合同管理实施细则

合同管理实施细则第一章总则第一条目的与依据为规范合同管理流程，保障合同的合法性、有效性及可执行性，维护公司及相关方合法权益，依据《中华人民共和国民法典》《电子签名法》及公司章程，结合公司实际经营需求，制定本细则。第二条适用范围本细则适用于公司及下属单位在经营活动中签订、履行、变更、终止或解除的各类合同，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同等。第三条管理原则合同管理遵循合法性、合规性、风险可控性、全程追溯性原则：合法性：合同内容及签订流程需符合国家法律法规及行业规范；合规性：合同管理需满足公司内部管理制度及审批流程要求；风险可控性：通过分级审核、专业评估等机制降低法律、财务及履约风险；全程追溯性：合同从起草至终止的全生命周期需形成完整记录，确保可追溯。第二章合同制定第四条合同内容要求合同文本需包含以下核心条款，且表述需明确、具体，避免模糊或歧义：主体信息：双方全称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表、联系方式等；标的条款：明确合同指向的商品、服务或权利义务，需包含名称、规格、型号等；数量与质量：数量单位需符合国家标准，质量标准需明确依据（如行业标准、企业标准等）；价款与支付：金额需同时标注大小写，支付方式、期限、账户信息需清晰；履行方式：包括履行时间、地点、交付方式（如物流、自提）等；违约责任：需针对不同违约情形约定具体责任形式（如违约金、赔偿损失）；争议解决：明确协商、仲裁或诉讼的解决途径，约定管辖机构需符合法律规定。第五条合同文本规范标准文本优先：常用合同（如采购、销售）需使用公司统一制定的标准模板，由法务部门定期更新；非标准文本审核：特殊业务场景需定制合同文本的，需经法务部门审核确认后方可使用；重大合同强制审查：标的额超过500万元的合同，或涉及知识产权、并购等复杂事项的合同，需聘请外部法律顾问参与起草或审查。第六条相对方资质调查合同签订前，承办部门需通过“国家企业信用信息公示系统”“中国裁判文书网”等渠道核查相对方资质，包括：企业法人营业执照、经营许可证等主体资格证明；法定代表人身份证明或授权委托书（如由代理人签署）；信用记录（如是否列入失信被执行人名单、有无重大诉讼纠纷）；履约能力证明（如近三年财务报表、类似项目业绩等）。第三章合同审核与批准第七条分级审核机制合同实行“部门初审→专业复审→管理层审批”三级审核流程：合同类型初审部门复审部门审批权限一般合同（≤100万）业务部门法务部门部门负责人审批重要合同（100万-500万）业务部门法务+财务部门分管副总经理审批重大合同（＞500万）业务部门法务+财务+审计部门总经理办公会审议后报董事长审批第八条审核内容分工业务部门：审核合同与业务需求的匹配性，确认标的、数量、履行方式等条款是否符合实际需求；财务部门：审核价款构成、支付节奏、税务条款的合理性，评估资金风险及成本控制；法务部门：审核主体资格合法性、条款合规性、违约责任公平性，提示潜在法律风险；审计部门（重大合同）：对合同经济性、流程合规性进行监督审查。第九条审核时限要求一般合同：初审不超过2个工作日，复审不超过3个工作日；重大合同：初审不超过5个工作日，复审及审批累计不超过10个工作日；紧急合同（如抢险救灾相关）：审核流程可压缩50%时限，需由业务部门出具紧急情况说明并经分管领导签字确认。第四章合同签署第十条签署要求签字盖章：合同需由双方法定代表人或授权代表签字，并加盖公章（或合同专用章）；多页合同需加盖骑缝章；电子签名：通过第三方电子合同平台签署的电子合同，需符合《电子签名法》要求，确保签名真实、可追溯；授权管理：授权代表需持有《法定代表人授权委托书》，明确授权范围及期限，委托书需经法务部门备案。第十一条签署流程控制现场签署：需在公司指定场所进行，由承办部门记录签署过程（如拍照、录像）；远程签署：对方无法现场签署的，可通过邮寄方式寄送合同，承办部门需核实签收人身份及授权；禁止倒签：合同签署日期不得早于审核完成日期，确因特殊情况需倒签的，需提交专项说明并经总经理批准。第十二条合同份数管理合同签署份数需根据实际需求确定，一般为“双方各执2份，法务部门存档1份”；涉及财务结算的合同，需额外提交1份至财务部门作为付款依据；电子合同需同步存储至公司指定的区块链存证平台，确保防篡改。第五章合同履行与变更第十三条履约跟踪机制履约计划：合同生效后3个工作日内，承办部门需制定《合同履行计划表》，明确各阶段任务、责任人及时间节点；动态监控：通过“合同管理系统”记录履约进度，每月提交《履约情况报告》，内容包括已完成事项、待办事项、风险预警等；证据留存：履行过程中的沟通记录（如邮件、会议纪要）、交付凭证（如签收单、验收报告）需及时归档，保存期限不少于合同终止后3年。第十四条变更与补充变更条件：需变更合同条款的，应经双方协商一致，签订书面《补充协议》，补充协议需包含变更原因、具体条款、生效时间等；审批流程：补充协议需按原合同审核流程重新审批，变更内容涉及标的、价款等核心条款的，需提交法务部门专项审查；通知义务：变更事项需及时通知所有相关部门（如财务部门调整付款计划、仓库调整收货安排）。第十五条违约处理风险预警：发现对方违约（如延迟交付、质量不达标）时，承办部门需立即向法务部门提交《违约情况说明》，附相关证据；协商优先：法务部门协助起草《违约函》，要求对方限期整改；协商不成的，启动仲裁或诉讼程序；止损措施：对严重违约情形（如根本违约导致合同目的无法实现），可暂停履行己方义务，并依法行使不安抗辩权。第六章合同终止与解除第十六条正常终止合同履行完毕后，需完成以下事项：验收与结算：承办部门组织验收，形成《验收报告》；财务部门完成最终结算，出具《结算单》；资料归档：将履约全过程资料（含验收、结算文件）整理后移交档案管理部门；终止确认：双方签署《合同终止确认书》，明确无遗留争议。第十七条协议解除经双方协商一致解除合同的，需满足：签订《解除协议》，明确解除时间、责任划分、款项结算等；解除协议需经原审批流程审核，确保不损害公司利益；涉及定金、保证金的，需明确返还方式及期限。第十八条法定解除出现以下情形之一，可单方解除合同：对方在履行期限届满前明确表示或以行为表明不履行主要义务；对方迟延履行主要义务，经催告后30日内仍未履行；因不可抗力导致合同目的无法实现（如自然灾害、政策调整）；法律规定的其他情形（如对方破产、主体资格丧失）。注：单方解除需提前3日向对方发出书面通知，并列明解除依据及证据。第七章合同档案管理第十九条档案构成合同档案需包含以下材料，按时间顺序整理成册：合同文本（含附件）及签署页扫描件；相对方资质文件（营业执照、授权委托书等）；审核审批记录（各部门审核意见、会议纪要）；履行过程文件（交付凭证、验收报告、付款记录）；变更、解除协议及相关通知函件；争议解决文件（仲裁裁决书、判决书等）。第二十条存储与保管纸质档案：存放于档案室专用柜，实行“双人双锁”管理，温湿度控制在15-25℃、45%-60%；电子档案：通过公司OA系统归档，设置访问权限分级（如部门负责人可查阅本部门合同，法务部门可查阅全公司合同）；备份机制：电子档案需每日自动备份至异地服务器，纸质档案重要页需扫描存档。第二十一条查阅与销毁查阅流程：需填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人及档案管理员签字批准；复制档案需加盖“复印件与原件一致”章；保管期限：一般合同保管期为5年，重大合同为10年，劳动合同为员工离职后2年；销毁程序：到期档案由档案管理员列出清单，经法务部门、总经理审批后，由2人以上监督销毁，并记录销毁过程。第八章责任追究第二十二条违规情形及处理未履行审核流程：擅自签订合同的，对直接责任人处以当月绩效扣减20%；造成损失的，需承担赔偿责任；审核失职：审核部门未发现合同重大风险的，对审核人处以通报批评；导致公司损失超过100万元的，追究部门负责人责任；档案管理不当：因保管不善导致档案丢失、泄露的，对档案管