装修装饰内控财务制度

PAGE装修装饰内控财务制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司装修装饰业务的内部控制与财务管理，确保公司装修装饰业务活动合法合规、财务信息真实准确、资产安全完整，提高公司经济效益，促进公司可持续发展。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有装修装饰项目，包括但不限于新建、改建、扩建及室内外装饰装修工程。（三）基本原则1.合法性原则：装修装饰业务活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保各项业务活动合法合规。2.全面性原则：内部控制涵盖装修装饰业务的全过程，包括项目立项、设计、采购、施工、验收、结算等各个环节，财务管理贯穿于业务活动的始终。3.制衡性原则：在装修装饰业务流程中，合理设置岗位，明确职责权限，形成相互制约、相互监督的机制，防止权力滥用和舞弊行为。4.成本效益原则：内部控制与财务管理应权衡实施成本与预期效益，以适当的控制成本实现有效控制，提高公司运营效率。5.适应性原则：内部控制与财务管理制度应与公司装修装饰业务的规模、特点和管理要求相适应，并随着外部环境的变化、公司业务的发展和管理要求的提高及时进行修订和完善。二、岗位设置与职责分工（一）岗位设置1.项目经理：负责装修装饰项目的整体规划、组织实施、协调沟通及进度控制等工作。2.设计师：负责装修装饰项目的设计工作，包括方案设计、施工图设计等，确保设计方案符合客户需求和相关规范要求。3.采购专员：负责装修装饰项目所需材料、设备的采购工作，确保采购物资的质量、价格合理，并及时供应。4.施工员：负责装修装饰项目的现场施工管理，组织施工人员按照设计要求和施工规范进行施工，确保工程质量和施工安全。5.质检员：负责装修装饰项目施工过程中的质量检验工作，对施工质量进行监督检查，及时发现和纠正质量问题。6.造价员：负责装修装饰项目的工程造价预算、结算编制工作，对项目成本进行核算和控制，确保项目成本在预算范围内。7.财务人员：负责装修装饰项目的财务管理工作，包括财务核算、资金管理、成本控制、财务分析等，为项目决策提供财务支持。（二）职责分工1.项目经理职责负责装修装饰项目的整体规划和组织实施，制定项目工作计划和目标，确保项目按时、按质、按量完成。协调项目各参与方之间的关系，包括客户、设计单位、施工单位、供应商等，及时解决项目实施过程中出现的问题。负责项目进度的跟踪和控制，定期向公司汇报项目进展情况，及时调整工作计划，确保项目顺利进行。负责项目成本的控制和管理，合理安排项目资源，降低项目成本，提高项目经济效益。负责项目质量的监督和管理，确保项目施工质量符合相关规范和标准要求，组织项目验收工作。负责项目文档资料的整理和归档，包括项目合同、设计文件、施工图纸、验收报告等，确保项目资料完整、准确。2.设计师职责根据客户需求和项目要求，进行装修装饰项目的方案设计和施工图设计，确保设计方案符合客户意愿和相关规范要求。与客户沟通设计方案，解答客户疑问，根据客户意见对设计方案进行修改和完善，直至客户满意。协助项目经理进行项目施工过程中的技术指导，及时解决施工过程中出现的设计问题。参与项目验收工作，对设计成果进行检查和评估，确保设计质量符合要求。3.采购专员职责根据项目需求，制定装修装饰项目所需材料、设备的采购计划，明确采购规格、数量、质量要求等。负责采购供应商的选择和管理，建立供应商档案，定期对供应商进行评估和考核，确保供应商提供的物资符合质量要求和价格合理。组织采购谈判，签订采购合同，确保采购合同条款明确、合法有效，保障公司利益。负责采购物资的验收工作，确保采购物资的数量、质量、规格等符合合同要求，及时办理入库手续。负责采购款项的支付审核工作，并根据合同约定及时支付采购款项，确保资金支付安全。4.施工员职责根据设计图纸和施工规范，组织施工人员进行装修装饰项目的现场施工，确保施工质量和施工安全。制定施工进度计划，合理安排施工人员和施工设备，确保项目按时完成。负责施工现场的管理和协调，解决施工过程中出现的技术问题和施工纠纷，确保施工顺利进行。对施工质量进行自检，及时发现和纠正施工过程中出现的质量问题，确保工程质量符合相关规范和标准要求。负责施工过程中的安全管理工作，制定安全措施，确保施工人员的人身安全和财产安全。5.质检员职责负责装修装饰项目施工过程中的质量检验工作，制定质量检验计划，明确检验标准和检验方法。对施工质量进行定期检查和不定期抽查，及时发现和纠正施工过程中出现的质量问题，确保工程质量符合相关规范和标准要求。对检验结果进行记录和分析，及时向上级汇报质量情况，提出质量改进建议和措施。参与项目验收工作，对工程质量进行评估，出具质量检验报告。6.造价员职责根据设计图纸和相关规范，编制装修装饰项目的工程造价预算，明确项目成本构成和预算金额。参与项目采购招标和合同谈判工作，对采购价格和合同条款进行审核，确保项目成本控制在预算范围内。负责项目施工过程中的成本核算工作，及时掌握项目成本动态，对成本偏差进行分析和预警。负责装修装饰项目的工程结算编制工作，收集整理结算资料，与施工单位进行结算核对，确保结算金额准确合理。定期对项目成本进行分析和总结，为公司成本控制和项目决策提供参考依据。7.财务人员职责负责装修装饰项目的财务核算工作，按照国家财务制度和公司财务规定，设置会计科目，进行账务处理，确保财务信息真实、准确、完整。负责装修装饰项目资金的管理和调度，根据项目进度和资金需求，合理安排资金，确保项目资金供应及时、安全。参与装修装饰项目的预算编制和成本控制工作，提供财务分析和建议，协助项目经理做好项目成本管理。负责装修装饰项目财务报表的编制和报送工作，定期向公司管理层汇报项目财务状况和经营成果。负责装修装饰项目税务申报和缴纳工作，依法纳税，合理避税，降低税务风险。负责装修装饰项目财务档案的整理和归档工作，确保财务档案完整、安全。三、装修装饰业务流程控制（一）项目立项1.市场部或相关业务部门获取装修装饰项目信息后，进行项目初步评估，包括项目规模、客户需求、市场前景、预期收益等。2.填写《装修装饰项目立项申请表》，详细说明项目基本情况、立项理由、预期目标、初步预算等内容，提交至公司管理层审批。3.公司管理层根据项目评估情况和公司发展战略，对项目立项申请进行审批。如项目获批，下达《装修装饰项目立项通知书》，明确项目负责人、项目目标、预算额度等关键信息。（二）设计环节1.项目经理组织设计师与客户进行沟通，深入了解客户需求和期望，收集相关资料，如建筑图纸、现场照片等。2.设计师根据客户需求和项目要求，进行装修装饰方案设计，包括平面布局、效果图、施工图等。设计方案应符合国家相关规范和标准要求，并报项目经理审核。3.项目经理对设计方案进行审核，重点审核设计方案是否满足客户需求、是否符合项目预算、是否存在安全隐患等。如审核通过，组织设计方案评审会，邀请公司内部相关部门人员（如工程部、造价部、财务部等）及客户代表参加，对设计方案进行评审。4.根据评审意见，设计师对设计方案进行修改和完善，直至设计方案通过评审。设计方案确定后，由设计师负责将设计图纸等资料整理归档，并提交给采购专员和施工员。（三）采购环节1.采购专员根据设计图纸和施工进度计划，制定装修装饰项目所需材料、设备的采购计划，明确采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、采购时间等。2.采购专员按照采购计划，通过招标、询价、谈判等方式选择合格的供应商。对供应商的资质、信誉、产品质量、价格等进行综合评估，建立供应商档案。3.采购专员与选定的供应商签订采购合同，明确采购物资的规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式等条款。采购合同应报公司法务部门审核，确保合同合法有效。4.采购专员负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保采购物资按时、按质、按量供应。采购物资到货后，采购专员组织相关人员进行验收，验收合格后办理入库手续。5.财务人员根据采购合同和验收单，审核采购款项的支付申请，确保支付金额准确无误。按照合同约定及时支付采购款项，并做好账务处理。（四）施工环节1.施工员根据设计图纸和施工规范，组织施工人员进行现场施工。施工前，施工员应向施工人员进行技术交底，明确施工工艺、质量标准、安全注意事项等内容。2.施工员负责施工现场的管理和协调，合理安排施工人员和施工设备，确保施工进度和施工质量。定期对施工现场进行检查，及时发现和解决施工过程中出现的问题。3.质检员按照质量检验计划，对施工质量进行定期检查和不定期抽查。对发现的质量问题，及时下达整改通知，要求施工单位限期整改。整改完成后进行复查，确保工程质量符合相关规范和标准要求。4.项目经理负责项目进度的跟踪和控制，定期召开项目进度协调会，协调解决项目实施过程中出现的问题。根据项目实际进展情况，及时调整工作计划，确保项目按时完成。5.施工过程中如需变更设计或增加工程量，必须按照公司相关规定办理变更手续。变更申请应经项目经理、设计师、造价员等相关人员审核，并报公司管理层审批。变更实施后，及时调整预算和进度计划。（五）验收环节1.装修装饰项目完工后，施工单位应进行自检。自检合格后，向项目经理提交《装修装饰项目竣工验收申请表》，申请竣工验收。2.项目经理组织公司内部相关部门人员（如工程部、质检部、造价部、财务部等）及客户代表对项目进行竣工验收。验收内容包括工程质量、工程进度、工程资料、项目成本等方面。3.验收人员按照验收标准对项目进行检查和评估，填写《装修装饰项目竣工验收报告》。如验收合格，各方在验收报告上签字确认；如验收不合格，施工单位应按照验收意见进行整改，整改完成后重新申请验收，直至验收合格。4.验收合格后，施工单位应及时办理工程交付手续，将项目相关资料移交给公司。公司财务人员根据验收报告和合同约定，办理项目尾款结算手续。（六）结算环节1.造价员负责装修装饰项目的工程结算编制工作。结算编制应依据合同约定、设计变更、现场签证等资料，按照相关计价规范和定额标准进行。2.造价员编制完成工程结算书后，提交给项目经理和公司管理层审核。审核过程中，如发现结算金额与合同约定或实际情况不符，应及时与施工单位进行核对和调整。3.经审核通过的工程结算书作为项目结算的依据。财务人员根据结算书和合同约定，办理项目尾款支付手续，并对项目成本进行核算和分析。4.项目结算完成后，财务人员负责整理项目财务资料，进行账务处理和财务档案归档，为公司后续项目管理和决策提供参考依据。四、财务管理制度（一）预算管理1.装修装饰项目预算由造价员根据设计图纸和相关规范编制，经项目经理审核后报公司管理层审批。预算应明确项目成本构成、预算金额及各项费用的控制指标。2.项目预算一经批准，必须严格执行。在项目实施过程中，如因特殊原因需要调整预算，必须按照公司相关规定办理预算调整手续。预算调整申请应经项目经理、造价员等相关人员审核，并报公司管理层审批。3.财务人员负责对装修装饰项目预算执行情况进行监控和分析，定期向项目经理和公司管理层汇报预算执行情况，及时发现和解决预算执行过程中出现的问题。（二）成本管理1.装修装饰项目成本包括直接成本和间接成本。直接成本主要包括材料成本、人工成本、设备成本等；间接成本主要包括项目管理费、设计费、监理费等。2.采购专员应通过合理选择供应商、优化采购方案等方式，控制材料成本。施工员应合理安排施工人员和施工设备，提高劳动效率，降低人工成本。造价员应加强项目成本核算和控制，及时发现成本偏差并采取措施进行调整。3.财务人员负责对装修装饰项目成本进行核算和分析，定期编制成本报表，为公司管理层提供成本信息和决策支持。同时，财务人员应加强对项目成本的监督和管理，确保成本支出合理合规。（三）资金管理1.装修装饰项目资金实行专款专用，由财务人员根据项目进度和资金需求，合理安排资金，确保项目资金供应及时、安全。2.项目资金支付应严格按照公司财务审批制度执行。所有资金支付申请必须经相关部门负责人审核、财务人员审核、公司管理层审批后，方可办理支付手续。3.财务人员应定期对装修装饰项目资金使用情况进行检查和分析，及时发现和解决资金使用过程中出现的问题。同时，应加强资金风险管理，确保资金安全。（四）财务核算1.财务人员按照国家财务制度和公司财务规定，对装修装饰项目进行独立核算。设置专门的会计科目，对项目收入、成本、费用等进行明细核算，确保财务信息真实、准确、完整。2.装修装饰项目财务核算应遵循权责发生制原则、配比原则、谨慎性原则等会计原则。财务人员应及时记录和反映项目经济业务，定期编制财务报表，为公司管理层提供财务信息和决策支持。3.财务人员应加强对装修装饰项目财务档案的管理，确保财务档案完整、安全。财务档案包括会计凭证、会计账簿、财务报表、合同协议、发票收据等资料，应按照规定的期限进行归档和保管。五、监督与检查（一）内部审计1.公司内部审计部门定期对装修装饰项目进行审计，审计内容包括项目内部控制制度执行情况、财务收支情况、项目成本控制情况、工程质量情况等。2.内部审计人员通过查阅项目资料、实地检查、访谈相关人员等方式，对项目进行全面审计。审计结束后，出具审计报告，提出审计意见和建议。3.对于审计发现的问题，相关部门应及时整改。整改情况应向公司管理层汇报，并接受内部审计部门的跟踪检查。（二）日常监督1.公司