建筑工程采购财务制度

PAGE建筑工程采购财务制度一、总则（一）目的为加强公司建筑工程采购财务管理，规范采购财务行为，提高资金使用效益，保障公司建筑工程采购业务的顺利开展，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有建筑工程采购项目，包括但不限于建筑材料、构配件、设备等的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购财务活动必须遵守国家法律法规，确保各项业务合法合规。2.准确性原则：财务数据记录准确、完整，如实反映采购业务的财务状况。3.效益性原则：优化采购资金配置，提高资金使用效益，降低采购成本。4.内部控制原则：建立健全内部控制机制，防范财务风险。二、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据建筑工程的施工进度计划、设计要求等，结合市场价格行情，编制详细的采购预算。2.采购预算应包括采购项目名称、规格型号、数量、单价、总价、预计采购时间等内容。3.采购预算需经相关部门审核，如工程部门确认需求的合理性，财务部门审核资金的可行性，报公司管理层批准后执行。（二）预算执行1.采购部门严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自超预算采购。2.如因特殊原因需要调整采购预算，应按规定程序办理审批手续。（三）预算监督1.财务部门定期对采购预算执行情况进行监督检查，及时发现和纠正预算执行中的问题。2.采购部门应定期向财务部门报送采购预算执行情况报告，包括已采购项目的金额、数量、未采购项目的原因等。三、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.合同内容应包括采购项目名称、规格型号、数量、单价、总价、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同签订前，采购部门应会同财务部门对合同条款进行审核，重点审核付款方式、结算期限等财务条款，确保合同符合公司利益和财务规定。（二）合同执行1.采购部门负责合同的执行，按照合同约定及时组织货物验收、付款等工作。2.财务部门根据合同约定的付款方式和时间，及时办理付款手续。（三）合同变更与终止1.如因不可抗力或其他原因需要变更合同条款，采购部门应及时与供应商协商，并签订补充协议。补充协议需经相关部门审核，报公司管理层批准。2.合同终止时，采购部门应及时清理合同执行情况，办理相关结算手续。四、采购付款管理（一）付款审批1.采购付款申请应由采购部门提出，经相关部门审核后报财务部门。2.审核内容包括采购合同执行情况、验收报告、发票等。3.财务部门审核无误后，按照公司资金审批流程办理付款手续。（二）付款方式1.根据采购合同约定和供应商要求，选择合适的付款方式，如支票、汇票、电汇、银行承兑汇票等。2.原则上应尽量采用银行转账方式付款，减少现金支付。（三）预付款管理1.对于需要支付预付款的采购项目，采购部门应在签订合同后，按照合同约定的预付款比例申请预付款。2.预付款申请需经严格审批，确保预付款的合理性和安全性。3.财务部门应跟踪预付款的使用情况，督促供应商按时履行合同义务。（四）货到付款管理1.货到付款的采购项目，采购部门应在货物验收合格后及时申请付款。2.申请付款时需提供验收报告、发票等相关凭证。（五）分期付款管理1.对于分期付款合同，采购部门应按照合同约定的付款期限和金额申请付款。申请付款时需提供合同执行情况报告等相关资料。2.财务部门应建立分期付款台账，跟踪付款进度，确保按时足额付款。五、采购成本控制（一）成本核算1.财务部门应建立采购成本核算制度，对采购项目的成本进行准确核算。2.采购成本包括采购价款、运输费、装卸费、保险费、税费等。（二）成本分析1.定期对采购成本进行分析，找出成本变动的原因，提出降低成本的措施和建议。2.成本分析可采用对比分析、趋势分析等方法，与历史数据、同行业数据进行比较。（三）成本控制措施1.优化采购流程，减少中间环节，降低采购成本。2.加强供应商管理，通过招标、询价、谈判等方式选择优质供应商，降低采购价格。3.合理控制库存水平，减少库存积压，降低库存成本。六、采购财务风险管理（一）风险识别1.识别采购财务活动中可能存在的风险，如供应商违约风险、付款风险、价格波动风险等。供应商违约风险：供应商可能因各种原因无法按时、按质、按量提供货物或服务，导致公司遭受损失。付款风险：公司可能因资金紧张、付款审批流程不畅等原因无法按时付款，影响公司信誉。价格波动风险：市场价格波动可能导致采购成本增加，影响公司利润。2.对识别出的风险进行评估，确定风险的可能性和影响程度。（二）风险应对1.针对不同的风险，制定相应的应对措施。对于供应商违约风险，可要求供应商提供担保、增加预付款比例、加强合同管理等。对于付款风险，应合理安排资金，优化付款审批流程，确保按时付款。对于价格波动风险，可采用套期保值、签订长期合同等方式进行防范。2.建立风险预警机制，及时发现风险变化情况，采取相应的措施进行调整。七、采购财务信息管理（一）信息收集1.采购部门应及时收集采购业务相关的财务信息，如采购合同、发票、付款凭证等。2.财务部门应定期与采购部门核对财务信息，确保信息的准确性和完整性。（二）信息处理1.财务部门对收集到的采购财务信息进行整理、分类、汇总，形成财务报表和分析报告。2.采购财务信息应妥善保管，建立电子和纸质档案，便于查询和使用。（三）信息披露1.按照公司内部管理要求和外部监管规定，定期披露采购财务信息，为公司管理层决策提供依据。2.采购财务信息披露应真实、准确、完整，不得隐瞒或虚报重要信息。八、采购财务监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购财务活动进行审计监督，检查采购财务制度的执行情况。2.审计内容包括采购预算执行、合同管理、付款管理、成本控制等方面。（二）外部监督1.接受国家相关部门的监督检查，如财政、税务、审计等部门的检查。2.积极配合外部