卖煤炭财务制度

PAGE卖煤炭财务制度一、总则（一）目的本财务制度旨在规范公司煤炭销售业务的财务管理，确保财务信息真实、准确、完整，加强财务内部控制，防范财务风险，提高公司经济效益，促进煤炭销售业务健康、可持续发展。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及煤炭销售业务的部门及人员，包括销售部门、采购部门、物流部门、财务部门等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保公司煤炭销售业务在合法合规的框架内进行。2.真实性原则：财务核算应当以实际发生的煤炭销售业务为依据，如实反映公司的财务状况和经营成果。3.准确性原则：财务数据的记录、计算、报告应当准确无误，保证财务信息的质量。4.及时性原则：及时收集、处理、传递财务信息，以便管理层及时做出决策。5.完整性原则：涵盖煤炭销售业务的各个环节，包括销售合同签订、收款、发货、核算等，确保财务制度的全面性和完整性。二、销售合同管理（一）合同签订1.销售部门负责与客户洽谈煤炭销售业务，拟定销售合同条款。合同内容应明确煤炭品种、数量、价格、交货地点、交货时间、付款方式、质量标准等关键要素。2.在签订合同前，销售部门应将合同草本提交给财务部门审核。财务部门重点审核合同中的付款方式、结算周期、违约责任等财务条款，确保公司利益不受损害。对于不符合财务要求的条款，财务部门应及时提出修改意见，反馈给销售部门与客户协商调整。3.销售合同经双方签字盖章后生效，销售部门应及时将合同副本送交财务部门备案。财务部门应建立合同台账，并对合同执行情况进行跟踪。（二）合同执行1.销售部门应按照合同约定组织发货，并及时通知财务部门开具发票。财务部门根据销售合同和发货凭证，按照规定的税率开具增值税发票。发票开具应严格遵循发票管理规定，确保发票内容准确无误。2.物流部门负责煤炭的运输和交付。在发货过程中，应确保煤炭数量、质量与合同约定一致，并及时获取运输凭证。运输凭证应作为财务核算的重要依据之一，与销售合同、发票等一同归档保存。3.财务部门应密切关注合同执行情况，定期与销售部门核对发货数量、收款情况等信息。对于逾期未付款的客户，财务部门应及时与销售部门沟通，共同采取措施催收货款。（三）合同变更与终止1.如因市场变化、客户需求调整等原因需要变更销售合同，销售部门应及时与客户协商签订变更协议，并将变更协议副本送交财务部门备案。财务部门应根据变更协议调整相关财务核算。2.销售合同终止时，销售部门应及时通知财务部门。财务部门应核对合同执行情况，确保货款已全部收回或按照合同约定进行了妥善处理。对于尚未履行完毕的合同义务，应按照合同约定进行结算和清理。三、收款管理（一）收款方式1.公司煤炭销售收款方式主要包括现金收款、银行转账收款、银行承兑汇票收款等。销售部门应根据客户实际情况和公司规定，与客户协商确定收款方式，并在销售合同中明确约定。2.对于现金收款，财务部门应严格执行现金管理制度，确保现金收付安全、准确。每日营业终了，出纳人员应及时将现金缴存银行，并编制现金收款日报表，与相关凭证一同交会计人员进行账务处理。3.银行转账收款时，销售部门应及时将客户付款信息通知财务部门。财务部门应根据银行到账通知及时确认收款，并核对收款金额与销售合同约定是否一致。对于银行转账未成功或存在异常情况的，财务部门应及时与销售部门和银行沟通，查明原因并采取相应措施。4.银行承兑汇票收款时，财务部门应严格按照票据管理规定进行审核、保管和贴现。收到银行承兑汇票后，应及时进行票据背书，并在票据到期前办理托收手续。对于贴现的银行承兑汇票，应按照规定计算贴现利息，并进行相应的账务处理。（二）收款流程1.客户付款时，销售部门应向客户开具收款收据或提供付款指引。收款收据应注明收款日期、客户名称、收款金额、收款方式等信息，并加盖公司财务专用章。2.财务部门收到销售部门转来的收款信息后，应及时进行账务处理。对于已确认收款的销售业务，应按照权责发生制原则确认收入，并结转相应的成本。3.财务人员应定期编制收款明细表，详细记录每笔收款的客户名称、收款日期、收款金额、收款方式等信息。收款明细表应与会计凭证、银行对账单等核对一致，确保收款信息的准确性和完整性。（三）应收账款管理1.财务部门应建立应收账款台账，详细记录每个客户的应收账款余额、账龄、增减变动情况等信息。应收账款台账应定期与销售部门核对，确保双方数据一致。2.销售部门应负责应收账款的催收工作。财务部门应定期向销售部门提供应收账款账龄分析表，协助销售部门制定催收策略。对于逾期未付款的客户，销售部门应及时与客户沟通，了解原因并采取相应的催收措施。3.对于长期拖欠货款且催收无效的客户，公司应考虑通过法律途径解决。在采取法律行动前，财务部门应会同销售部门收集相关证据，评估诉讼风险和成本，并向公司管理层提出建议。四、成本费用管理（一）采购成本1.采购部门负责煤炭采购业务，应选择优质供应商，确保煤炭质量符合公司要求。在采购过程中，应严格按照采购流程进行操作，签订采购合同，明确采购价格、数量、交货时间、质量标准等条款。2.采购成本包括煤炭采购价格、运输费用、装卸费用、保险费用等。财务部门应依据采购合同和相关发票，准确核算采购成本，并按照规定进行账务处理。对于采购过程中发生的折扣、返利等，应及时冲减采购成本。3.采购部门应定期对采购成本进行分析，比较不同供应商的价格和质量，评估采购成本的合理性。如发现采购成本过高或存在异常情况，应及时与供应商协商调整价格或查找原因，采取措施降低采购成本。（二）销售费用1.销售费用是指公司在煤炭销售过程中发生的各项费用，包括销售人员薪酬、差旅费、业务招待费、广告宣传费、运输费等。2.财务部门应按照公司费用管理制度，对销售费用进行审核和控制。对于销售人员薪酬，应根据公司薪酬政策和绩效考核结果进行核算和发放。对于差旅费、业务招待费等费用，应严格按照规定的标准和审批程序进行报销。3.销售部门应定期编制销售费用明细表，分析各项销售费用的支出情况。如发现销售费用过高或存在不合理支出，应及时查找原因并采取措施进行控制。同时，销售部门应加强费用预算管理，合理安排销售费用支出，提高费用使用效益。（三）物流费用1.物流费用主要包括煤炭运输费用、仓储费用、装卸费用等。物流部门应与物流公司签订合作协议，明确物流费用的结算方式和标准。财务部门应依据物流费用发票和相关合同，准确核算物流费用，并按照规定进行账务处理。2.物流部门应定期对物流费用进行分析，评估物流成本的合理性。如发现物流费用过高或存在异常情况，应及时与物流公司沟通协商，优化物流方案，降低物流成本。同时，物流部门应加强物流成本控制，提高物流运作效率，确保煤炭及时、安全、准确地交付给客户。（四）其他费用1.其他费用是指公司在煤炭销售业务中发生的除采购成本、销售费用、物流费用以外的各项费用，如办公费用、水电费、通讯费、折旧费等。2.财务部门应按照公司费用管理制度，对其他费用进行审核和控制。对于各项费用的支出，应严格按照规定的标准和审批程序进行报销。同时，财务部门应定期对其他费用进行分析，评估费用支出的合理性，采取措施降低费用水平。五、财务核算与报表（一）财务核算1.财务部门应按照国家统一的会计制度和公司财务制度，对煤炭销售业务进行准确、及时的财务核算。财务核算应涵盖销售合同签订、收款、发货、成本费用核算等各个环节，确保财务数据真实、完整。2.会计人员应根据审核无误的原始凭证编制记账凭证，登记账簿。记账凭证应按照规定的格式和内容填写，确保会计分录正确、摘要清晰。账簿记录应及时、准确，做到账证相符、账账相符、账实相符。3.财务部门应定期对财务核算数据进行核对和清理，确保财务数据的准确性和一致性。对于发现的财务核算差错，应及时进行更正，并查明原因，采取措施防止类似差错再次发生。（二）财务报表1.财务部门应定期编制煤炭销售业务相关的财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表、应收账款明细表、销售费用明细表等。财务报表应按照规定的格式和内容编制，确保数据准确、完整、清晰。2.财务报表应及时报送公司管理层和相关部门。管理层应通过财务报表了解公司煤炭销售业务的财务状况和经营成果，做出合理的决策。相关部门应根据财务报表提供的信息，加强对煤炭销售业务的管理和监督。3.财务部门应定期对财务报表进行分析，评估公司煤炭销售业务的财务绩效。通过分析财务指标，如毛利率、净利率、应收账款周转率、存货周转率等，发现问题并提出改进建议，为公司管理层提供决策支持。六、财务内部控制（一）岗位分工与职责分离1.公司应建立健全煤炭销售业务财务岗位分工制度，明确各岗位的职责和权限。财务部门应设置销售会计、收款会计、成本会计等岗位，各岗位之间应相互分离、相互制约。2.销售会计负责销售合同管理、收入核算、应收账款核算等工作；收款会计负责收款业务的处理、银行账户管理等工作；成本会计负责采购成本、销售费用、物流费用等成本费用的核算和管理工作。各岗位人员应严格按照职责分工履行职责，不得越权操作。3.公司应定期对财务人员进行岗位轮换，以防范财务风险，促进财务人员全面掌握业务知识和技能。（二）授权审批制度1.公司应建立煤炭销售业务授权审批制度，明确各项业务的审批流程和审批权限。对于销售合同签订、收款、费用报销等重要业务，应经过相关部门和领导的审批。2.销售合同签订前，需经销售部门负责人、财务部门负责人审核后，报公司总经理审批。收款业务应按照公司规定的审批流程进行，确保收款安全、准确。费用报销应根据费用金额大小，分别由部门负责人、财务部门负责人、公司总经理等进行审批。3.财务人员应严格按照授权审批制度进行操作，对未经授权或超越授权范围的业务不得办理。对于审批手续不全的业务，应及时要求相关人员补充完善审批手续。（三）财务监督与审计1.财务部门应加强对煤炭销售业务的财务监督，定期对销售合同执行情况、收款情况、成本费用支出等进行检查。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.公司应定期聘请外部审计机构对公司财务状况和经营成果进行审计。审计机构应重点对煤炭销售业务的财务核算、内部控制等进行审计，出具审计报告。公司应根据审计报告提出的问题，及时进行整改，完善财务管理制度。3.公司内部审计部门应定期对煤炭销售业务进行内部审计，加强对财务内部控制执行情况的监督检查。内部审计人员应深入了解业务流程，发现问题及时提出改进建议，促进公司