卫生院采购管理制度

PAGE卫生院采购管理制度一、总则1.目的为加强卫生院采购管理，规范采购行为，确保采购工作合法、合规、高效，保障卫生院医疗业务的正常开展，满足患者就医需求，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于卫生院所有物资、设备、药品、耗材等的采购活动。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护卫生院和供应商的合法权益，杜绝不正当竞争。效益原则：在保证质量的前提下，充分考虑采购成本，提高资金使用效益，实现性价比最优。质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购的物资、设备、药品、耗材等符合国家相关标准和卫生院实际需求。二、采购组织与职责1.采购管理委员会组成：由卫生院领导班子成员、相关职能科室负责人、临床专家等组成。职责负责审议采购管理制度、采购计划和采购预算。对重大采购项目进行决策，包括采购方式的选择、供应商的确定等。监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中出现的重大问题。2.采购部门人员配备：配备专业的采购人员，负责具体的采购业务操作。职责根据卫生院需求，编制采购计划，经审批后组织实施采购。收集、整理供应商信息，建立供应商档案，对供应商进行评估和管理。按照采购流程，选择合适的采购方式，与供应商签订采购合同。跟踪采购合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。负责采购文件的整理、归档和保管。3.需求科室职责及时准确地向采购部门提交物资、设备、药品、耗材等的需求计划。参与采购项目的技术参数制定、验收等工作。对采购物资的质量、性能等进行反馈和评价。三、采购计划与预算管理1.采购计划编制需求科室应根据业务发展、医疗需求、库存情况等，定期编制物资、设备、药品、耗材等的需求计划，提交给采购部门。采购部门结合需求计划、库存状况和预算安排，汇总编制年度采购计划，经采购管理委员会审议通过后执行。采购计划应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购预算管理采购预算应根据卫生院年度工作计划和财务状况进行编制，确保采购资金合理安排。采购预算经卫生院财务部门审核后，报采购管理委员会审批。在采购过程中严格控制预算执行，不得超预算采购。如因特殊情况需要调整预算，应按规定程序办理审批手续。四、采购方式1.公开招标适用于采购金额较大、技术规格复杂、市场竞争充分的物资、设备、药品、耗材等项目。采购部门应按照相关法律法规和招标程序，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。2.邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。采购部门应从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上参加投标，并按照规定程序进行招标活动。3.竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的，或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。采购部门应成立谈判小组，与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。采购部门应提供充分的理由和相关证明材料，经采购管理委员会批准后，与单一供应商进行采购谈判。5.询价采购适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购部门应向不少于三家的供应商发出询价单，对报价进行比较，确定成交供应商。五．采购流程1.采购申请需求科室根据业务需要填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、用途、预算金额等内容，并经科室负责人签字确认后提交给采购部门。2.采购审批采购部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合规性、预算合理性等进行审核。对于金额较大或重大采购项目，采购部门应提交采购管理委员会进行审批。3.采购实施采购部门根据审批后的采购申请表，按照确定的采购方式组织采购。对于公开招标、邀请招标等项目，采购部门应委托具有相应资质的招标代理机构进行招标活动。在采购过程中，采购人员应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进展情况，协调解决出现的问题。4.合同签订采购项目确定成交供应商后，采购部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，确保双方权益得到保障。采购合同签订后，应及时报卫生院财务部门备案。5.验收付款采购物资、设备、药品、耗材等到货后，需求科室应及时组织验收。验收人员应按照采购合同和相关标准对采购物品的数量、质量、规格型号等进行检查，确保符合要求。验收合格后，需求科室应填写验收报告，并签字确认。采购部门凭验收报告和采购合同办理付款手续。财务部门应按照合同约定和卫生院财务制度，及时支付采购款项。六、供应商管理1.供应商准入采购部门应建立供应商准入制度，明确供应商的资格条件和准入流程。供应商应具备合法经营资质、良好的商业信誉、较强的供应能力和售后服务能力等。采购部门应收集供应商的相关资料，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证等，进行资格审查。经审查合格的供应商纳入供应商档案管理。2.供应商评估采购部门应定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等。评估方式可采用实地考察、问卷调查、数据分析、用户反馈等多种形式。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商给予优先合作机会，对于不合格供应商及时淘汰。3.供应商激励与约束建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予表彰、奖励、优先合作等激励措施，提高供应商的积极性和合作意愿。同时，建立供应商约束机制，对于违反合同约定、提供不合格产品或服务的供应商，采取警告、罚款、暂停合作、终止合同等措施，维护卫生院的合法权益。七、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、质量风险、价格风险、合同风险、廉政风险等。分析风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级。2.风险应对措施根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。对于市场风险，加强市场调研和分析，及时掌握市场动态，合理安排采购时机；对于质量风险，加强供应商管理和质量验收，确保采购物品符合质量要求；对于价格风险，通过招标、谈判、询价等多种方式，争取合理的采购价格；对于合同风险，加强合同审核和管理，明确双方权利义务，防范合同纠纷；对于廉政风险，加强廉洁教育，建立监督机制，防止腐败行为发生。3.风险监控与预警建立采购风险监控机制，对采购过程中的风险进行实时监控。设定风险预警指标，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，采取相应的措施进行处理，防止风险扩大。八、采购档案管理1.档案内容采购档案应包括采购项目申请文件、采购审批文件、采购方式确定文件、采购文件（招标文件、谈判文件、询价文件等）、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。2.档案整理与保管采购部门应指定专人负责采购档案的整理和保管工作。按照档案管理的要求，对采购档案进行分类、编号、装订，建立电子和纸质档案。采购档案应妥善保管，保存期限按照国家相关规定执行。3.档案查阅与借阅因工作需要查阅或借阅采购档案的，应填写查阅或借阅申请表，经采购部门负责人批准后，按照规定程序进行查阅或借阅。查阅或借阅人员应爱护档案，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。九、监督与检查1.内部监督卫生院内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购资金使用的合理性等。采购管理委员会应加强对采购工作的监督，对重大采购项目进行全程跟踪监督。各职能科室应按照职责分工，对采购相关工作进行监督，发现问题及时反馈并督促整改。2.外部监督