卫生耗材询价制度

PAGE卫生耗材询价制度一、总则1.目的为规范公司卫生耗材采购行为，确保采购过程的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购卫生耗材的质量符合相关标准和公司实际需求，特制定本询价制度。2.适用范围本制度适用于公司内部所有涉及卫生耗材采购的部门和项目，包括但不限于医疗部门、行政后勤部门等所采购的各类卫生耗材，如医用敷料、一次性注射器、消毒用品、清洁用品等。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规以及医疗卫生行业相关标准和规范，确保采购活动合法合规。公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒任何一方，保证询价过程和采购结果的公正性。公开透明原则：采购信息、询价过程、评审标准等应向相关部门和人员公开，接受监督。效益原则：在保证卫生耗材质量的前提下，通过合理询价和采购，实现成本节约，提高公司经济效益。二、询价流程1.需求提出各部门根据实际工作需要，定期或不定期填写卫生耗材采购申请表，详细注明所需卫生耗材的名称、规格、型号、数量、预计使用时间等信息。对于紧急需求，应在申请表中注明紧急程度，并及时提交给采购部门。2.采购部门受理采购部门收到采购申请表后，进行初步审核，确认需求的合理性和完整性。对于不符合要求的申请表，及时与申请部门沟通，要求补充或修正相关信息。3.市场调研与供应商筛选采购人员通过多种渠道进行市场调研，收集卫生耗材供应商信息，包括但不限于网络搜索、行业展会、供应商推荐、同行交流等。根据调研结果，建立卫生耗材供应商数据库，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格水平、售后服务等方面进行评估和筛选，确定若干家符合要求的潜在供应商。4.询价文件准备采购人员根据所需卫生耗材的特点和采购要求，编制询价文件。询价文件应包括以下内容：卫生耗材的详细规格、型号、技术参数等要求。数量清单及交货时间要求。质量标准和验收要求。报价要求，明确报价的有效期、报价方式（如含税价、不含税价等）。售后服务要求，如维修、退换货政策等。5.询价发出采购人员向筛选出的潜在供应商发送询价文件，明确告知询价的相关要求和截止日期。可以通过邮件、传真、电话等方式进行询价，但应保留相关记录，确保询价过程可追溯。6.供应商报价供应商在收到询价文件后，应按照要求认真填写报价单，详细列出所供卫生耗材的名称、规格、型号、数量、单价、总价、交货期、售后服务等内容，并签字盖章确认。供应商应在规定的截止日期前将报价单反馈给采购部门，逾期报价视为无效。7.报价评审采购部门组织相关人员组成评审小组，对供应商的报价进行评审。评审小组成员应包括采购人员、使用部门代表、质量管理人员等，必要时可邀请专业技术人员参与。评审小组根据询价文件中的评审标准，对各供应商的报价进行综合评估，评估内容包括价格、质量、交货期、售后服务等方面。对于价格明显偏离市场水平或存在疑问的报价，评审小组可要求供应商进行澄清或提供相关证明材料。8.确定供应商评审小组根据评审结果，按照综合得分高低或性价比最优的原则，确定中标供应商。采购部门向中标供应商发出中标通知书，并同时通知未中标供应商。9.合同签订采购部门与中标供应商按照中标通知书的要求，签订卫生耗材采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、售后服务等条款。合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门，作为采购和验收的依据。三、询价文件编制规范1.基本要求询价文件应准确、清晰地表述卫生耗材的采购需求，避免使用模糊或歧义性的语言。各项要求应符合国家法律法规、行业标准以及公司实际情况，确保采购的卫生耗材质量可靠、性能满足使用要求。2.规格型号及技术参数详细列出所需卫生耗材的规格型号，如有特殊定制要求，应明确说明。提供准确的技术参数，包括尺寸、材质、性能指标等，以便供应商能够准确理解采购需求，提供符合要求的产品。3.数量清单明确列出每种卫生耗材的采购数量，如有分批交货要求，应注明各批次的数量和交货时间。数量清单应与采购申请表中的需求一致，如有调整，应及时通知采购部门。4.质量标准和验收要求引用国家现行有效的相关质量标准，如医疗器械产品注册标准、消毒产品卫生标准等。明确验收的程序、方法和标准，包括外观检查、性能测试、质量证明文件审核等内容，确保所采购的卫生耗材符合质量要求。5.报价要求说明报价的有效期，一般为[X]个工作日。明确报价方式，如含税总价、不含税单价等，并要求供应商注明价格组成明细。规定报价的格式和内容，要求供应商按照询价文件提供的模板填写报价单。6.售后服务要求明确供应商应提供的售后服务内容，如产品质保期、维修响应时间、退换货政策等。对于有特殊售后服务要求的卫生耗材，如医用设备配套耗材等应详细说明。四、供应商管理1.供应商资质审核采购部门在建立供应商数据库时，应对供应商的资质进行严格审核。供应商应具备以下基本资质：具有合法有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或统一社会信用代码营业执照）。对于经营医疗器械的供应商，应具有医疗器械经营许可证；生产企业应具有医疗器械生产许可证。提供的卫生耗材应具有相应的产品注册证或备案凭证。具备良好的信誉和商业道德，无不良经营记录。采购人员应定期对供应商的资质进行复查，确保其资质始终符合要求。2.供应商评估与考核采购部门定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、价格水平、售后服务、合同履行情况等方面。建立供应商评估档案，记录每次评估的结果，并根据评估结果对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，给予优先合作机会；对于存在问题的供应商，及时提出整改要求，如多次整改仍不符合要求，可考虑终止合作。每年组织一次供应商综合考核会议，邀请各部门代表参加，共同对供应商的年度表现进行评价和总结。3.供应商培训与沟通采购部门定期组织供应商培训，向供应商传达公司的采购政策、质量要求、技术标准等信息，确保供应商能够准确理解公司需求，提高供应质量。加强与供应商的日常沟通，及时了解供应商的生产经营情况、产品质量状况以及市场动态等信息，对于供应商提出的问题和建议，应及时给予反馈和处理。建立供应商沟通机制，如定期召开供应商座谈会、设立供应商意见箱等，鼓励供应商积极参与公司采购管理工作，共同促进采购工作的顺利开展。五、价格管理1.价格调研与分析采购人员应定期进行卫生耗材市场价格调研，了解同类产品的价格水平和价格波动情况。分析价格变化的原因，如市场供求关系、原材料价格变动、新技术应用等，为公司采购决策提供参考依据。建立卫生耗材价格信息库，收集、整理和更新各类卫生耗材的市场价格信息，供采购人员查询和参考。2.价格谈判在确定中标供应商前，采购人员应与供应商进行价格谈判，争取获得更优惠的价格。价格谈判应基于市场价格调研结果和公司采购成本控制目标，合理运用谈判技巧，与供应商协商降低价格。谈判过程中，应关注供应商的报价构成和成本情况，确保价格降低的同时不影响产品质量和售后服务。3.价格调整根据市场价格变化和公司实际情况，采购部门可适时与供应商协商调整卫生耗材的采购价格。价格调整应遵循公平合理、协商一致的原则，签订价格调整补充协议，并及时通知相关部门。对于因原材料价格大幅上涨等不可抗力因素导致供应商成本增加，确需调整价格的情况，采购部门应进行详细的成本分析和评估，在保证公司利益的前提下，妥善处理价格调整事宜。六、验收管理1.验收准备采购部门在签订采购合同后，应及时通知使用部门和质量管理人员做好验收准备工作。使用部门应安排熟悉卫生耗材性能和使用要求的人员参与验收，质量管理人员应依据相关质量标准和验收规范制定验收方案。准备好验收所需的工具、设备和场地，确保验收工作能够顺利进行。2.验收程序供应商交货时，采购部门应及时组织验收。验收人员首先对卫生耗材的外包装进行检查，查看包装是否完好、标识是否清晰。按照合同要求和验收标准，对卫生耗材的数量、规格、型号、外观等进行逐一核对，确保与采购订单一致。对卫生耗材进行性能测试和质量检验，验证其是否符合质量标准。对于需要专业检测设备的卫生耗材，可委托具有资质的第三方检测机构进行检测。验收过程中，如发现卫生耗材存在质量问题或数量短缺等情况，验收人员应及时记录，并要求供应商当场确认。3.验收报告验收完成后，验收人员应填写验收报告，详细记录验收情况，包括验收时间、地点、验收人员、卫生耗材名称、规格型号、数量、质量状况、验收结果等内容。验收报告应由验收人员签字确认，并加盖部门章。如验收合格，验收报告作为付款的依据之一；如验收不合格，采购部门应及时与供应商沟通，要求其采取整改措施或退换货等处理方式。4.不合格处理对于验收不合格的卫生耗材，采购部门应及时通知供应商，要求其在规定时间内进行整改或退换货。供应商整改后，采购部门应重新组织验收，直至验收合格为止。如供应商拒绝整改或整改后仍不符合要求，采购部门有权按照合同约定扣除相应款项，并追究供应商的违约责任。对验收不合格的卫生耗材应进行妥善保管，防止其流入使用环节，造成安全隐患。对于已使用的不合格卫生耗材，应及时采取措施进行处理，如召回、更换等，并做好记录。七、监督与投诉处理1.内部监督公司内部审计部门定期对卫生耗材采购询价过程进行审计监督，检查采购活动是否符合本制度规定和公司相关流程。采购部门应定期向公司管理层汇报卫生耗材采购询价工作情况，接受管理层的监督和指导。各部门有权对卫生耗材采购询价过程中的违规行为进行监督举报，公司应设立专门的举报渠道，对举报信息进行及时处理和反馈。2.投诉处理建立卫生耗材采购投诉处理机制，明确投诉受理部门和处理流程。供应商或其他相关方对采购询价过程有异议或投诉时，应在规定时间