。它使国家各项管理活动有法可依，有规可循，从而逐步实现法制化、 规范化。 4公文是沟通机关之间横向联系的纽带。它比其他信息沟通形式具有更强的精确 性、权威性与凭证性。通过公文，机关之间能够相互交流信息、商洽事务，在工作中 取得协调与配合。 5公文具有较强的政策性、理论性，在各项事业中发挥着阐明事理、启发觉悟和 提高认识水平的宣传教育作用，是教育干部和群众的好教材。 6公文是社会活动的真实记录。它印证了公文作者的合法身份，记录了各项管理 活动的性质、状态，因此，具有重要的凭证作用。 二、公文的文体、结构、格式和稿本 (一)公文的文体 公文的文体，指公文的表达方式。公文属应用文体，应具有应用文体的基本属性， 即具有直接应用性，从本质到现象、从总体到细节的全面真实性与严格遵守国家统一 村官资料- 乡镇机关公文写作 浙江村官网论坛 3 规定，保证公文内容完整、标记明显的格式规范性。但又不同于一般的应用文，具有 其自身的特殊属性。 1公文被规定以现代汉语的书面形式(即白话文)作为必须使用的符号系统。白话 文具有通俗易懂、语义确切的优点。 2公文兼用说明、叙述、议论 3 种表达方式。这是因为公文内容的表述，必须做 到事理结合，除去对客观事物的性质、状态、特征作出叙述与说明以外，还要求在此 基础上进行科学的分析与论证，以表明作者的观点与态度。只是不同文种因其性质与 行文目的不同而在 3 种表达方式的运用上，各有侧重。如规范性、公布性文件侧重于 说明的方式；工作报告、会议纪要侧重于叙述的方式；而内容复杂的公文，如调查报 告，则需同时兼用 3 种表达方式。 (二)公文的结构 公文的结构指公文的组织结构，具有规范性和相对确定性。国家有关机关对公文的 基本构成作出了规范性要求：其基本组成部分为一切公文所必备，其他组成部分可视 具体情况决定取舍。 公文的基本组成部分有：标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词。 公文的其他组成部分有：文头、发文字号、签发人、保密等级、紧急程度、主送 机关、附件及其标记、抄送机关、注释、印发说明等。 (三)公文的格式 公文的格式是指组成公文的各部分文字符号在载体(纸张等)上排列的规定。公文的 格式具有较强的规范性，国家有关机关以法规、规章、标准等形式对其加以规范。规 范的公文格式有利于维护公文的严肃性，方便对其直接阅读与传递、处理；有利于应 用各种现代化信息技术处理与管理公文。 公文的格式主要是对载体的规格尺寸、载体区域划分、公文各组成部分的排列次 序和编排式样、文字符号的形体及尺寸等予以规范。目前我国通用公文的格式一般为： 1公文纸采用国内通用的 16 开型，推荐采用国际标准 A4 型。供张贴的公文的用 纸幅面尺寸，可根据实际需要确定。 2公文纸分为可用以书写、印刷文字、图形等符号的图文区，=与不允许出现任 何符号的白边区两个区域。上白边(天头)和左白边(订口)应分别宽于下白边(地脚)和 右白边(翻口)。 3所有文字符号从上至下，自左而右依次横写横排(少数民族可按其习惯书写， 排版)。正文的行长应与图文区宽度相等(即通栏排)。 4左侧装订。 5在公文撰写和印制过程中，各个组成部分的标注编排均需遵循一定的规范性要 求。 (1)保密等级的标注与编排。在文稿上，应根据公文的实际涉密程度，用汉字“绝 密” 、 “机密” 、 “秘密”分别予以标注，并后加“” ，必要时还应注明保密期限(如机 4 密5 年)。 在正式发出的印制本上，保密等级位于公文首页图文区左上角，一般用 3 号或 4 号黑体字印刷。 (2)紧急程度的标注与编排。在文稿上，根据情况分别标注“急”或“特急” 。在 印制本上，紧急程度位于保密等级的下一行，字体字号与保密等级相同。 (3)文头的编排。在印刷本上，文头位于公文首页上端，约占图文区面积的 13 弱，以大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色(一般为红色，但也可根据需要用 其他颜色)印制，居中排一行。联合行文的公文，一个作者占一行。 (4)发文字号的标注与编排。文稿上，应由有关人员在注发之后，依照发文字号登 记册上的式样，依次标注作者代字，置于方括号中的年份号、顺序号。如国务院 2007 年第一发文即标作：“国发2007001 号” 。一件公文只有一个发文字号，联合行文时 只标注主办机关的发文字号。 在印制本上，发文字号位于公文首页文头以下，居中；如有签发人时，应居左， 两者排一行。常采用 3 号或 4 号仿宋体印刷。发文字号下应居中印一条长 lOOmm 的细 实线。 (5)签发人的编排。在印制本上，签发人位于发文字号的同一行，居右侧。排印出 “签发人”字样后空一格排发签发人的姓名，字体氟号与发文字号相同。 (6)标题的标注与编排。撰写文稿时，应根据有关要求正确标注标题：结构完整， 语意确切，文字简练、醒目，字数一般不超过 50 字。 (7)主送机关的标注与编排。在撰写文稿时，应将收受并对本文负实际办理、签复 责任的机关的全称或规范化简称或统称标出。标注时需注意：除了普发性公文外，一 份公文(特别是上行文)只能以一个机关为主送机关，不能“多头主送” ；除非领导者本 人曾有要求，否则不能直接主送领导者，更不能同时直接主送几位领导者；应准确界 定主送机关与抄送机关的区别，避免仅依据机关的级别而不是办理方面的责任确定受 文机关中的主送与抄送机关；应正确标注受文机关的名称，禁止使用不规范的简称或 笼统含混的统称，以免无人承担实际办理责任，削 弱公文的效用。 在印制本上，主送机关位于标题下，从左至右顶格排列机关的名称，回行继续顶 格，结尾用冒号。如主送机关不止一个时，应按其性质、级别轻重高低以及有关规定 或惯例依次排列，机关名称之间用顿号、逗号或分号分隔。常用 3 号或 4 号仿宋体字 印刷。 (8)正文的编排。在印制本上，正文位于主送机关下，按自然段依次排列，每段起 首空两格，回行顶格，常用 3 号或 4 号仿宋体印刷。 (9)附件标记的标注与编排。撰拟文稿时，应准确标注附件标记，注明其标题、件 数、份数。 印制本上，附件标记必须位于正文以下日期之上，排出附件件号(只一件时不排)、 标题、份数。每件一般占一行，字体字号与正文同。 (10)印章或签署的编排。签署位于正本的右下方，一位领导者占一行，先排出机 村官资料- 乡镇机关公文写作 浙江村官网论坛 5 关名称、签署者职务，后空两格后请领导签注姓名。 。 印章位于正式发出的印制本正文的右下方，应上不压正文，下压日期。 (11)作者与日期的标注与编排。撰拟文稿时，应如实在相应栏目内标注完稿时间、 审核时间、签发时间、会议通过或批准时间等，并注意标明完整确切的年月日。 在印制本上，作者位于正文右下方，排印发文机关全称或规范简称，一个作者一 般占一行，字体字号同正文。 在印制本上，日期位于正文右下方，稍偏右排一行。字体字号与正文同。 (12)注释的编排。除个别简短的注释采用正文夹注(在正文待解释说明的对象后用 圆括号标出释文)外，注释排印在印制本的末页日期的下方。每项为一个自然段，如有 两项或两项以上时，注意使正文中的序号和释文前的序号保持一致。注释常用小于正 文的 4 号或小 4 号仿宋体字印刷。 (13)主题词的标注与编排。在印制本上，主题词位于末页注释之下，通常排一行， 起首顶格标“主题词：”字样，然后排印主题词，词间空一格，常用与正文字号相同 的黑体字印刷。 (14)抄送机关的标注与编排。在印制本上，抄送机关位于主题词以下，用两条与 图文区宽度相等的平行细实线作为界线，形成“抄送栏”j 起首顶格排印“抄送：”字 样，而后，按机关的性质、级别和有关规定或惯例依次排印抄送机关的名称，其问用 顿号、逗号或分号等分隔。常用与正文字体字号相同或小一号的文字印刷。 (15)印发说明的编排。在印制本上，印发说明位于抄送栏以下公文末页最下端，在图文区与下 白边交界处划一条与抄送栏界线等长并平行的细实线，形成“印发说明栏” ，字行的首尾各空一格。 常用与抄送机关字体字号相同的文字印刷。 (四)公文的稿本 在公文形成过程中，将有各种文稿、文本产生，它们在内容、外观形式以及效用 方面均有很大区别。 草稿。即公文的原始文稿，包括有讨论稿、送审稿、征求意见稿、草案等多种形 式，均供讨论、征求意见和修改审核使用，不具备正式公文的效用。 ， 定稿。又称原稿，是已经履行法定生效程序的最后完成稿，即已经机关领导人审 核并签发、正式会议讨论通过或经上级机关审核批准的文稿。具备正式公文的法定效 用，是用以制作公文正本的标准依据。 正本。是供受文者使用的具有法定效用的正式文本，格式规范并具备各种生效标 志。 副本。再现正本内容及全部或部分外形特征的公文复制文本或正本的复份。备存 查、知照使用。 试行本。法规文件正本的一种特殊形式，在试验推行期间具有法定效用。 暂行本。法规文件正本的一种特殊形式，在暂行实行期间具有法定效用。 修订本。对已经发布生效的文件，在实行一定时期后进行修改订正再行发布时使 用的文本。修订本具有法定效用。 不同文字稿本。同一公文在形成过程中，需要两种或两种以上文字撰制时，不同 6 文字所形成的内容相同的文稿或文本在效用上相同。 三、常用公文文种及其选用 文种，也叫作公文名称，是用来表明公文的性质、适用范围、作者职能权限及制 发公文目的要求的。在公文中正确标明文种，不但为公文撰写、处理提供便利，而且 有利于维护公文的权威性及有效性。 (一)常用公文文种的适用范围 1规范性文件 (1)条例，用于对某一方面的行政工作作比较全面、系统的规定，国务院各部门和 地方人民政府的规章不得称“条例” 。 (2)规定，用于对某一方面的行政工作作部分的规定。 (3)办法，用于对某一项行政工作作比较具体的规定。 (4)决定，用于对重要事项或者重大行动作出安排。 2领导指导性文件 (1)命令(令)，用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性 行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。 。 (2)指示，用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。 (3)批复，用于答复下级机关的请示事项。 (4)通知，用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布 规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要月知或者共同执行的事项；任免和聘用 干部。 (5)通报，用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 3公布性文件 (1)公告，用于向国内外宣布重要事项或法定事项。 (2)通告，用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 4陈述呈请性文件 (1)议案，用于各级人民政府按法定程序向同级人民代表大会或其常务委员会提请 审议事项。 (2)请示，用于向上级机关请求指示、批准。 ， (3)报告，用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机 关的询问。 (4)调查报告，用于反映调查研究的成果，揭示事物的真相与规律。 5商洽性文件 函，用于不相隶属机关闾商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准 等。 6会议文件 会议纪要，用于记载和传达会议情况和议定事项。国家机构、政党的重要会议纪 要，在需 村官资料- 乡镇机关公文写作 浙江村官网论坛 7 要对外公开报道时，以“会议公报”公布。 (二)公文文种的选择 撰写公文时要正确选定文种。不用、错用或生造文种，不仅会给公文的撰写制作带 来困难或麻烦，而且会给公文的效用带来损害。选择公文文种要严守有关规范，特别 是要严格遵循党和国家关于公文文种的使用规则。 选择公文文种的依据主要有 3 个方面：一是发文机关与主要受文者间的工作关系； 二是发文机关的法定或规定权限；三是行文目的、行文要求和表现公文主题的需要。 根据发文机关与主要受文者间的工作关系选择文种，就是要求明确双方本来的工 作关系，选取为这种关系所允许的文种：当双方存在领导与被领导、指导与被指导关 系时，可分别选用下行文种或上行文种；当双方存在的只是平行关系(同系统中的同级 机关之问)或不相隶属关系(非同一系统的任何机关之间)时，只能选用平行文种。 根据作者的权限选择文种，就是要明确作者的职责、权力范围选择与之相符合 的文种。这是因为有一部分公文文种对使用者的权限有明确规定，只有具备相应地位 和权力的机关才能选用。如“命令”是一种领导性公文，但并非一切处于领导地位的 机关都可以使用。除军队系统之外，只有那些为宪法和其他有关法律明确规定有权发 布命令的机关才能使用。如果不按作者的权限选择文种，特别是选用了超越自身权限 的文种，就将构成越权行为，公文自然也会因失去法律、法规保护而失效。 根据行文目的、要求和表现主题的需要选择文种，就是在相同性质的文种中，选 取有助于实现目的和要求，有助于使主题得到正确、鲜明表现的具体文种。在公文文 种体系中，有一部分是性质相近或相同但具体用途各异的，它们分别适用于表现不同 的公文主题，适用于表明不同的行文目的和对公文阅读、办理、答复、执行等方面的 不同要求。如同属上行文的“报告”和“请示” ，虽性质相同，但在表现主题、表明行 文目的和要求方面却有不同的功用。 “报告”用于向上级机关汇报工作、反映情况、回 答询问等，但不能表现带请示事项的主题内容；“请示”可用于向上级机关请求指示 或批准，但不能用于不带请示事项的工作情况汇报。 “报告”可提出请求审阅批示或转 发等方面的要求，但不能用于请上级允许“自己”去做什么，也不能请上级务必答复； “请示”则可以提出请求上级务必予以指示或答复的要求。 四、公文写作的基本要求 公文是一种特殊的文章，其写作过程具有一些特殊的规律性，因此，要写好公文， 除了必须遵从诸如文通字顺、观点与材料统一、层次分明、结构合理等文章写作通则 之外，还必须遵循下列一些基本要求: 1符合党和国家的路线、方针、政策和法律、法规以及有关规定，具有合法性. 首先，公文的内容必须符合党的基本路线和国家的宪法与法律，因为，它们是我 们制定一切宏观与微观决策的总依据和指导纲领。其次，要符合本系统、本机关主管 业务方面的方针政策和有关法规、规章，因为，它们是制定本机关一切决策的直接依 据，如果在公文中提出新的政策，应当加以说朗。由于公文内容还要受其他多方面方 针政策、法规规章的指导和制约，所以，还要加强横向联系；了解同层次有关系统、 8 机关的重要决策并与之保持一致，以便在工作中相互协调与配合，避免矛盾抵触。 2实事求是、讲求实效 公文的制发必须符合客观实际，符合客观规律并切合实际需要，讲求实效。 (1)从实际出发，根据客观需要制发公文，公文写作要具有明确的目的性与针对性， 反对形式主义与文牍主义。 (2)公文的内容务求符合客观实际，反映客观事物的本来面目，并从实际出发，提 出切实可行的工作原则与方法，使公文具有真实性与可行性。公文内容失真或者所提 对策脱离实际都会导致领导机关决策的失误，直接危害机关乃至国家利益。因此，公 文撰写人员必须深入实际，认真做好调查研究工作。 (3)注重时效。公文写作必须及时迅速、把握酎机，紧密适应机关行政管理的需要， 以便尽快实现公文的效用，提高机关工作效率。 3主题明确、结构完整、格式规范 主题是作者通过公文表达的意图与主张，每件公文都要求能够集中、鲜明而直接 地表述主题。要一文一事，中心明确，令人一目了然。应围绕主题，合理安排正文结 构，做到层次清晰，条理分明，紧凑有序，过渡自然。应当具备的数据项目一定要准 确齐备，格式务必庄重规范，符合国家统一规定。 4用语庄重严谨、简明通顺、平实得体 公文的语言表述，必须符合公文的性质、适用范围与行文目的以及作者的职权地 位。要求： (1)庄重严谨。庄重，指用语端庄持重，格调严肃，用以维护公文的权威性与有效 性，表明作者的严正立场与严肃态度。严谨，指用语周密确切，无虚假错漏，语意明 确，不出歧义，是非界限清楚，褒贬得当，符合实际，用以维护公文的准确性，保证 公文能产生直接应用价值与强制性的影响。公文撰写要选用含意明确、范围限定的词 语，准确地表述概念的内涵与外延，正确揭示事物真相及萁本质；认真辨析词语的含 义及其感情色彩，使之符合实际，准确地表明作者的立场观点。 (2)简明通顺。简明，指用词精炼不繁，以简洁、明确的文字表述出丰富的内容， 做到“言简意赅” 。首先，要做到直接表述，开门见山，简洁明了地表述发文意图，以 获得准确、快捷的阅文办事效果。其次，应尽量选用含义丰富、准确的概括性词语； 也可利用附件，压缩公文正文的篇幅；利用图表或其他表格简化文字表述。最后，应 字斟句酌，反复修改，果断删除重复或可要可不要的段落与字句，使公文简洁凝炼。 通顺，即流利畅达，符合语法和逻辑。 (3)平实得体。平实，指公文的语言平和朴实自然，通俗易懂，无形象描写，不堆 砌华丽词藻，不滥用修辞格，强调直接而鲜明地表达作者的意图。得体，指公文的语 言、语气必须符合作者的职权范围、行文目的与特定文体表达的需要。公文撰写要从 本机关职责范围出发，根据本机关与受文机关之间的行文关系，选用恰当的词语，对 上行文，应用语尊重、恭而不卑；对下行文，应用语郑重、准确，虽可适当使用告诫 性词语，但应做到威而不凶；平行文则更应使用谦敬性词语，创造出相互协商与合作 的良好氛围；面向广大群众的公布性公文则强调通俗明白。 村官资料- 乡镇机关公文写作 浙江村官网论坛 9 五、行文规则 (一)遵守行文规则的客观必要性 为了确保公文迅速而准确地传递，避免行文紊乱，防止公文“旅行” ，国家有关部门 制定了 控制行文数量及行文方向、行文方式的有关规定，这就是行文规则。遵守行文规则的 客观必要 性在于：加强对文件传递过程的控制，使文件的行文方向正确，传递速度合理，保证 文件能够准 确、可靠、快捷、有效地到达目的地；使机关之间相互行文有法可依，有规可循，从 而维护正常的 行文秩序，防止行文紊乱；精简公文，简化手续，提高机关行政管理的效率。 (二)行文规则的基本内容 1根据机关之间的工作关系准确行文。机关之间的工作关系是根据机关各自的组织 系统 归属和职权范围决定的，主要有四种类型，即同一组织系统中的上、下级机关之间属 领导与被 领导的隶属关系；同一专业系统中的上级主管业务部门与下级主管业务部门之间属指 导与被 指导的关系；同一组织系统中的同级机关之间属平行关系；非同一系统的任何机关之 间均属不 相隶属关系。机关之间的工作关系决定了公文传递的方向，即处于领导、指导地位的 上级机关 可以向被领导或被指导的下级机关主送下行文；而被领导、被指导的下级机关应向上 级领导、 指导机关主送上行文；具有平行关系或其他不相隶属关系的机关之间相互主送平行文。 2选择适宜的行文方式，一般不得越级行文。行文方式是指机关之间公文传递路 线的结 构形式，有逐级行文、多级行文、越级行文、直接行文等多种。机关对外发文，应依 据需要和可 能的条件选择适宜的行文方式，在一般情况下不得越级行文。为了维护正常的领导关 系，具有 隶属关系或业务上有指导关系的机关之间应基本采取逐级行文的方式，即按层级逐级 上报、下 发公文或只对直属的上一级机关或所属下一级机关制发公文。为加快公文传递，在必 要时可 采用多级行文的方式，即同时向若干层级的上级机关或下级机关制发公文，包括直达 10 基层组织 和向人民群众公布。为了维护组织或专业系统中的合理分工和正常的工作秩序，防止 工作上 的脱节、被动或抵触，在一般情况下应避免越级行文。只有在以下特殊情况下才能采 用越级行 文的方式：一是由于情况特殊紧急，如逐级上报下达会延误时机造成重大损失；二是 经多次请 示直接上级机关而问题长期未予解决；三是由上级机关交办并指定直接越级上报的具 体事项； 四是出现需要直接询问、答复或联系的具体事项；五是需要检举、控告直接上级机关 等。因特殊情况越级行文时，一般应抄送越过的机关。同级或其他不相隶属的机关之 间相互行文时应采取直接行文的方式，即不受系统归属与级别层次的制约而直接向对 方机关制发公文。 3正确选择主送机关与抄送机关。机关对外发文，应正确选择主送机关。除普发 性公文外，通常一件公文只选择一个主送机关，防止由于多头主送而贻误处理。除领 导直接交办的事项外，不应将公文直接报送领导个人。 选择抄送机关时，应注意不要扩大抄送范围，但向下级机关的重要发文应同时抄 报直接上级机关，受双重领导的机关向上级机关请示，应写明主送机关和抄送机关， 由主送机关答复；上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一个 上级机关；公文内容涉及有关机关的职权范围需要征得配合时应向其抄送。如属下列 情况则不得抄送：一是请示在上报同时不得向下级机关抄送；二是接受抄送的机关不 得再向其他机关抄送；三是凡与公文办理无关的机关一律不得抄送。 4坚持“党政分开”的原则。党政机关应在各自的系统内制发文件。行政机关不 能迳向党的组织发布指令性公文，一般也不得以行政机关名义迳向党的组织报告工作 或请示、批准。党政机关应尽量减少联合行文。 5联合行文时，作者应是“同级机关” 。因工作需要，可以以两个或两个以上机 关的名义联合行文，但联合行文的机关必须级别层次相同或相近。同级政府之间、政 府各部门之间、上级政府部门与下一级政府之间可以联合行文；政府及其部门与同级 党委、军队机关及其部门可以联合行文；政府部门与同级人民团体和行使行政职能的 事业单位、公司也可以联合行文。联合行文应当确有必要，单位不宜过多。 6行文前必须对有关问题协商一致。为了维护政令一致凡下行公文的内容涉及 其他机关的职权范围时，行文前必须就有关问题协商一致，否则一律不得各自按照自 己的意见向下行文。如擅自行文，上级机关有权责令纠正或撤销。 7严格控制公文数量，简化行文手续。机关行文应注重实效，坚持少而精的原则。 对于可发可不发的公文坚决不发；对必须印发的公文应严格控制发文数量与范围，杜 绝乱发滥送，避免重复行文。除此，还应简化行文手续。为减少行文的中间环节，上、 下级各业务主管部门应尽量直接对口行文。为缩短公文传递时间，扩大传递范围，增 强公文透明度，经批准在报刊上全文发布的行政法规与规章，应当视为正式公文依照 村官资料- 乡镇机关公文写作 浙江村官网论坛 11 执行，可不再行文。同时，由发文机关印制少量文本，供存档备查。 六、公文写作的语言运用 (一)公文的语言特点 语言是公文的基本要素，特殊的应用领域与应用目的使公文的语言具有一定的特 点。了解这些特点，有助于使公文更有效地“表之于外，达及他人” 。 公文语言的主要特点就是：庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规范。 庄重是指语言端庄、格调郑重严肃；准确是指在表情达意时，语言真实确切，无 虚假无错漏褒贬得当，语意明确，界限清楚，符合实际，真切表达欲表达的内容； 朴实是指语言平直自然、是非清楚、明白晓畅、恰如其分、通俗易懂，无浮华夸饰， 无渲染，无形象描绘，无矫揉造作，忌堆砌华丽词藻，忌滥用辞格，讲求于平淡之中 见神奇；精炼是指语言简明扼要，精当不繁，去浮辞，忌冗长空泛，同时，又不苟简， 即服从行文目的和表现主题的需要，当详则详，当略则略； 严谨是指语言含义确切、文句严谨、细致周密、分寸得当，忌模糊含混、语意多歧； 规范是指各级语言单位的构成及组合不仅应符合现代汉语(少数民族地区使用的本民族 文字的公文则为民族语言)的语法规则和一般的逻辑规则，而且应合乎公务活动所提出 的特殊规范性要求。 上述特点体现在词语、语句诸方面以及表达、修辞、构词组句等语言运用的实际 活动中。 公文词语特点主要是：大都为规范化的书面词语，排斥使用一般的口语词、方言 词、土俗俚语，禁绝使用生造的词语等；词语需有确切的含义，除非不可避免或特殊 需要，一般不使用含义不确的词语；在音节方面，公文词语以双音节词为主，单音节 词(如经、依、此、何、悉等)、多音节词的使用频率比其他文章稍高；有一部分词形 确定、含义精确特定的公文专用词语；介宾词组、联合词组、 “的”字词组的使用频率 较高。 公文语句特点主要是：含义完整确切，在文中具有较强的独立性，关键性文句脱 离上下文之后仍不生歧义，不易被歧解或曲解；起铺垫、过渡作用的语句少且简短， 以利于直接而精当地表意；一般都有专门表达公文主题的主题句，使主题鲜明显露； 陈述句多，祈使句次之，疑问句、感叹句再次之；有较多带限定修饰成分的单句，其 中含复杂主语或宾语的单句比一般文章为多；泛指性无主句较多；判断句中， “是 的”形式有较高的使用频率，常用于表达作者对陈述对象的见解、态度和解释； 单旬多而复句较少，比较有利于受文者的全面理解和准确执行。 公文表达即对有关事物的性质、状态以及有关概念的表述。公文表达的特点主要 是：在表达方式的运用方面兼用议论、说明、叙述 3 种基本表达方式，不同文种各有 侧重；直接表意不渲染、不婉曲，以保证受文者直接快捷地获取有用的认识；只表述 对解决现实具体事务有价值的事与理，以保证公文具有现实针对性；对现实的反映追 求从本质、总体到现象、细节的全面真实，决不作任何虚构；较强的程式化、规范性， 即对同类对象所使用的表述手法、式样甚至语句都相对固定并形成一定的规范；所使 12 用的符号系统统一通用，如我国当代公文就都统一使用通用性强的现代汉语的书面形 式作为符号系统。 公文在修辞方面也有特点：在其所追求的效果方面，重准确鲜明、质朴平匀、精 炼顺达，反对含糊暧昧、繁冗堆砌、轻浮造作，重内在美而不只求形式美；在修辞手 法方面，以消极修辞手法为主，以积极修辞手法为辅，重在选词炼句及章法方面下工 夫，审慎使用修辞格。 (二)公文词语的选择 词语的选择就是在充分注意和把握公文词语特点，认真学习和占有丰富词汇的基 础上，根据行文目的以及语言环境的需要，遵从语法规则，选取最准确、最贴切而有 效表情达意的词语。 (1)认真辨析词语的确切含义，使词语的意义符合客观实际。可以在公文中采用的 词语数量大、种类多，不同词语在意义和用法方面有差别，也有联系。为此，要使公 文用语精当必须注意对词语认真加以辨析，真正掌握其确切含义，否则就很有可能造 成表意的失当或失误，影响文件效用的发挥。 (2)注意分辨词语的感情色彩，以正确表达作者的立场观点。在公文中，对事实的 叙述要求客观准确，而在表明立场主张时则要求旗帜鲜明。为达到这一要求，必须注 意分辨词语的感情色彩。避免对不同感情色彩的词语的误用，否则就会造成阅文者的 误解或降低文件的严肃性。 (3)注意词语声音和语调对语意的影响，以提高表达效果。公文中的词语若能音节 匀称往往既可以加强气势，表现庄重严肃的色彩，给阅文者以更鲜明的印象，又容易 上口，便于记忆。 汉语语音系统的特点之一是音节不多，音节出现率不均衡。这使得汉语中同音字 词的数量较多。一般情况下，在受文者主要通过视觉“看”文件而接收信息时，同音 现象对公文写作并无什么影响，而一旦当信息接收过程存在“听”的活动(在会议上 “听”报告，通过电话“听”通知)时，这种现象所带来的词语的同音异义问题，就会 给准确接收信息带来一定障碍。特别是在听者无从了解作者使用了同音词中的哪一个 时，就难免张冠李戴并由此产生极严重的后果。 (4)注意词语间的正确搭配，遵循语言法则。词语的选择要受事理逻辑、搭配习惯 的制约，如随意超越这些制约，违背语言法则，就会产生差错，影响表达的效果。词 语的搭配最根本的是要使语意搭配，使表达合乎事理、合乎逻辑，同时又要注意符合 语言习惯。 (5)注意公文具体使用场合对词语风格的要求，维护公文的严肃性及强制执行性。 公文大都使用于正式、庄重严肃的场合，为与之相协调，选择词语时务必注意词语的 风格特点，除特殊情况外，一般不用口语词、谚语、歇后语以及方言土语，带有调侃、 诙谐意味的书面词语以及不够严肃郑重的词语等。 (6)注意针对公文具体收受对象的特点选词，以“有的放矢” ，便于理解和执行。 公文具体收受对象的理解能力以及与作者的关系不同，公文所选用的词语也就应有所 差别，否则就难免会“无的放矢” ，使对方难以理解，不知所云，或给对方平添困难， 村官资料- 乡镇机关公文写作 浙江村官网论坛 13 影响正常的工作关系。 (7)注意根据公文中所涉及的人和事物的特殊性质选词，以获得鲜明直接的表达效 果。公文中所涉及的人物和事物是多种多样的，人物的地位、事物的性质、出现的年 代以及相互之间的关系不同，就需要用不同的词语来表达，以使表达更鲜明、更直接、 更有效。 (8)注意根据上下文的需要选词，以维护公文的完整有效性。一件公文的上下文对 词语的选择具有很大影响。有时为了使文气贯通、协调一致，上下文的词语需要相互 照应配合；有时则为避免不必要的重复，相互制约对方选词的范围。 (9)注意词语的规范性，以提高公文沟通的效果，扩展沟通的范围。公文沟通效果 的好坏与范围的大小，与公文中所使用的词语的规范性有密切关联，因此要正确使用 正式列入现代汉语书面词汇体系中的规范词语，力戒生造或使用不规范的词语，特别 是使用不规范的简称、方言土语，以及随意改变成语的结构形式等。 注意词语的规范性，还包括有意识认真积累和正确运用公文的专用词语、常用词 语。对同一概念的表述应尽可能选用已在公文同类表达中反复运用并被实践证明最有 效的词语。这样做不仅能省时间，更重要的是使表达更准确、更精炼、更有效，避免 错漏。 (三)公文语句的组织 同撰写其他文章一样，公文写作中的语句组织也不外乎在使语句通顺、合理、获 得最佳表达效果 3 个方面下工夫。使语句通顺涉及语法问题，使其合理涉及逻辑问题， 使其获得最佳表达效果则涉及修辞方面的问题。 (1)对公文语句的基本要求： 含义明确、清晰、完整，便于准确理解、无歧义； 句子成分搭配得当； 句子成分完整； 语序安排妥当； 合乎事理，合乎逻辑规律； 句式内部结构合乎规范，力争有最佳表达效果。 (2)语序的安排。在公文中正确地安排语序，主要应注意以下几点：一是注意尊重 语序的习惯性。词中的词素、词组中的词其先后次序有许多都必须按约定俗成的习惯 排列，否则人们就看不懂，不易接受。如表达方位时，习惯予称“东西南北”就不能 随意变为“西东北南” 。二是注意事理的逻辑次序。这一次序是客观事物内部规律性的 反映，因而是安排语序的主要依据。三是注意语序的强制性。语序既然受语言习惯、 事理逻辑的制约，也就具备了强制性。不管是 谁，要想利用公文清楚地表意并为人所理解，都必须服从这种约束，不随意改变语序。 四是注意语序的选择性。从局部的和具体的情况看，语序的强制性中又有一定的可选 择性只要不出现语法错误，不改变语意，为追求更佳的表达效果，也可对词语的位 置作一些调整，如将状语置于主语之前等。在公文中安排语序时，常做如下处理： 当要表达的一组并列概念之间有轻重、主次、强弱之分，大小、高低、多少之 14 别时应依次顺排或倒排；而无这种分别时则按一定标准(空间分布、音节多少)分门 别类排列。 当一组概念表现由若干连续的动作、行为构成的活动过程时，一般应按时间发 展顺序排列。 当以一组概念表现一个认识过程时，一般应按由浅入深、由此及彼、由表及里 的次序排列。 当以一个语句反映因果关系时，一般是按先因后果次序排列，只有需特别申明 或突出表现原因时，才先讲结果再谈原因。 当将语句中的一些成分提前或后置并不违反语法规则，并不改变语意而且有利 于提高表达效果时，应以此作为修辞手段。公文中有一部分定语、状语、谓语可以提 前。 当由于语句中几个成分的相互关系不明而出现歧义时，有时可通过改变语序消 除歧义。 (3)句式的选择。句式是指句子的结构形式。句中词语类别、配置方式等不同，就 构成各不相同的句式。不同句式不仅语法结构各异，且有各具特色的修辞功能。在公 文写作中，以下几组句式的选择与调整具有一定规律性。 主谓句与非主谓句。由主谓词组构成的句子是主谓旬；由主谓词组以外的其他 词组或单词构成的句子是非主谓句。由于公文对语句的要求具有高度准确的特点，因 此主渭句的使用频率很高，非主谓句的运用则受到一定限制，主要是使用一些无主句。 无主句指不带主语或不必交代以至根本说不出主语的句子。由于公文具有定向表述的 特点，一些意愿(禁止、希望等)的发出者和情况问题的发现者是不言自明的，因此， 一旦需由其作主语时，往往可不必交代。公文中的祈使句往往即以无主句为主。 主动句与被动句，句子的主语是动作行为的发生者，这种句子就是主动句，而 主语为动作、行为的接受者时，句子就是被动句。在公文中这两种句子是兼而有之 的在具体写作实践中采取哪一种，一般决定于需要强调哪一方面。如果要强调动作 或行为的发生者就采用主动句，反之则采用被动句。 长句与短句。在公文中阐发道理，说明事物性质(例如下定义)、状态，叙述较 复杂或较精细的事物时，常用长句子。因为这时句中限定修饰成分多，联合成分多， 用长句子既有利于使表达更严密精确，又可以形成一种有利于突出公文严肃性、权威 性的特殊色彩。短旬在用于表达强烈感情，以及需要人们认真记忆、随时执行的要求 方面见长。因此，在公文中表示命令、要求和希望的文字，叙述一连串动作的文字， 以及表达激动心情的文字常用短句；在会议公文和其他一些需通过念读而使受文者了 解内容的公文中，短句也比较多。 完全句与省略句。在公文中，完全旬是主要的，只有在为使语言简洁且又不会 对语义造成损伤的情况下才使用省略句，而且主要是省主语，谓语、宾语也可适当省 略。 紧密句与舒缓句。紧密句就是组织得紧凑的句子；舒缓句则是松弛一些的句子。 二者可形成不同的表达效果，前者简洁有力，给人以集中概括的印象，有助于突出句 村官资料- 乡镇机关公文写作 浙江村官网论坛 15 中的某一个重点；后者则语气舒缓，感染力强，有助于表明几层意思，突出几部分重 点。 从一般规律上看，公文中紧密句更多一些，舒缓句则主要用于一些会议公文(讲话 稿等)。当被表述的事物有多层意思且有并列的几个重点方面时，也可用舒缓旬予以强 调。 单旬与复句。单句是可表示一个完整意思而不可在分解成几个分句;由两个或两 个以上的单句组合而成的句子就是复句.在公文中多用单句,以便与理解和执行.而一旦 被表述的事理过于复杂时，也可用复句取代复杂化的单句.在使用复句时大都选择借助 虚词(关联词语等)表明分句间关系的句型. (四)公文中若干事物和概念的特殊表达要求 在对公文所涉及的事物和概念进行表达的过程中，除了必须遵循一般的语法规则、 逻辑规则之外，还必须遵循一些特殊要求。 16 第二章 乡镇机关公文概述 第一节 乡镇机关公文的特点和种类 一、乡镇机关公文的特点 乡镇机关公文是乡镇机关在处理公务过程中形成的具有现行效用和特定体式的书 面文字材料。它是乡镇机关传达贯彻党和国家的方针、政策以及上级指示，制定规章， 采取有关措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况、交流经验的工 具。它具有以下特点： (一)具有一般公文所具有的政治性、公务性、权威性、现行效用性及规范性的特 点. 政治性，指公文直接反映一个国家、政党的政治意向和根本利益。 公务性，指公文必须记录机关的公共事务，反映公众利益，不掺杂个人情感，不 记录私人活动。 权威性，指公文由法定的作者根据自己的职能和权限制成，具有法定的权威性。 现行效用性，指公文只在特定的时间发生效力，过期作废。 规范性，指公文有规范的格式及语言。 、 (二)具有基层公文的联署性、普通性、针对性、具体性的特点 第一，联署性。乡镇党政机关联合署名发文的现象较常见，重要的事情都由乡镇 党政机关联合行文，一般事项由乡镇政府单独发文。 第二，普通性。乡镇机关以普通公文为主，基本不涉及保密问题，机关事务公文 数量也多是向外行文。另外，受乡镇机关发文权限的限制，一些适用于其他级别机关 的公文不适用于乡镇，如命令、公报、条例等。 第三，针对性。乡镇机关的公文有固定的受文对象，上行文对象一般是县委、县 政府、县直各单位，下行文以村“两委” 、乡镇直属各单位以及所辖范围的公民为主要 受文对象。 第四，具体性。乡镇机关制发的公文以贯彻上级有关指示、规定为主，因而内容 较其他级别的公文更具体、细致、直接、明确，更具有可操作性。 二、乡镇机关公文的种类 、 (一)中国共产党机关公文处理条例的规定 中国共产党机关公文处理条例(中办发：199614 号，以下简称中办条例)规 定，党的机关公文种类主要有决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、 请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。根据中办条例规定，党的机关公文主 要种类与适用事项如下： 1决议。用于经会议讨论通过的重要决策事项。 2决定。用于对重要事项做出决策和安排。 3指示。用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。 4意见。用于对重要问题提出见解和处理办法。 5通知。用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和 村官资料- 乡镇机关公文写作 浙江村官网论坛 17 不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同 执行或者众所周知的事项。 6通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。 7公报。用予公开发布重要决定或者重大事件。 8报告。用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。 9请示。用于向上级机关请求指示、批准。 10批复。用于答复下级机关的请示。 11条例。用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制 度。 12规定。用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。 13函。用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部 门请求批准等。 14会议纪要。用于记载会议主要精神和议定事项。 (二)国家行政机关公文处理办法的规定 国家行政机关公文处理办法(国发-2000-23 号，以下简称国务院办法) 规定，行政机关的公文主要有命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报 告、请示、批复、意见、函、会议纪要。根据国务院办法的规定，行政机关公文 主要种类与适用事项如下： 1命令(令)。用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政 措施；嘉奖有关单位及人员。 2决定。用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或 者撤销下级机关不适当的决定事项。 3公告。用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 4通告。用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 5通知。用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达 要求下级机关办理和需要有关单位