乡镇卫生院采购管理制度

PAGE乡镇卫生院采购管理制度一、总则（一）目的为加强乡镇卫生院采购管理，规范采购行为，确保采购工作合法、合规、高效，保障卫生院医疗业务的正常开展，提高资金使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于乡镇卫生院所有物资、设备、药品、耗材等的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，对所有符合条件的供应商一视同仁，确保公平竞争，公正选择供应商。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化，合理使用资金。4.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商和产品，确保所采购的物资、设备、药品、耗材等符合医疗业务需求和质量标准。二、采购组织与职责（一）采购管理小组1.组成：由卫生院领导、相关职能部门负责人、临床科室代表等组成。2.职责负责审议采购计划、采购预算和采购管理制度。对重大采购项目进行决策，包括采购方式的确定、供应商的选择等。监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中出现的问题。（二）采购部门1.设置：根据卫生院实际情况，可设立独立的采购部门或指定专人负责采购工作。2.职责负责编制采购计划，根据卫生院业务需求和库存情况，合理确定采购品种、数量和时间。组织实施采购活动，包括发布采购信息、收集供应商资料、进行商务谈判、签订采购合同等。建立供应商档案，对供应商进行评估和管理，定期更新供应商信息。跟踪采购合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题，确保物资按时、按质、按量供应。负责采购文件的整理、归档和保管工作。（三）相关职能部门1.财务部门负责审核采购预算，监督采购资金的使用，确保资金安全。参与采购合同的审核，对合同中的付款条款等进行把关。负责采购项目的财务核算和报销工作。2.审计部门对采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否公正、采购资金使用是否合理等。对采购项目进行绩效审计，评估采购效益。3.临床科室提出物资、设备、药品、耗材等的采购需求，参与采购计划的编制和采购项目的论证工作。对采购的物资、设备、药品、耗材等进行验收和使用评价，及时反馈质量和使用情况等信息。三、采购计划与预算（一）采购计划1.编制依据：根据卫生院的发展规划、年度工作计划、医疗业务需求、库存状况等因素编制采购计划。2.编制流程各临床科室和相关职能部门于每年年底前向采购部门提交下一年度的采购需求计划，详细说明所需物资、设备、药品、耗材的名称、规格、数量、预计采购时间等。采购部门对各部门提交的采购需求计划进行汇总、分析和审核，结合库存情况，编制年度采购计划草案。采购计划草案提交采购管理小组审议，经审议通过后形成正式的年度采购计划。3.调整与变更：采购计划在执行过程中，如因业务发展变化、政策调整等原因需要调整或变更的，相关部门应及时向采购部门提出申请，采购部门审核后报采购管理小组批准。（二）采购预算1.编制原则：采购预算应根据采购计划，结合卫生院财务状况和资金安排，遵循实事求是、合理准确的原则进行编制。2.编制流程采购部门根据采购计划编制采购预算草案，明确各项采购项目的预算金额。财务部门对采购预算草案进行审核，结合卫生院年度财务预算，提出审核意见。采购预算草案经采购管理小组审议通过后，报卫生院领导审批，纳入卫生院年度财务预算。3.预算执行与控制采购部门应严格按照采购预算组织采购活动，不得超预算采购。财务部门对采购预算执行情况进行监控，定期对采购支出进行分析和通报，发现问题及时采取措施进行调整。四、采购方式（一）公开招标1.适用范围：适用于采购金额较大、技术规格复杂、市场竞争充分的物资、设备、药品、耗材等采购项目。2.招标程序采购部门委托具有相应资质的招标代理机构编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。在指定媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名供应商进行资格审查，确定符合条件的供应商名单。组织开标、评标会议，按照评标标准进行评标，确定中标供应商。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。2.招标程序采购部门根据采购项目特点和供应商信息，确定邀请招标的供应商名单，并向其发出投标邀请书。供应商按照投标邀请书要求编制投标文件，在规定时间内提交投标文件。采购部门组织开标、评标会议，对投标文件进行评审，确定中标供应商。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（三）竞争性谈判1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。2.谈判程序采购部门成立谈判小组，由采购代表和有关专家组成。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。组织谈判会议，谈判小组与供应商进行谈判，要求供应商在规定时间内提交最后报价。谈判小组根据谈判情况和最后报价，确定成交供应商。采购部门与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购程序采购部门提出单一来源采购申请，说明采购项目的名称、理由、拟采购供应商等情况。采购管理小组对单一来源采购申请进行审核，必要时组织相关人员进行论证。经审核批准后，采购部门与供应商进行协商，确定采购价格和合同条款，签订采购合同。（五）询价1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序采购部门向不少于三家的供应商发出询价通知书，明确采购项目的规格、数量、质量要求等。供应商在规定时间内报价，采购部门对供应商的报价进行比较和分析。采购部门根据报价情况，选择报价合理、信誉良好的供应商成交，并签订采购合同。五、供应商管理（一）供应商选择1.资质要求：供应商应具有合法的经营资格，具备有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关证照。2.信誉评估：采购部门通过多种渠道对供应商的信誉进行评估，包括查询信用记录、了解供应商的经营业绩、客户评价等。3.实地考察：对于重要的采购项目，采购部门可组织对供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、售后服务能力等。4.选择程序采购部门根据采购项目需求，确定供应商选择标准和范围。收集供应商资料，对供应商进行资格初审。组织对符合条件的供应商进行综合评审，确定入围供应商名单。（二）供应商评价与考核1.评价内容：包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等方面。2.评价方式：采购部门定期对供应商进行评价，可采用问卷调查、实地走访、数据分析等方式收集评价信息。3.考核指标：设定具体的考核指标，如产品合格率、交货及时率、客户投诉率等，对供应商进行量化考核。4.结果应用：根据供应商评价与考核结果，对表现优秀的供应商给予奖励，如增加采购份额、优先合作等；对表现不佳的供应商进行警告、限期整改，直至取消合作资格。（三）供应商档案管理1.档案建立：采购部门为每个供应商建立档案，记录供应商的基本信息、资质文件、评价与考核结果、采购合同等相关资料。2.档案更新：定期对供应商档案进行更新，确保档案信息的准确性和完整性。3.档案查阅：严格控制供应商档案的查阅权限，仅限采购部门相关人员和经授权的人员查阅。六、采购合同管理（一）合同签订1.合同起草：采购部门根据采购谈判结果或采购文件要求，起草采购合同文本，明确双方的权利和义务、采购标的、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.合同审核：采购合同文本提交采购管理小组、财务部门、审计部门等相关部门进行审核，重点审核合同条款的合法性、合规性、完整性和合理性。3.合同签订：经审核通过后，采购部门与供应商签订采购合同，合同双方签字盖章生效。（二）合同履行1.供应商履行：供应商按照合同约定履行交货、提供服务等义务，确保所提供的物资、设备、药品、耗材等符合质量标准和合同要求。2.卫生院履行：卫生院按照合同约定及时支付货款，配合供应商做好验收等工作。3.跟踪与监督：采购部门对采购合同履行情况进行跟踪和监督，及时掌握合同执行进度，协调解决合同履行过程中出现的问题。（三）合同变更与解除1.变更条件：在合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、业务发展变化等原因需要变更合同条款的，合同双方应协商一致，并签订书面变更协议。2.解除条件：符合法定或约定的解除条件时，合同双方可协商解除合同，并办理相关手续。3.变更与解除程序：合同变更或解除的申请由采购部门提出，经采购管理小组审议批准后，与供应商协商办理相关事宜。（四）合同归档与保管1.合同归档：采购合同签订后，采购部门应及时将合同文本及相关附件进行整理、归档，确保合同档案的完整性。2.保管期限：采购合同档案应按照规定的保管期限进行保管，一般为[X]年。3.查阅与借阅：严格控制合同档案的查阅和借阅权限，查阅和借阅合同档案应履行审批手续，并做好记录。七、采购验收管理（一）验收组织1.成立验收小组：由采购部门、使用部门、质量控制部门等相关人员组成验收小组，负责采购项目的验收工作。2.职责分工采购部门负责组织验收工作，协调验收小组与供应商之间的沟通。使用部门负责对采购物资、设备、药品、耗材等的性能、质量、规格等进行实际使用检验。质量控制部门负责对采购物资、设备、药品、耗材等的质量进行检验和判定。（二）验收标准1.依据合同：以采购合同约定的质量标准、技术规格、数量等为验收依据。2.相关标准：同时参考国家相关法律法规、行业标准、产品说明书等要求进行验收。（三）验收程序1.通知供应商：采购部门在采购项目到货前通知供应商做好交货准备，并告知验收时间和地点。2.初步检查：验收小组在供应商交货时，对货物的名称、规格、数量、包装等进行初步检查，核对货物是否与合同一致。3.详细验收：按照验收标准对采购物资、设备、药品、耗材等进行详细验收，包括质量检验、性能测试、功能验证等。4.验收报告：验收合格的，验收小组出具验收报告；验收不合格的，验收小组应及时与供应商沟通，要求供应商限期整改或退换货，直至验收合格。（四）验收记录与档案管理1.记录要求：验收小组应做好验收记录，详细记录验收过程、验收结果、存在问题及处理情况等。2.档案管理：验收记录应作为采购档案的重要组成部分进行保管，保存期限与采购合同档案一致。八、采购付款管理（一）付款申请1.申请依据：供应商按照合同约定履行交货义务并提供合法有效的发票后，采购部门根据验收情况和合同约定提出付款申请。2.申请流程：采购部门填写付款申请表，详细说明采购项目名称、合同编号、供应商名称、付款金额、付款方式等信息，并附上采购合同、验收报告、发票等相关证明材料，提交财务部门审核。（二）付款审核1.财务审核：财务部门对付款申请表及相关证明材料进行审核，重点审核采购项目是否符合预算、合同条款是否履行、发票是否真实有效等。2.领导审批：经财务部门审核通过后，付款申请表提交卫生院领导审批。（三）付款执行1.支付方式：根据领导审批意见，财务部门按照合同约定的付款方式及时支付货款，可采用银行转账、支票、汇票等方式。2.支付记录：财务部门做好付款记录，包括付款时间、付款金额、付款方式、收款单位等信息，确保付款信息清晰、准确。九、采购监督与审计（一）内部监督1.采购管理小组监督：采购管理小组定期对采购活动进行监督检查，检查采购程序是否合规、采购行为是否公正、采购结果是否符合要求等。2.财务监督：财务部门对采购资金的使用情况进行监督，确保资金专款专用，防止资金浪费和滥