工程材料采购财务制度

PAGE工程材料采购财务制度一、总则（一）目的为加强公司工程材料采购财务管理，规范采购流程，确保采购活动合法、合规、高效，保障公司资金安全，提高资金使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有工程材料采购项目，包括新建工程、改建工程、扩建工程等涉及的各类材料采购。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.准确性原则：财务数据记录准确、完整，如实反映采购业务的经济实质。3.及时性原则：及时处理采购财务事项，确保资金支付及时、结算准确，不影响工程进度。4.效益性原则：在保证材料质量和工程需求的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。二、采购预算管理（一）预算编制1.工程部门应根据工程设计图纸、施工计划等，详细核算所需材料的品种、规格、数量等，编制工程材料采购预算草案。2.采购预算草案应包括材料名称、规格型号、预计采购数量、单价、总价、采购时间等明细内容，并附必要的说明和依据。3.财务部门参与采购预算草案的编制，从财务角度对预算的合理性、资金可行性等进行审核，提出意见和建议。4.采购预算草案经工程部门负责人、财务部门负责人审核后，报公司管理层审批。审批通过后的采购预算作为控制采购支出的依据。（二）预算执行1.采购部门严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得超预算采购。如因工程变更等特殊原因需要调整采购预算，应按规定程序重新申报审批。2.财务部门根据采购预算安排资金，对采购付款进行严格审核，确保付款金额不超过预算额度。3.建立采购预算执行跟踪机制，工程部门、采购部门和财务部门定期核对预算执行情况，及时发现并解决预算执行过程中出现的问题。（三）预算调整1.当出现以下情况时，可对采购预算进行调整：工程设计变更导致材料需求发生变化；市场价格波动较大，原预算价格已明显偏离实际市场价格；其他不可预见的因素影响采购预算的执行。2.预算调整申请由工程部门提出，详细说明调整原因、调整内容及对预算执行的影响等。3.采购部门和财务部门对调整申请进行审核，提出审核意见。4.预算调整申请经公司管理层审批后执行。调整后的采购预算应及时通知相关部门，作为后续采购活动的依据。三）采购流程管理（一）采购申请1.工程部门根据工程进度和实际需求，填写工程材料采购申请表。申请表应注明材料名称、规格型号、数量、需求时间、用途等详细信息，并经部门负责人签字确认。2.采购申请表提交给采购部门，采购部门对申请材料进行初步审核，核实需求的合理性和准确性。（二）供应商选择与采购合同签订1.采购部门根据采购申请表的要求，通过多种渠道选择合格的供应商。选择供应商时应考虑其信誉、产品质量、价格、售后服务等因素。2.采购部门与选定的供应商进行谈判，就材料价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款达成一致后，签订采购合同。3.采购合同应明确双方的权利和义务，确保合同条款合法、合规、明确、具体。合同签订前，采购部门应将合同草本提交给财务部门进行审核，财务部门重点审核付款方式、结算周期、违约责任等财务条款，提出修改意见。4.采购合同经双方签字盖章后生效，采购部门应将合同副本及时送交财务部门备案。（三）采购订单下达1.采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单。采购订单应明确材料的具体规格、数量、交货时间、交货地点等详细信息。2.采购订单下达后，采购部门应及时跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。（四）材料验收与入库1.材料到货前，采购部门应通知工程部门、质量检验部门等相关人员做好验收准备。2.材料到货时，由质量检验部门按照合同约定的质量标准进行检验，检验合格的材料办理入库手续；检验不合格的材料，采购部门应及时与供应商协商处理，如退货、换货等。3.仓库管理人员根据验收结果填写入库单，入库单应注明材料名称、规格型号、数量、供应商名称等信息，并经验收人员、仓库管理人员签字确认。入库单一式多联，分别送交采购部门、财务部门等相关部门。（五）采购付款1.采购付款申请由采购部门根据合同约定和入库情况提出，填写付款申请表，并附上采购合同、入库单、发票等相关凭证。2.采购部门负责人对付款申请进行审核，确认付款事项的真实性、准确性和合规性。3.财务部门对付款申请及相关凭证进行审核，重点审核发票的真实性、合法性、有效性，付款金额是否与合同约定一致，是否符合公司资金支付规定等。审核无误后，报财务负责人审批。4.财务负责人根据公司资金状况和审批权限进行审批。审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间安排付款。5.对于采用预付款方式的采购业务，财务部门应严格控制预付款比例和金额，在供应商履行合同义务后，按照合同约定及时结算余款。四、采购成本控制（一）价格控制1.采购部门应定期收集市场价格信息，分析价格走势，建立供应商价格档案。2.在采购过程中，采购人员应充分利用价格信息，与供应商进行谈判，争取合理的采购价格。对于金额较大的采购项目，可采用招标、询价等方式确定最优采购价格。3.财务部门参与采购价格的审核和监督，对价格异常波动的采购业务进行重点关注，分析原因，提出控制措施。（二）成本核算与分析1.财务部门应建立工程材料采购成本核算体系，对采购成本进行准确核算。采购成本包括材料价款、运输费、装卸费、保险费、税费等直接成本以及采购过程中发生的其他间接成本。2.定期对采购成本进行分析，对比实际采购成本与预算成本、历史采购成本等，找出成本变动的原因和存在的问题。3.根据成本分析结果，提出降低采购成本建议和措施，如优化采购渠道、调整采购批量、加强供应商管理等，为公司采购决策提供依据。（三）费用控制1.严格控制采购过程中的各项费用支出，如差旅费、业务招待费等。采购人员应按照公司费用报销制度的规定，办理费用报销手续。2.对于采购过程中发生的运输费、装卸费等，应根据合同约定和实际发生情况进行审核，确保费用支出合理、合规。五、财务风险管理（一）供应商信用风险1.建立供应商信用评估机制，采购部门定期对供应商的信用状况进行评估，评估内容包括供应商的经营状况、财务状况、信誉记录、合同履行情况等。2.根据供应商信用评估结果，将供应商分为不同信用等级，对信用等级较低的供应商采取相应的风险控制措施，如增加预付款审查力度、缩短付款周期、加强合同执行监督等。3.关注供应商的经营变化情况，如出现重大经营问题、财务危机等可能影响合同履行的情况，及时调整采购策略，降低信用风险。（二）价格波动风险1.对于价格波动较大的材料，采购部门应与供应商协商签订价格调整条款，如约定价格调整的条件和方式等。2.建立价格预警机制，财务部门和采购部门密切关注市场价格动态，当价格波动达到一定幅度时，及时发出预警信号，采取相应的应对措施，如调整采购计划、提前采购、套期保值等，降低价格波动对采购成本的影响。（三）资金支付风险1.加强资金支付管理，严格按照合同约定的付款方式和时间进行付款。在付款前，对供应商的履约情况进行核实，确保供应商已履行合同义务。2.合理安排资金，避免因资金短缺导致逾期付款或违约。对于大额采购付款，应提前做好资金预算和资金筹集工作。3.建立资金支付风险应急预案，当出现资金支付困难或其他突发情况时，及时采取措施，如与供应商协商调整付款计划、寻求银行贷款支持等，降低资金支付风险对公司信誉和业务的影响。六、财务监督与审计（一）内部监督1.财务部门定期对工程材料采购业务进行财务检查，检查内容包括采购预算执行情况、采购合同执行情况、采购付款情况、成本核算情况等。2.检查采购业务相关凭证、账簿、报表等资料的真实性、完整性和准确性，发现问题及时督促整改。3.建立采购业务内部审计制度，定期对采购业务进行内部审计。审计部门应重点审查采购流程的合规性、采购成本的合理性、财务风险管理措施的有效性等，提出审计意见和建议，促进采购业务规范运作。（二）外部审计监督1.配合公司外部审计机构对工程材料采购业务进行审计，提供相关资料和信息，积极协助审计工作。2.根据外部审计意见，及时整改存在的问题，完善采购财务管理制度和流程。七、信息管理与沟通（一）采购信息系统建设1.建立完善的工程材料采购信息系统，实现采购申请、供应商管理、采购合同签订、采购订单下达、材料验收、入库、付款等业务流程的信息化管理。2.采购信息系统应具备数据录入、查询、统计、分析等功能，为采购决策、财务管理等提供及时、准确的信息支持。（二）信息沟通与共享1.工程部门、采购部门、财务部门等相关部门应建立有效的信息沟通机制，定期召开采购业务协调会，及时沟通采购业务进展情况、存在的问题及解决方案。沟通的信息包括采