镇卫生院总务采购制度

PAGE镇卫生院总务采购制度一、总则1.目的为加强镇卫生院总务采购管理，规范采购行为，确保采购工作公开、公平、公正，提高资金使用效益，保障卫生院各项工作的顺利开展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于镇卫生院总务部门所涉及的各类物资、设备、服务等采购活动。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。公正性原则：采购过程应遵循公正、公平的原则，保障所有参与采购的供应商享有平等的机会。效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑成本效益，优化采购流程，降低采购成本。廉洁性原则：采购人员应严格遵守廉洁自律的规定，杜绝贪污受贿等违法违纪行为。二、采购组织与职责1.采购领导小组成立镇卫生院采购领导小组，由院长担任组长，副院长担任副组长，成员包括总务科长、财务科长、审计人员等。采购领导小组负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大事项，对采购工作进行监督和指导。2.总务采购部门总务科为镇卫生院总务采购的具体执行部门，负责采购计划的编制、采购项目的实施、供应商的管理等工作。总务采购人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购流程和法律法规，确保采购工作的顺利进行。3.相关部门职责财务部门：负责审核采购预算、采购资金的支付和核算等工作，确保采购资金的合理使用。审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况等，防止违规行为的发生。使用部门：根据实际工作需要，提出采购需求，参与采购项目的验收工作，确保采购物资和服务符合使用要求。三、采购预算管理1.预算编制总务采购部门应根据镇卫生院的年度工作计划和实际需求，编制采购预算。采购预算应包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等详细信息，并经财务部门审核后报采购领导小组批准。2.预算调整如因工作需要确需调整采购预算，应按照规定的程序进行申报。使用部门提出预算调整申请，说明调整原因和调整金额，经总务采购部门审核、财务部门复核后，报采购领导小组审批。3.预算执行采购部门应严格按照批准的采购预算执行采购任务，控制采购成本。如遇特殊情况需要超预算采购，必须按照规定的程序进行审批，未经批准不得擅自超预算采购。四、采购流程1.采购申请使用部门根据实际工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额、申请理由等信息，并经部门负责人签字后提交给总务采购部门。2.采购审批总务采购部门收到采购申请表后，对采购申请进行审核。审核内容包括采购申请的合理性与必要性、采购预算的合规性等。审核通过后，报采购领导小组审批。采购领导小组根据采购项目的性质和金额大小，按照规定的审批权限进行审批。3.采购方式确定根据采购项目的特点和金额大小，选择合适的采购方式。采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商的采购项目。通过发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标，按照规定的程序进行开标、评标、定标，选择中标供应商。邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。由采购部门从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书，按照规定的程序进行开标、评标、定标。竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。采购部门与不少于三家的供应商分别进行谈判，根据谈判结果确定成交供应商。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。由采购部门与单一供应商进行协商，签订采购合同。询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购部门向有关供应商发出询价单，要求其在规定的时间内报价，根据报价情况确定成交供应商。4.采购文件编制根据确定的采购方式，编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件等，明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准、合同条款等内容。5.供应商选择与管理供应商选择：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。在选择供应商时，应按照规定的程序进行资格审查和评估，选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、售后服务完善的供应商。供应商管理：建立供应商档案，记录供应商的基本信息、资质证明文件、业绩情况、合作记录等。定期对供应商进行评估和考核，根据评估结果调整供应商库，对不合格的供应商及时淘汰。6.采购合同签订采购部门与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订后，应及时报财务部门备案。7.采购项目验收采购项目到货后，由使用部门、总务采购部门和相关技术人员组成验收小组，按照采购合同和相关标准进行验收。验收内容包括货物的数量、规格型号、质量、性能等方面。验收合格后，验收小组应出具验收报告。8.采购付款财务部门根据采购合同和验收报告，按照规定的付款方式和时间办理付款手续。付款前，应审核采购发票、验收报告等相关凭证，确保付款的准确性和合规性。五、采购监督与审计1.内部监督采购领导小组定期对采购工作进行监督检查，检查采购程序的执行情况、采购合同的履行情况、采购资金的使用情况等。总务采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的管理和监督，防止违规行为的发生。2.审计监督审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购项目的合法性、合规性、效益性等方面。审计内容包括采购预算的执行情况、采购方式的选择、采购合同的签订与履行、采购资金的使用等。对审计中发现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。六、采购档案管理1.档案收集采购部门应负责收集采购活动中形成的各类文件资料，包括采购申请表、采购审批文件、采购文件、采购合同、验收报告、采购发票等。2.档案整理对收集到的采购档案进行整理，按照文件的类别、时间顺序等进行分类归档，确保档案资料的完整性和系统性。3.档案保管设立专门的档案保管场所，配备必要的保管设备，确保采购档案的安全保管。采购档案应按照规